Die Cloud: nicht nur
für kleine Unternehmen
interessant
8. April 2020

Vertragsmanagement in der Cloud – schnell starten, jederzeit ausbauen

Unternehmen, die neue Softwaresysteme anschaffen, entscheiden sich immer häufiger für Cloud-Lösungen. Cloud-Lösungen werden in einem externen Rechenzentrum anstatt auf dem unternehmenseigenen Server betrieben. Es gibt kein „besser“ oder „schlechter“, sondern nur ein Abwägen aller Vor- und Nachteile, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Möchte das Unternehmen schnell und ohne Umwege mit einem digitalen Vertragsmanagement starten, bietet otris software eine Cloud-Edition mit einem standardisierten Produktumfang an. Die Vorteile: Das Mietmodell ermöglicht einen sofortigen Start, eine individuelle Skalierbarkeit sowie kurze Laufzeiten.

Die otris contract CLOUD-Edition ist eine SaaS-Lösung. Das heißt, dass die Software als Service (SaaS = Software as a Service) angeboten wird. Der Betrieb erfolgt in zertifizierten, deutschen Hochleistungsrechenzentren mit Garantien an Sicherheit und Verfügbarkeit. Wie beispielsweise vom Online-Banking bekannt, öffnet der Anwender seinen Webbrowser, um mit der Software zu arbeiten. Zugangsdaten (und weitere mögliche Sicherungsmaßnahmen) verhindern einen unberechtigten Zugriff auf das Nutzerkonto. Ein Vorteil dieser Softwarevariante: Unternehmen können die Vertragsmanagementlösung nach der Bestellung umgehend einsetzen. Ein Implementierungsprozess, für den hauseigenen oder fremde IT-Ressourcen notwendig sind, entfällt. Da der Kunde die Software mietet, anstatt sie zu kaufen, gewinnt er an Flexibilität: Nutzerkonten können unkompliziert hinzugefügt werden. Ebenso einfach kann der Kunde das System verkleinern bzw. den Mietvertrag kündigen. Anfängliche Anschaffungs- und Projektkosten entfallen zudem.

Standardisierter Funktionsumfang für vollumfängliches Vertragsmanagement

Nutzern der otris contract CLOUD-Edition stehen alle Funktionen für ein vollumfängliches, digitales Vertragsmanagement zur Verfügung.

Hierzu zählen:

  • ein zentraler Speicherplatz zur strukturierten Ablage der digitalen Vertragsakten
  • Such- und Sortierfunktionen zur leichten Vertrags- und Informationsrecherche
  • ein Stammdatenmanagement zur Verwaltung der Vertragspartner
  • ein Fristenmanagement zur Überwachung anstehender Vertragsfristen
  • eine Funktion zur sequenziellen Versendung von Vertragsakten
  • ein Benutzermanagement zur Steuerung der Zugriffsrechte
  • ein integriertes Vertragscontrolling mit Finanzauswertungen
  • eine kostenlose App mit offline-Funktion

Der Funktionsumfang ermöglicht die umfassende Verwaltung auch großer Vertragsbestände. Einschränkungen gibt es lediglich bei der Individualisierung und bei einer Einbindung von Drittsystemen. Die Cloud-Systeme können nicht so stark angepasst werden wie Systeme, die im Individualprojekt implementiert werden. Der standardisierte Produktumfang hat auf der anderen Seite den Vorteil, dass Updates unkompliziert und ohne zusätzlichen Aufwand für den Kunden eingespielt werden.

Wem nutzt die CLOUD-Edition?

Geht es darum, schnell und ohne Umwege mit dem digitalen Vertragsmanagement zu starten, wählen auch große Unternehmen die otris contract CLOUD-Edition. Je nach Bedarf bauen die Unternehmen den Systemumfang aus, indem sie weitere Nutzer hinzubuchen. Soll zu einem späteren Zeitpunkt das System nicht nur vergrößert, sondern auch individualisiert werden, ist auch das unkompliziert realisierbar: Daten und Dokumente, die in der otris contract CLOUD-Edition angelegt wurden, können jederzeit in die ENTERPRISE und ENTERPRISE plus Editionen sowie auf den On-Premises-Betrieb übertragen werden. Anbindungen an Drittsysteme oder individuelle Workflows sind auf diese Weise auch „im Nachgang“ möglich. Ein Wechsel von der Cloud zum On-Premises-Betrieb ist jederzeit möglich.

Fazit

Mit der otris contract CLOUD-Edition starten Sie schnell und unkompliziert ins digitale, ortsunabhängige Vertragsmanagement. Mit den Standardfunktionen decken Unternehmen ein vollumfängliches Vertragsmanagement ab. Aber auch für Unternehmen, die ihr Vertragsmanagement schrittweise ausbauen und individualisieren möchten, lohnt sich eine genaue Betrachtung der Cloud-Option: Sie fangen dort an, wo es den größten Handlungsbedarf gibt – ohne großes Budget und ohne die hauseigenen IT-Ressourcen in Anspruch zu nehmen. Nach und nach können Sie das System ausbauen und zur späteren Umsetzung von Individualisierungen / Schnittstellen von der Cloud auf den unternehmenseigenen Server wechseln. Der Vorteil an diesem Modell: Bei der Umstellung fällt keine doppelte Arbeit an. Die digital angelegten Vertragsakten und Vorgänge werden unkompliziert exportiert und importiert. Egal, für welche otris contract-Edition oder Betriebsform Sie sich zukünftig entscheiden.

Unser Partner in der Cloud: gridscale aus Köln

Mit welchem Dienstleister otris zusammenarbeitet und warum Sie guten Gewissens Cloud-Lösungen von otris einsetzen können, lesen Sie hier.

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