Corporate Housekeeping
mit otris software

Die große Lösung: Vertrags- und Beteiligungsmanagement kombinieren

Kapsch TrafficCom ist Traditionsunternehmen und Global Player. 1892 als Familienunternehmen gegründet zählt das Unternehmen heute zu den erfolgreichsten Technologieunternehmen Österreichs. Die internationale Ausrichtung mit vielen Tochterunternehmen erfordert gut abgestimmte Prozesse. Smarte, digitale Lösungen unterstützen die Fachabteilungen des Konzerns dabei, Hand in Hand zu arbeiten. In der Rechtsabteilung vereinfacht otris software die Verwaltung und Steuerung von Verträgen, Corporate Documents und die zugehörigen rechtlichen Vorgänge.

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Digitalisierung vorantreiben
Sechs Abteilungen auf drei Kontinente verteilt – das Legal Department von Kapsch TrafficCom ist international aufgestellt. Die Bearbeitung von Vorgängen funktionierte bisher zwar digital aber nicht auf Basis eines zentralen Systems. Die selbstentwickelte Lösung, die File Server und MS Sharepoint als Grundlage nutzte, war nicht mehr zeitgemäß. Die Fachabteilung entschied, eine moderne State-of-the-Art-Lösung mit Erweiterungspotential anzuschaffen, um die Digitalisierung der rechtlichen Vorgänge voranzutreiben.

Die neue Lösung sollte das Ablagesystem über eine gemeinsame Datenbank global vereinheitlichen. Weitere Anforderungen: Mehr Effizienz durch eine übersichtliche Benutzerführung, Verknüpfung von Verträgen/Dokumenten zu einem Projekt, strukturierte Erfassung von Gerichtsverfahren, digitale Ablage von allen gesellschaftsrechtlichen Vorgängen und Erweiterbarkeit über die Rechtsabteilungen hinaus auf andere Bereiche (z.B. Finance).

„Ein kompetenter Hersteller von Software-Lösungen mit hervorragendem Verständnis für die Bedürfnisse seiner Kunden.“

Nicole Angeler
Head of Legal Commercial Law bei Kapsch TrafficCom

Kombination: Vertrags- und Beteiligungsmanagement
Ein externes Berater-Team unterstützte die Rechtsabteilung bei der Produktauswahl und favorisierte das otris-Angebot. Nicole Angeler, Head of Legal Commercial Law bei Kapsch TrafficCom, erinnert sich an das Ergebnis der Test- und Recherchephase: „Die otris-Lösung hatte den höchsten Erfüllungsgrad an unsere Anforderungen bereits in der Standard-Software. Lösungen für Zusatzanforderungen wurden am kompetentesten kommentiert und präsentiert. otris hat immer klar kommuniziert, was geht und was nicht bzw. begründet, warum etwas nicht geht.“ Im Rahmen der Beratungsgespräche stellte sich außerdem heraus, dass die Kombination aus zwei otris-Produkten die optimale Lösung für Kapsch TrafficCom darstellt: otris contract für Vertragsmanagement und otris corporate für Beteiligungsmanagement. Die Verknüpfung der beiden Lösung zu einem Gesamtsystem hat in der otris-Produktwelt einen Namen: Corporate Housekeeping.

Individualisierung
Die konzernweite Einführung einer neuen Software erfordert unweigerlich Anpassungen. Zum einen muss die Organisationsstruktur des Konzerns abgebildet und das Rechtemanagement eingerichtet werden. Zum anderen existieren in jedem Konzern bewährte Prozesse, die nur selten bereits im Standard einer Software implementiert sind. „Unsere Anpassungswünsche hat das otris-Consulting mit großer Sorgfalt umgesetzt. Außerdem waren die aktiven und kompetenten Vorschläge hilfreich, die dazu beigetragen haben, dass wir unsere Ziele ohne Umwege erreicht haben“, fasst Nicole Angeler die Konzeptionsphase zusammen.

Produktiv arbeiten
Die Implementierung des Systems in die Konzern-IT-Infrastruktur verlief reibungslos. Nach dem Ausrollen der Lösung über alle Rechtsabteilungen und einer Schulungsphase starteten die Mitarbeiter mit der produktiven Arbeit. „Der Zugewinn an Transparenz, die leichte Recherchemöglichkeit über den gesamten Vertragsbestand, das sichere Fristen-Monitoring und die projektbezogene Verknüpfung aller relevanten Daten und Dokumente – das hat uns und alle Nutzer direkt nach dem Go Live überzeugt“, erinnert sich Nicole Angeler und ergänzt: „Neben diesen wichtigen Basis-Funktionen unterstützt uns das System bei einer ganzen Reihe weiterer Prozesse: Die Abbildung der Konzernstruktur und die Zuordnung der Corporate Documents vereinfachen die Verwaltung aller rechtlichen Vorgänge rund um eine Gesellschaft. Wir können mit dem System Gerichtsverfahren, Projekte, Verträge und Vorgänge mit der jeweiligen Gesellschaft verknüpfen. Das erleichtert den Gesamtblick auf einen Fall und seinen Kontext.“

Die Corporate Documents und rechtlichen Vorgänge von 70 Gesellschaften mit 88 zugehörigen Investments, 113 Boards sowie 340 Mandate werden mit der otris-Lösung verwaltet. Über 50 Mitarbeiter nutzen das System und profitieren von mehr Transparenz, übersichtlichen Bearbeitungsprozessen sowie einer vereinfachten Zusammenarbeit innerhalb des Konzerns. „Unser Digitalisierungsvorhaben ist aufgegangen“, resümiert Nicole Angeler. „Daran hatte otris einen großen Anteil: Ein kompetenter Hersteller von Software-Lösungen mit hervorragendem Verständnis für die Bedürfnisse seiner Kunden.“

Über Kapsch TrafficCom
Kapsch TrafficCom ist ein weltweit anerkannter Anbieter von Verkehrslösungen für nachhaltige Mobilität mit Projekterfolgen in mehr als 50 Ländern. Innovative Lösungen in den Anwendungsbereichen Maut, Mautdienstleistungen, Verkehrsmanagement und Nachfragemanagement tragen zu einer gesünderen Welt ohne Staus bei. Mit One-Stop-Lösungen deckt das Unternehmen die gesamte Wertschöpfungskette der Kunden ab, von Komponenten über Design bis zu der Implementierung und dem Betrieb von Systemen. Kapsch TrafficCom, mit Hauptsitz in Wien, verfügt über Tochtergesellschaften und Niederlassungen in mehr als 25 Ländern und notiert im Segment Prime Market der Wiener Börse (Symbol: KTCG). Im Geschäftsjahr 2021/22 erwirtschafteten 4.220 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Umsatz von rund EUR 520 Mio.

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos (Logo, Banner, Zitat) wurden freundlicherweise von Kapsch zur Verfügung gestellt bzw. sind Adobe Stock-Fotos.

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