Keine Angst vor der neuen Datenschutz-
Grundverordnung – otris privacy vereinfacht Umstellung

Insbesondere in größeren Unternehmen entsteht erheblicher Aufwand, um das Datenschutzmanagement an die EU-DSGVO anzupassen. Verschärft wird der Umstellungsdruck durch folgende Neuerungen: Bei groben Verstößen drohen deutlich höhere Bußgelder als bisher (bis zu 4% des erzielten Jahresumsatzes). Auch auf Dienstleister im Bereich Auftragsdatenverarbeitung wird ein verstärktes Augenmerk gelegt, so dass auf Auftragnehmer und auch Auftraggeber teils empfindliche Strafen zukommen können. Vor diesem Hintergrund entscheiden sich viele Unternehmen, die internen Prozesse zur Organisation des Datenschutzes mit Spezialsoftware zu steuern und zu dokumentieren.

otris privacy – seit fast 20 Jahren in unterschiedlichen Installationsgrößen bei Mittelständlern bis zu Großkonzernen im Einsatz – vereinfacht die Umstellung auf die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Die neue Software-Version 6.1 wurde umfassend erweitert, um sämtlichen – bisher bekannten – Anforderungen der Verordnung gerecht zu werden. Ein kurzer Überblick der wichtigsten Neuerungen:

otris privacy erhält Zusatzfunktionen
Die neue EU-DSGVO fordert von Unternehmen eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA). Im Vergleich zu der bisherigen Vorabkontrolle in Verfahren müssen Unternehmen höheren Dokumentationsaufwand betreiben, um eine DSFA durchzuführen. otris privacy 6.1 enthält Funktionen, um die neue Anforderung systematisch abzuarbeiten. Eine zusätzliche Erweiterung des Funktionsumfangs betrifft den Bereich Datenschutzverletzung. Nach EU-DSGVO müssen Verstöße nun innerhalb von maximal 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde gemeldet, die betroffenen Datensätze genau beziffert und die Betroffenen informiert werden. Um diese anspruchsvolle Kommunikation gesetzeskonform abzuwickeln, stehen in otris privacy 6.1 neu entwickelte Features zur Verfügung.

Das Modul „Sensibilisierungsmaßnahmen“ wurde ebenfalls neu integriert: Die Zusammenstellung, Verteilung und Dokumentation einer E-Learning-Maßnahme ist nun in wenigen Arbeitsschritten möglich und vorhandenes Schulungsmaterial kann ohne Medienbruch unkompliziert eingebunden werden.

Erweiterungen bestehender Module
Neben diesen neu eingebundenen Features profitieren Kunden von Erweiterungen bestehender Module: In der aktuellen Software-Version enthält das Vorlagensystem Funktionen zur Risikoklassifizierung und zusätzliche Vorlagentypen „Vertragsarten“, Risiken (DSFA), Verursacher (DSFA), Fazit (DSFA). Die EU-DSGVO legt ein besonderes Augenmerk auf Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Mit otris privacy 6.1 kann der Anwender auch komplexe ADV-Vertragsbeziehungen über Sub-Dienstleistungsverträge abbilden. Bei Bedarf ordnet der Nutzer den ADV-Verträgen mehrere (anstelle von einer einzelnen) TOM-Prüfungen zu, um ein verordnungskonformes Fazit zu erstellen. Die E-Learning-Funktionen wurden ebenfalls angepasst und erweitert. Aus vorhandenen Folien im PDF- Format können eigene Module erzeugt und mit Pool-Aufgaben, zur Bereitstellung angereichert werden. Auf Wunsch werden die Inhalte des Fragenkatalogs nach dem Zufallsprinzip zusammengestellt.

Redesign von Weboberfläche und Checklisten
Die umfangreichste Änderung hat die otris privacy Web-Oberfläche erfahren: Die Web-Anwendung bietet jetzt den identischen Funktionsumfang des Windows-Clients. Im Gegensatz zur Vorgängerversion steuert der Anwender bei Bedarf nun das gesamte Datenschutzmanagement über Muster/Vorlagen, die Administration bis hin zu Nutzerrechten und Stammdaten per Webinterface. Neben dieser funktionellen Erweiterung freuen sich Anwender über das vollständig überarbeitete, moderne Design der Web-Anwendung.

Verantwortung vereinfachen
Die EU-DSGVO verlangt Unternehmen nicht nur viel Anpassungsarbeit ab, sondern formuliert auch empfindliche Sanktionen bei Zuwiderhandlung. Mit otris privacy 6.1 gestalten Unternehmen ihr Datenschutzmanagement verordnungskonform. Kommunikation, Dokumentation und Sensibilisierung – in allen Bereichen den Überblick zu bewahren, ist eine verantwortungsvolle Aufgabe für Datenschutzbeauftragte. Die Spezialsoftware otris privacy unterstützt umfassend in sämtlichen datenschutzrelevanten Bereichen – seit Neuestem in einem frischen, modernen Look and Feel.