Für die Unternehmen läuft die Zeit ab. Es müssen Strukturen geschaffen werden, die einen vertraulichen Umgang mit eingehenden Meldungen ermöglichen. Mitarbeitende sind zu schulen, Meldekanäle einzurichten. Viel Zeit bleibt den Unternehmen nicht mehr, wenn sie die Anforderungen bis Dezember umsetzen wollen. Bei Versäumnis drohen Bußgelder bis zu 20.000 Euro.
Oberste Priorität: Schutz der hinweisgebenden Person
Das Gesetz fordert einen vertraulichen Umgang mit den Informationen einer Meldung und stellt die Identität der hinweisgebenden Person unter einen besonderen Schutz. So dürfen nur speziell geschulte und für die Fallbearbeitung zuständige Mitarbeitende im Unternehmen Kenntnis von den Informationen zur Identität des Hinweisgebers erlangen. Eine Weitergabe dieser Daten bedarf für jeden Einzelfall der schriftlichen Erlaubnis des Hinweisgebers. Zudem muss der Meldekanal für die Mitarbeitenden leicht zugänglich sein und klare, einfach verständliche Informationen über alternative, externe Meldekanäle bereitstellen. Prinzipiell hat die hinweisgebende Person ein Wahlrecht zwischen externer und interner Meldestelle, wobei letztere nach Möglichkeit bevorzugt werden soll. Neben der mündlichen oder schriftlichen Abgabe einer Meldung muss zudem immer auch auf Wunsch des Hinweisgebers ein persönliches Treffen ermöglicht werden. Die zuständige Meldestelle hat eingehende Meldungen schriftlich und dauerhaft zu dokumentieren. Sie muss – unter Einhaltung bestimmter Fristen – mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um den Eingang der Meldung zu bestätigen bzw. eine Rückmeldung über den Stand der Abhilfemaßnahmen zur Beseitigung des Verstoßes zu geben. Außerdem sind die Mitarbeitenden der Meldestelle ausreichend zu schulen und für die Aufgaben im Hinweisgebersystem freizustellen.
Um diesen Anforderungen an die Ausgestaltung eines internen Meldekanals zu genügen, müssen u.a. folgende Bedingungen gewährleistet sein:
- eingeschränkter Personenkreis mit begrenztem Zugriff auf alle eingehenden Meldungen
- umfassende Schulung der Mitarbeitenden, die Zugriff auf die Meldungen haben
- strengste Vertraulichkeit in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
- barrierefreier Zugang zu den Meldekanälen
- Möglichkeit zur vertraulichen Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person
- Übersicht über die Meldungen und der entsprechenden Fristen
Alternativen zur Umsetzung
Die genannten Anforderungen zeigen, dass es mit der Einrichtung eines innerbetrieblichen eMail-Postfachs oder der Freischaltung einer Telefonnummer nicht so einfach getan ist. Um die vertrauliche Bearbeitung der Meldungen und den Schutz der Identität der hinweisgebenden Person zu gewährleisten, müssen umfangreiche Einschränkungen der Zugriffsrechte auf die Meldungen eingerichtet werden. So kann bei einer herkömmlichen eMail-Adresse die IP-Adresse nachvollzogen werden. Bei einer telefonischen Meldung kann sich die hinweisgebende Person nicht sicher sein, mit wem sie telefoniert und ob ihre Stimme verfremdet wird. Zudem müssen die gesetzlichen Fristen entsprechend der Vorgaben überwacht und eingehalten werden. Auch der Einsatz einer externen Ombudsperson, die für das Unternehmen tätig ist, birgt Komplikationen bzgl. der Erreichbarkeit und ist meist mit hohen Kosten verbunden.
Daher entscheiden sich immer mehr KMUs für die Unterstützung durch eine Software-Lösung. Ein softwaregestütztes Hinweisgebersystem hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen und bietet höchstmöglichen Schutz und Vertraulichkeit für die Identität der Hinweisgeber. Zudem ermöglichen Software-Systeme Rückfragen über das anonyme Postfach, sind leicht zugänglich (über eine Webseite), permanent erreichbar, vereinfachen die fristgerechte Bearbeitung sowie die Dokumentation der datenschutzkonformen Löschung eingegangener Meldungen.
Hinweisgebersystem – otris whistleblower
Mit otris whistleblower können Sie die gesetzlichen Anforderungen problemlos umsetzen. Hinweisgeber und Fallbearbeiter kommunizieren problemlos über ein anonymes Postfach miteinander. Weitere technische Hilfsmittel schützen die Identität der hinweisgebenden Person. Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass Sie die vorgegebenen Fristen einhalten. Unser Hinweisgebersystem steht Ihnen nach einer Konfiguration innerhalb weniger Stunden zur Verfügung. Datenschutzerklärung, Hinweisgeber-FAQ, Meldungskategorien und eMail-Texte sind als Vorlage umgehend einsatzbereit und können bei Bedarf von Ihnen angepasst werden.
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Sie beschäftigen sich zurzeit mit der Umsetzung des HinSchG und haben Fragen zu sicheren und datenschutzkonformen Hinweisgebersystem-Lösung der otris? Dann freuen wir uns über Ihren Kontakt via eMail, Telefon oder die Beratungstermin-Anfrage. Zur Terminbuchung
