Rechtskataster-Erstellung: Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung

Falls in Ihrem Unternehmen ausreichend Fachwissen und Ressourcen vorhanden sind, kann die Erstellung und Pflege des Rechtskatasters ohne externe Unterstützung erfolgen.

Die Voraussetzung zur Erstellung eines Rechtskatasters bildet stets das Verständnis darüber, welche Rechtsbereiche für das Unternehmen relevant sind. Die Relevanz ergibt sich aus der Art der Geschäftstätigkeit sowie zusätzlichen Anforderungen, die sich aus Standortauflagen oder Genehmigungen ergeben können.

Rechtliche Anforderungen können aus verschiedenen Ebenen stammen:

• EU-Recht: Verordnungen, Richtlinien (z.B. Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO)
• Bundesrecht: Gesetze, Verordnungen (z.B. Arbeitszeitgesetz, Umweltschutzgesetze)
• Länderrecht: Regionale Vorschriften (z.B. Wasser- und Naturschutzgesetze)
• Kommunale Vorgaben: Lokale Umweltauflagen oder Bauvorschriften
• Branchenspezifische Normen: DIN-Normen, VDI-Richtlinien
• Vertragliche Verpflichtungen: Kundenanforderungen oder Versicherungsauflagen

Die Ersteller des Rechtskatasters müssen den vollständigen Überblick haben, von welchen einzelnen Gesetzen und Vorschriften das Unternehmen im Detail betroffen ist. Beispiele hierfür sind das Abfallrecht, die Arbeitssicherheit, der Emissions- und Immissionsschutz, der Umgang mit Gefahrstoffen, das Steuerrecht, der Umweltschutz, der Wasserschutz oder das Zollrecht.

Schritt 1: Relevante Rechtsquellen identifizieren

Unternehmen müssen alle gesetzlichen Vorgaben und sonstigen Anforderungen erfassen, die für ihre Geschäftstätigkeit relevant sind. Dabei helfen:

Online-Datenbanken:

• EUR-Lex (eur-lex.europa.eu) für EU-Recht
• Gesetze-im-Internet (www.gesetze-im-internet.de) für Bundesrecht
• BAuA (www.baua.de) für Arbeits- und Betriebssicherheit

Branchenverbände & IHKs:

• Aktuelle Informationen über rechtliche Änderungen erhalten
• Regelmäßige Newsletter abonnieren

Externe Berater & Software-Lösungen:

• Unterstützung bei der Identifikation relevanter Vorschriften
• Automatische Updates durch spezialisierte Rechtskataster-Software

Schritt 2: Struktur und Aufbau des Rechtskatasters festlegen

Das Rechtskataster sollte alle relevanten Gesetze, Verordnungen und Normen systematisch erfassen und dokumentieren.

Wichtige Inhalte eines Rechtskatasters:

• Name der Rechtsvorschrift (inkl. Abkürzung)
• Herausgeber (EU, Bund, Land, Kommune)
• Art der Vorschrift (Gesetz, Verordnung, Norm)
• Relevante Paragrafen & Anforderungen
• Betroffene Unternehmensbereiche
• Zuständige Abteilungen / Verantwortliche Personen
• Nachweisdokumente (z.B. Genehmigungen)
• Letzte Überprüfung & Aktualisierungsdatum

Ein Rechtskataster kann als Excel-Liste, Datenbank oder Softwarelösung geführt werden. Je größer der Umfang und die Anzahl der Nutzer, desto sinnvoller sind spezielle Software-Lösungen.

Schritt 3: Verantwortlichkeiten zuweisen

Jede Vorschrift sollte einer klaren Verantwortung zugewiesen werden. Dies kann folgendermaßen aussehen:

• Personalabteilung → Arbeitsrechtliche Vorschriften
• IT-Abteilung → Datenschutz & IT-Sicherheit
• Umweltmanagement → Umweltrechtliche Bestimmungen
• Qualitätsmanagement → Produktsicherheit & Zertifizierungen

Schritt 4: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Da sich Gesetze laufend ändern, muss das Rechtskataster regelmäßig überprüft werden.

Empfohlene Prüfintervalle:

• Monatlich für hochregulierte Branchen (z.B. Chemie, Medizin)
• Quartalsweise für mittelständische Unternehmen
• Halbjährlich bis jährlich für weniger regulierte Branchen

Wichtige Prüffragen:

• Gibt es neue oder geänderte Vorschriften?
• Sind alle Maßnahmen zur Einhaltung dokumentiert?
• Müssen interne Prozesse angepasst werden?
• Gibt es neue Verantwortlichkeiten?

Eine gut strukturierte Pflege ist auch im Hinblick auf Audits wichtig – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen eine ISO-9001-Zertifizierung anstrebt.
Wie Sie das Rechtskataster dafür nutzen, lesen Sie hier: Rechtskataster & ISO 9001

Schritt 5: Rechtskataster in das Compliance-Management-System integrieren

Ein Rechtskataster sollte nicht isoliert geführt werden, sondern als fester Bestandteil in das Compliance-Management-System (CMS) eines Unternehmens integriert werden. Ein effektives CMS stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen identifiziert, überwacht und in die Unternehmensprozesse eingebunden werden.

Eine Rechtskataster-Software kann Unternehmen dabei helfen, gesetzliche Anforderungen effizient zu verwalten und zu aktualisieren.

Funktionen der Software:

• Automatische Gesetzesupdates (Erkennung von Änderungen)
• Fristen- und Aufgabenmanagement (Erinnerung an Prüfungen)
• Verknüpfung mit internen Prozessen (z.B. Audit-Dokumentation)
• Zugriffsrechte & Benutzerverwaltung

Die Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters erfordern umfangreiche Ressourcen und Fachkenntnisse. Unternehmen, die diesen Aufwand minimieren möchten, können auf externe Dienstleister zurückgreifen, die spezialisierte Lösungen anbieten.

Vorteile der Beauftragung externer Dienstleister

• Fachkompetenz: Dienstleister verfügen über Expertenwissen in verschiedenen Rechtsgebieten und gewährleisten eine präzise Erfassung aller relevanten Vorschriften.
• Ressourcenschonung: Unternehmen können interne Ressourcen schonen, da die Erstellung und Aktualisierung des Rechtskatasters ausgelagert werden.
• Aktualität: Externe Anbieter überwachen kontinuierlich gesetzliche Änderungen und passen das Rechtskataster entsprechend an.
• Individuelle Lösungen: Dienstleister bieten maßgeschneiderte Rechtskataster, die spezifisch auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
• Juristische Bewertung: Analyse der Auswirkungen von Gesetzesänderungen auf das Unternehmen und Bereitstellung konkreter Handlungsempfehlungen.
• Internationale Compliance-Beratung: Unterstützung bei der Einhaltung globaler Vorschriften durch Zugriff auf internationale Regulierungen und Gesetze.

Ein gut strukturiertes und regelmäßig aktualisiertes Rechtskataster ist ein Schlüsselinstrument für rechtssichere Unternehmensführung. Es hilft dabei, Haftungsrisiken zu minimieren, Audits zu bestehen und gesetzliche Anforderungen effizient umzusetzen.

Unternehmen, die ihr Rechtskataster digitalisieren und systematisch pflegen, sind bestens auf regulatorische Veränderungen vorbereitet und vermeiden unangenehme Überraschungen.

Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bei der Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters bietet Unternehmen die Möglichkeit, von spezialisierten Fachkenntnissen zu profitieren und gleichzeitig interne Ressourcen zu schonen. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben können Unternehmen sicherstellen, dass sie stets über ein aktuelles und umfassendes Rechtskataster verfügen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.