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otris privacy SUITE

Datenschutz-Management-
Software von otris

Interne & externe Pflichten steuern
Datenschutz zentral dokumentieren
Re­chen­schafts­pflich­ten erfüllen
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Datenschutz-Management-Software
für interne und externe Anforderungen

Mit der Datenschutz-Management-Software otris privacy organisieren Sie Datenschutzprozesse zentral, strukturiert und revisionssicher – im Unternehmen, im Konzern oder für externe Mandanten. otris privacy unterstützt interne und externe Da­ten­schutz­be­auf­trag­te bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen und dokumentiert Verzeichnis von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten (VVT), technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) und Betroffenenanfragen nachvollziehbar und versioniert.

Intern organisieren
Aufgaben, Zuständigkeiten und Nachweise im Unternehmen zentral steuern

Konzernweit koordinieren
Gesellschaften, Standorte und Rollen konsolidieren und transparent auswerten

Extern betreuen
Mandanten strukturiert führen und Zuarbeit, Prüfung und Reporting effizient gestalten

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Startbildschirm - Datenschutzmanagement-Software otris privacy
Netzdiagramm Beispiel - Datenschutzmanagement-Software otris privacy
Analyse-Beispiel der Datenschutzmanagement-Software otris privacy

Merkmale, die unsere Datenschutz-Management-Software auszeichnen

Die otris privacy SUITE vereint Fachlösungen für internes und externes Datenschutz­management in einer Datenschutz-Management-Software. Die folgenden Merkmale unterstützen Sie dabei, Prozesse einheitlich zu steuern, Nachweise nachvollziehbar zu dokumentieren und flexibel zu betreiben.

Be­nut­zer­freund­lich­keit. Einheitlich und einfach.

Die Fachlösungen der otris privacy SUITE basieren auf einer gemeinsamen Plattform mit einheitlichem Bedienkonzept. Dadurch arbeiten Sie intuitiv – unabhängig davon, ob Sie internen Datenschutz steuern oder externe Mandanten betreuen.

Funktionen wie Drag-and-drop, kontextsensitive Menüs und geführte Eingaben unterstützen eine effiziente und sichere Bearbeitung.

Funktionsumfang. Passend kombinieren.

Die otris privacy SUITE passt sich Ihren Anforderungen an: Sie wählen die Fachlösung, etwa für internen oder externen Datenschutz, und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen wie Anfrage-Workflow, Meldeprozesse oder Mandanten-Reporting.

Sie können Lösungen der privacy SUITE mit ausgewählten Lösungen der otris compliance SUITE kombinieren, beispielsweise für Richt­li­ni­en­ma­nage­ment oder Risikosteuerung. Bei speziellen Anforderungen unterstützt Sie unser Consulting-Team bei der Individualisierung.

Lizenzmodell. Flexibel skalieren und weitervermieten.

Das Lizenzmodell der otris privacy SUITE ist flexibel: Sie können Nutzerlizenzen je Fachlösung erweitern oder reduzieren.

Externe Da­ten­schutz­be­auf­trag­te können ein individuell konfiguriertes System an ihre Mandanten weitervermieten. Der Mandant nutzt die Lösung in eigener Verantwortung, während die Betreuung strukturiert über den externen Dienstleister erfolgt.

Betriebsform. Cloud oder On-Premises.

Sie entscheiden, ob Sie otris privacy On-Premises auf eigener Infrastruktur betreiben oder als Cloud-Anwendung nutzen. In beiden Betriebsformen arbeiten Sie webbasiert mit derselben Nutzeroberfläche.

„In enger Kooperation mit otris haben wir die operative Arbeit im Datenschutz vereinfacht.“

Jürgen Kempter
Kon­zern­da­ten­schutz­be­auf­trag­ter, Hubert Burda Media

Datenschutz-Management-Software in der Praxis – typische Einsatzszenarien

Ob Sie die Fachlösungen der otris privacy SUITE einzeln oder kombiniert einsetzen, richtet sich nach Ihren Anforderungen. Welche Kombinationen unterstützen interne und externe Da­ten­schutz­be­auf­trag­te in der Praxis besonders? Einige Beispiele:

Internes Datenschutz­management

Wenn Sie Datenschutz im Unternehmen zentral steuern möchten, unterstützt die otris privacy SUITE bei der strukturierten Organisation von Aufgaben, Zuständigkeiten und Nachweisen. Sie dokumentieren relevante Informationen nachvollziehbar und behalten Fristen sowie offene Maßnahmen im Blick. So entsteht ein einheitlicher Arbeitsstand über alle Bereiche hinweg.

Konzerndatenschutz

In Konzernstrukturen hilft die Suite dabei, Gesellschaften, Standorte und Rollen konsistent abzubilden. Sie steuern Datenschutzprozesse zentral und werten Status und Maßnahmen übergreifend aus, ohne die Ver­ant­wort­lich­kei­ten in den Einheiten zu verlieren. Das erleichtert Steuerung und Reporting in komplexen Or­ga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren.

Externer Datenschutz

Als externer Da­ten­schutz­be­auf­trag­ter betreuen Sie mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Da­ten­schutz­or­ga­ni­sa­tio­nen. Die Suite unterstützt Sie dabei, Zuarbeit strukturiert zu organisieren, Prozesse zu standardisieren und Nachweise revisionssicher zu dokumentieren. Berichte lassen sich mandantenbezogen erstellen und konsistent bereitstellen.

Gemischte Organisation

In der Praxis arbeiten viele Organisationen mit internen Zuständigkeiten und externer Unterstützung. Die Suite hilft, Rollen klar zu definieren und Abläufe nachvollziehbar zu dokumentieren – von der Zuarbeit bis zur Freigabe. So bleibt die Verantwortung transparent, auch wenn Aufgaben verteilt bearbeitet werden.

Events

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Webcast | DSM mit otris privacy

Webcast - Datenschutzmanagement mit otris privacy

Termine: 28.04. | 26.05. | 23.06.
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Webcast | Externer Datenschutz

Webcast - Externer Datenschutz mit otris privacy

Termine: 19.05. | 16.06.
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Gut beraten im Datenschutz –
von unabhängigen Experten

Als Software-Hersteller begleitet die otris software AG ihre Kunden vor, während und nach der Einführung von otris privacy. Eine Fachberatung im Datenschutz bietet otris jedoch nicht an. Wenn Sie rechtliche oder organisatorische Unterstützung benötigen oder operative Aufgaben auslagern möchten, empfehlen wir Ihnen unabhängige Experten, die mit otris privacy vertraut sind.

Konkrete Informationen zu den Beratungsangeboten finden Sie in den jeweiligen Un­ter­neh­mens­vor­stel­lun­gen. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an die dort genannten Ansprechpartner.

ecoprotec GmbH

Wir sind ein inhabergeführtes Unternehmen mit über 100 Beschäftigten an 8 Standorten in Deutschland. Unser Spezialgebiet ist die umfassende betriebliche Sicherheit, in dem wir unseren Kunden europaweit bei der Erfüllung rechtlicher und normativer Anforderungen begleiten. Wir setzen auf höchste Qualität in allen Bereichen, daher bieten wir durch unsere erfahrenen und interdisziplinär ausgebildeten Mitarbeiter einen umfangreichen Dienstleistungsmix, der Ihr Unternehmen, Ihre Prozessabläufe und die gesetzlichen Anforderungen sicher unterstützt und entlastet. Wir unterstützen Sie gern auf Ihrem Weg zu einem angemessenen Datenschutzniveau und legen dabei besonderen Wert auf eine rechtssichere und praxisnahe Umsetzung des Datenschutzes in Ihrer Organisation.

Unsere Dienstleistungen

  • Datenschutzcheck
    Wie fit ist Ihre Organisation bei der Einhaltung der Anforderungen des Datenschutzes? Damit Sie diese Frage für sich beantworten können, unterstützen wir Sie dabei, einen qualitativen Überblick über den aktuellen Status des Datenschutzniveaus in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Unser Datenschutzcheck liefert Ihnen mit einem angemessenen Aufwand einen konkreten Überblick über die Stärken und Ver­bes­se­rungs­po­ten­tia­le Ihrer Da­ten­schutz­or­ga­ni­sa­ti­on.
  • Stellung des Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten
    Ob Kunden-, Mitarbeiter-, Patienten- oder Mandantendaten: Jede Organisation arbeitet mit Daten die beispielsweise unter die Datenschutz-Grundverordnung, das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz, den kirchlichen Datenschutz oder landesspezifische Regelungen fallen. Daraus kann sich die Pflicht ergeben einen Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten schriftlich zu bestellen.

 

ecoprotec unterstützt die Organisation bei der Erfüllung der Pflichten, die sich aus den gesetzlichen Anforderungen ergeben. Wir stellen den externen Datenschutzbeauftragten oder unterstützen Ihren internen DSB bei der Erledigung seiner Aufgaben. Wir legen Wert auf die praxis- und prozessorientierte Umsetzung der Datenschutzanforderungen. Hierbei setzen wir auf den Einsatz von otris privacy um ein strukturiertes Datenschutz­management zu ermöglichen.

Anschrift
ecoprotec GmbH
Pamplonastr. 19
33106 Paderborn

Ansprechpartner
Annika Dickgreber
+49 5251 877 888 340
dickgreber@ecoprotec.de

Web
www.ecoprotec.de

Luther Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH

Seit vielen Jahren unterstützt Luther Unternehmen dabei Risiken zu vermeiden und rechtlich einwandfreie Lösungen zu implementieren. Die Beratung umfasst u.a.

  • den Auf- und Ausbau der Da­ten­schutz­or­ga­ni­sa­ti­on von Konzernen und mittelständischen Unternehmen sowie
  • den Entwurf der erforderlichen Richtlinien
  • die Durchführung von Datenschutz-Audits, Datenschutz-Workshops und Schulungen von Mitarbeitern
  • die Beratung bei der Ausgestaltung und Umsetzung des automatisierten Austauschs von Daten (z.B. in den Bereichen Personal, Kunden, Lieferanten) im nationalen und internationalen Umfeld sowie die Umsetzung
  • der dafür erforderlichen Maßnahmen (Auf­trags­da­ten­ver­ar­bei­tun­gen, Stan­dard­ver­trags­klau­seln, Registrierungen, Anzeigepflichten)
  • die datenschutzkonforme Gestaltung von Web-Auftritten oder Online-Shops
  • die Beratung bei der Ausgestaltung von Be­triebs­ver­ein­ba­run­gen
  • die Beratung bei der Einführung von Vi­deo­über­wa­chungs­sys­te­men
  • die Unterstützung bei Anfragen und Kontrollen der Da­ten­schutz­auf­sichts­be­hör­den.

 

Die Luther Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH ist eine der ersten Adressen unter den deutschen Wirt­schafts­kanz­lei­en. Von elf deutschen und sieben internationalen Standorten aus begleiten die Luther-Rechtsanwälte und -Steuerberater ihre Mandanten sowohl bei rechtlichen Aus­ein­an­der­set­zun­gen als auch in der Gestaltungsberatung. Luther berät in allen für Unternehmen, Investoren und die öffentliche Hand relevanten Rechts- und Steuerfragen. Unser Aufgabenverständnis ist interdisziplinär. Rechts- und Steuerfragen sind in unseren Augen oft eng verbunden und auch die längerfristigen wirtschaftlichen und finanziellen Auswirkungen dürfen nicht übersehen werden.

Selbstverständlich unterstützen sie ihre Mandanten auch in allen internationalen Fragestellungen. Zum einen mit eigenen Auslandsbüros an zentralen Finanzplätzen und In­ves­ti­ti­ons­stand­or­ten in Europa und Asien. Zum anderen verfügt Luther über langjährig gewachsene, enge Beziehungen zu Wirt­schafts­kanz­lei­en in allen maßgebenden Jurisdiktionen weltweit. Außerdem sind wir das deutsche Mitglied von Taxand, einem weltweiten Zusammenschluss unabhängiger Steu­er­be­ra­tungs­ge­sell­schaf­ten.

Anschrift
Luther Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH
Anna-Schneider-Steig 22
50678 Köln

Ansprechpartner
Silvia C. Bauer
+49 221 99 37-0
silvia.c.bauer@luther-lawfirm.com

Web
www.luther-lawfirm.com

TÜV Informationstechnik GmbH ein Unternehmen der TÜV NORD GROUP

Sicherheit und Qualität sind Ergebnisse unserer Dienstleistungen. Fundierte und nachvollziehbare Datenschutzberatung ist das Ziel bei unserer täglichen Mandantentätigkeit. Als Trust Provider sind wir Partner von Industrie und Behörden in Sachen Datenschutz und Datensicherheit.

TÜViT unterstützt Sie beim Aufbau einer nachhaltigen Datenschutz-Organisation, zu der auch das Verzeichnis von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten und die Übernahme weiterer In­for­ma­ti­ons­pflich­ten gemäß der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören. Dadurch gewährleistet TÜViT Betrieben jeder Größe die Erfüllung gesetzlicher Da­ten­schutz­an­for­de­run­gen. Darüber hinaus beraten wir Unternehmen bei allen Fragen der Datensicherheit Ihrer IT-Landschaft und unterstützen die Konzeption von Da­ten­schutz­grund­sät­zen in Ihrem Hause. Auch die Prüfung von Datenschutz-Managementsystemen (DSMS) bis hin zur Stellung eines Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten gehören zu unserem Dienst­leis­tungs­port­fo­lio.

Wir sensibilisieren Führungskräfte und Mitarbeiter für die Vorgaben einschlägiger Datenschutzgesetze. Die Erfahrung von TÜViT zeigt, dass es Unternehmen mit externer Unterstützung gelingt, gesetzliche Da­ten­schutz­an­for­de­run­gen ohne negative Beeinflussung von Betriebsprozessen nachhaltig zu erfüllen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung von otris privacy und helfen dabei, effizient eine Da­ten­schutz­or­ga­ni­sa­ti­on in Ihrem Hause zu etablieren. Dazu gehören im Einzelnen:

  • Unterstützung und aktive Umsetzung bei der Einführung von otris privacy
  • Beratung bei der Festlegung von Daten- und Be­trof­fe­nen­ka­te­go­rien
  • Unterstützung bei der Erstellung von Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen und -richtlinien
  • Unterstützung und Beratung bei der Konzeption von Da­ten­schutz­grund­sät­zen
  • Erstellung, Ermittlung und Vorerhebung von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten
  • Organisation des Verzeichnisses von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten iSv. Art. 30 DS-GVO
  • Durchführung von Ri­si­ko­fol­ge­ab­schät­zun­gen gemäß Art. 35 DS-GVO
  • Durchführung von Sen­si­bi­li­sie­rungs­maß­nah­men im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
  • Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung eingesetzter oder geplanter Da­ten­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­me
  • Unterstützung und Beratung in allen Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit
  • Durchführungen/Unterstützung bei Datenschutz- und Da­ten­si­cher­heits­au­dits
  • Begleitung notwendiger Maßnahmen im Rahmen der Datenverarbeitung durch Dritte nach Art. 28 DS-GVO

Sollten Sie die Da­ten­schutz­ver­ant­wor­tung in externe Händen geben wollen, so stehen Ihnen unsere zertifizierten externen Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten mit umfänglicher Branchenerfahrung kompetent zur Verfügung.

Anschrift
TÜV Informationstechnik GmbH
IT Security
Langemarckstraße 25
D-45141 Essen

Ansprechpartner
Fachstelle für Datenschutz

Peter Kattner, LL.B.
+49 201 89 99-643
p.kattner@tuvit.de

Web
www.tuvit.de

SONNTAG IT Solutions GmbH & Co. KG

Die SONNTAG IT Solutions ist ein Spin-off der SONNTAG & Partner Wirtschaftskanzlei in Augsburg. Wir unterstützen Sie in den Bereichen Digitalisierung, IT-Projektmanagement sowie IT Compliance, IT Audit & Assurance. Dieses Spektrum sorgt dafür, dass wir Ihnen die gesamte Bandbreite an Be­ra­tungs­dienst­leis­tun­gen rund um IT und Regulatorik bieten können.

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir maßgeschneiderte, transparente und bei Bedarf auch pragmatische Lösungen, die direkt im Unternehmensalltag umgesetzt werden können. Von der ersten Einschätzung bis zur finalen Umsetzung begleiten wir Sie bei Ihren Projekten.

Somit liefern wir keine Muster, sondern zielorientierte Lösungen, ganz getreu nach unserem Motto: Compliant. Digital. Transparent.

Ein Auszug unserer Leistungen im Bereich IT Audit & Assurance:

  • Projektbegleitende Prüfung IDW PS 850
  • Bescheinigung nach IDW PS 880
  • Bescheinigung nach IDW PS 951 (ISAE 3402)
  • Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen und IT-Dokumentationen
  • Datenanalysen

Ein Auszug unserer Leistungen im Bereich IT Compliance:

  • Datenschutzberatung
  • Stellen des externen Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten
  • IT Security Check-up
  • Op­ti­mie­rungs­be­ra­tung für das interne Kontrollsystem (IKS)
  • Beratung zur Zer­ti­fi­zie­rungs­rei­fe nach ISO 9001

Ein Auszug unserer Leistungen im Bereich Digitalisierung:

  • Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse
  • Schnitt­stel­len­kon­zep­ti­on
  • App-Entwicklung

Ein Auszug unserer Leistungen im Bereich IT-Projekt- und Prozessmanagement:

  • Prozessanalysen und Identifikation von Op­ti­mie­rungs­po­ten­zia­len
  • Schulungen und Workshops zur Mo­del­lie­rungs­spra­che BPMN 2.0
  • Projektmanagement bei Einführung neuer Software im Unternehmen

Bei Interesse stellen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch gerne unsere Leistungen näher vor. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Bei Interesse stellen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch gerne unsere Leistungen näher vor. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Anschrift
SONNTAG IT Solutions GmbH & Co. KG
Schertlinstraße 23
86159 Augsburg

Ansprechpartner
Felix Hofstetter
Business Development Manager, IT-Berater
felix.hofstetter@sp-it.de
+49 152 282 670 28

Web
www.sonntag-its.de

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FAQ: Datenschutz-Management-Software

Was ist eine Datenschutz-Management-Software?

Eine Datenschutz-Management-Software unterstützt dabei, Datenschutzaufgaben, Nachweise und Prozesse zentral zu organisieren und nachvollziehbar zu dokumentieren – von Verzeichnissen bis zu Maßnahmen und Reporting.

Welche Nachweise lassen sich typischerweise abbilden?

In der Praxis werden unter anderem Verzeichnis von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten (VVT), technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), Betroffenenanfragen sowie Prüf- und Freigabeprozesse strukturiert dokumentiert.

Für wen ist Datenschutz-Management-Software geeignet?

Für Organisationen, die Datenschutz intern steuern, konzernweit koordinieren oder externe Da­ten­schutz­be­auf­trag­te einbinden. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten, konsistente Abläufe und belastbare Auswertungen.

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Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Da­ten­schutz­er­klä­rung verwenden.

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