Der Vertragslebenszyklus
(Teil 2: Prüfung / Genehmigung)

Phase 2: Vertragsentwürfe prüfen und genehmigen

Was passiert in der Prüf- und Genehmigungsphase?
Ein gültiger Vertrag ist das Ziel aller Beteiligten – doch bevor der Entwurf zur Unterzeichnung freigegeben wird, ist in vielen Unternehmen ein standardisiertes Genehmigungsverfahren vorgeschrieben. Die Komplexität des Genehmigungsprozesses hängt in der Regel davon ab, wie bedeutsam der Vertrag für das Unternehmen ist. Beispiel: Ein Vertragsangebot für ein Standardprodukt wird häufig nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ oder ganz ohne Genehmigung an den Kunden verschickt. Anders sieht es aus, wenn ein Vertragsangebot für eine komplexe Anlage mit vielen unterschiedlichen Komponenten und Dienstleistungen erstellt wird. Bevor ein solches Angebot „rausgeschickt“ wird, muss es von mehreren Stellen im Unternehmen geprüft und genehmigt werden. Neben den Fachabteilungen, die die Bestandteile des Angebots umsetzen müssen, kann der Genehmigungslauf bis zur Geschäftsführung reichen. Weitere Prüfprozesse betreffen Compliance-Anforderungen – z.B. der Abgleich mit Sanktionslisten oder die Prüfung auf LkSG-Anforderungen. Welche Stellen im Unternehmen einbezogen werden, ist in der Regel definiert. Ebenso sind die Auslöser für die verschiedenen Genehmigungsläufe definiert (z.B. die Höhe der Vertragssumme oder eine bestimmte Produktart).

Welche Herausforderungen gibt es?
Genehmigungsverfahren können sehr komplex sein, insbesondere wenn es sich um große Projekte oder Projekte mit vielen beteiligten Fachabteilungen im Unternehmen handelt. Häufig müssen bestimmte Abläufe, Reihenfolgen und Verfahren eingehalten werden. Alle Stellen, die an der Genehmigung beteiligt sind, müssen darüber hinaus Einsicht in Zusatzdokumente erhalten. Die Herausforderung besteht darin, einen komplexen Genehmigungsprozess sowohl korrekt als auch zügig durchzuführen. Das kann insbesondere in papiergebundenen Systemen zu Zielkonflikten führen. Der Verantwortliche muss den korrekten Ablauf des Genehmigungsprozesses (z.B. abhängig von bestimmten Parametern wie Vertragssumme oder Produktart) steuern und beaufsichtigen. Die physische Abwesenheit von Mitarbeitern (z.B. durch Homeoffice oder Dienstreise) erschweren bei papierbasierten Systemen darüber hinaus einen zügigen Ablauf des Genehmigungsprozesses.

Welche Lösung bietet otris contract?
otris contract vereinfacht Genehmigungsverfahren auf mehreren Ebenen:

Automatisierung: Über Workflows kann die Vertragsmanagement-Software sicherstellen, dass jeder Schritt im Genehmigungsprozess abhängig von den vorab definierten Parametern und in der korrekten Reihenfolge sowie fristgerecht ausgeführt wird.

Statusverfolgung: Der Status jedes Genehmigungsverfahrens ist in Echtzeit nachvollziehbar. Die Stelle/der Mitarbeitende an dem ein Genehmigungslauf stockt, ist jederzeit ersichtlich. Das System kann so konfiguriert werden, dass es Mitarbeitende an anstehende Genehmigungen erinnert.

Benachrichtigungen und Eskalationen: Gibt es Fristen, zu denen ein Genehmigungsprozess durchlaufen sein muss, können in otris contract Benachrichtigungen und Eskalationen eingerichtet werden. Das stellt sicher, dass die Verantwortlichen rechtzeitig reagieren und intervenieren können.

App: Mit der otris contract App können Verantwortliche von unterwegs über ihr mobiles Endgerät sämtliche Funktionen nutzen, die in der Desktop-Variante zur Verfügung stehen: Dokumente und zusätzliche Korrespondenz lesen, Entwürfe kommentieren, bearbeiten, freigeben oder ablehnen.

Zentrale Datenspeicherung: In otris contract werden alle Vertragsentwürfe mit sämtlichen zugehörigen Dokumenten zentral gespeichert und verwaltet. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Genehmigungsinstanzen und sorgt dafür, dass alle Parteien Zugriff auf dieselben Informationen haben.