Phase 3: Vertragsunterzeichnung
Was passiert in der Vertragsunterzeichnung-Phase?
Die Vertragsunterzeichnung ist das Ziel aller Beteiligten und somit ein besonderer Schritt im Vertragslebenszyklus. Aus organisatorischer Sicht mutet die Phase der Vertragsunterzeichnung zunächst unkompliziert an, da die Vertragspartner lediglich eine Unterschrift leisten müssen. In der Realität ist die Vertragsunterzeichnung jedoch häufig ein langwieriger Prozess. Insbesondere wenn Unterschriften von mehreren Personen aus unterschiedlichen Regionen eingeholt werden müssen. Die Phase der Vertragsunterzeichnung ist beendet, sobald alle Parteien den Vertrag unterzeichnet und zusätzlich ein von allen weiteren Parteien unterzeichnetes Vertragsexemplar erhalten haben.
Welche Herausforderungen gibt es?
Der Prozess der Vertragsunterzeichnung birgt ähnliche Herausforderungen wie die Genehmigungsphase: Unterschriftsläufe müssen korrekt und zügig durchgeführt werden. In „halb-digitalen“ Systemen werden Vertragsangebote häufig per E-Mail verschickt. Die Unterschriften erfolgen händisch, der Rückversand per Post oder Fax. Insbesondere wenn mehrere Parteien involviert sind, dauert der Gesamtprozess häufig mehrere Tage oder sogar Wochen.
Möchte man den Unterschriftsprozess vollständig digitalisieren, gibt es die Herausforderung, ein rechtssicheres Verfahren anzuwenden. Es gibt unterschiedliche elektronische Unterschriftenarten, die sich in Bezug auf Sicherheit und Verfahrenstechnik unterscheiden.
Ein Überblick:
- Einfache elektronische Unterschrift: Kann ohne spezielle Signatur-Software erstellt werden. Der Urheber des Dokuments muss lediglich erkenntlich sein. Beispiel: Eingescanntes Dokument mit analoger Unterschrift oder E-Mail-Unterschrift. Erfüllt lediglich die unterste Anforderung an Sicherheit.
- Fortgeschrittene elektronische Unterschrift (Advanced Electronic Signature, AES): Eine AES basiert auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (Secure Signature Creation Device, SSCD) und verwendet Verschlüsselung, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten (mittels Prüfschlüssel oder gegebenenfalls mittels während der Signaturerstellung erfasster biometrischer Unterschriften). Diese Form der digitalen Signatur verwendet jedoch kein Zertifikat. Neben kryptografischen Schlüsseln können somit auch auf dem Computer gespeicherte Signaturschlüssel und PGP (Pretty Good Privacy) eingesetzt werden.
- Qualifizierte elektronische Unterschrift (Qualified Electronic Signature, QES): Eine QES ist eine spezielle Art der AES, die zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signaturkarte oder einem qualifizierten Signaturerstellungsdienst generiert wird. Sie erfüllt die höchsten Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit und hat in vielen Ländern die gleiche rechtliche Bedeutung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Das Unternehmen muss ein Verfahren wählen, das zu den Sicherheits-Anforderungen und zum Einsatzgebiet passt. Um den Prozess möglichst effizient zu gestalten, sollte es außerdem möglich sein, dass Verträge zur Unterschrift direkt aus dem digitalen Vertragsmanagement versendet und werden.
Welche Lösung bietet otris contract?
Die Vertragsmanagement-Software enthält eine standardisierte Schnittstelle zu drei Anbietern digitaler Signaturen (Adobe Sign, Docusign, FP Sign). Sowohl Adobe Sign als auch Docusign und FP Sign erfüllen die Anforderungen zur Qualifizierten elektronischen Unterschrift (Qualified Electronic Signature, QES).
Nach Anbindung eines digitalen Signaturdienstes kann ein Dokument direkt aus otris contract versendet werden. Der Vertragspartner unterschreibt das Vertragsangebot per Klick und kann dadurch die Zeit für den Unterschriftsprozess enorm verkürzen. Bei Verträgen, die von mehreren Personen unterschrieben werden müssen, zeigt das System an, wer unterschrieben hat und von wem die Unterschrift noch aussteht. Ampelsymbole zeigen den Gesamtbestand aller zur Unterschrift freigegebenen Verträge und den aktuellen Status. Aus otris contract heraus können die Verantwortlichen, bei denen der Unterschriftsprozess stockt, digital „angestupst“ werden.
Sollen Verträge nicht digital sondern „klassisch“ per Hand unterzeichnet werden, unterstützt Sie otris contract ebenfalls: Händisch unterzeichnete Verträge werden einfach als Scan-Dokument zur Vertragsakte hochgeladen und der Inhalt in diesem Schritt automatisch verschlagwortet und durchsuchbar gemacht – jederzeit auffindbar und bei Bedarf revisionssicher archiviert.
