Lieferkettengesetz: jetzt vorbereiten

Viel Zeit bleibt betroffenen Unternehmen nicht mehr, sich auf das neue Sorgfaltspflichtengesetz (bekannt unter dem Namen Lieferkettengesetz) vorzubereiten. Unternehmen (ab 3.000 Mitarbeitende im Inland) müssen Systeme implementieren, über die sie sicherstellen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Was ist das Ziel des Gesetzes?

Mit dem Gesetz soll der Schutz der Menschenrechte verbessert werden. Betroffene Unternehmen nimmt das Gesetz in die Verantwortung, wenn ihre Zulieferer grundlegende Menschenrechtsstandards verletzen. Das soll dazu führen, dass abnehmende Unternehmen die Einhaltung der Standards bei ihren Zulieferern prüfen und durchsetzen. Verletzungen sind z.B. Kinderarbeit, Zwangsarbeit oder fehlender Arbeitsschutz.

Wozu sind betroffene Unternehmen verpflichtet?

Unternehmen müssen Maßnahmen umsetzen:

• Verabschieden einer Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte
• Zuständigkeiten festlegen
• Risikoanalyse zur Ermittlung von „Verletzungs-Potenzial“ (drohende Verletzung von Menschenrechten)
• Risikomanagement zur Abwendung potenziell negativer Auswirkungen auf Menschenrechte
• Beschwerdestelle
• Öffentlich zugängliche Berichterstattung

Kommt es trotz der Maßnahmen zu einer Verletzung, muss das Unternehmen Abhilfemaßnahmen ergreifen.

Wie weit ist die Sorgfaltspflicht gefasst?

Die Sorgfaltspflicht der Unternehmen erstreckt sich auf die gesamte Lieferkette – vom Rohstoff bis zum fertigen Produkt. Es gibt allerdings die Abstufung zwischen unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern. Die Anforderungen an Unternehmen sind von der Abstufung abhängig. Zusätzlich relevant: Art und Umfang der Geschäftsbeziehung, Einflussmöglichkeit auf den Verletzungsverursacher, zu erwartende Schwere der Verletzung.

Erste Schritte

Als Grundlage für alle weiteren Schritte (Risikoanalyse, Maßnahmen) bietet sich eine Erhebung und Kategorisierung aller vorhandenen Zulieferbeziehungen an. Die Kategorisierung (mittelbar/unmittelbar, Art der Zusammenarbeit, Einflussmöglichkeit etc.) kann gut mit Spezialsoftware über eine entsprechende Lieferantenkennzeichnung umgesetzt werden. Die strukturierten Daten geben einen ersten Überblick zum Risikopotenzial. Beispiel: Ein Rohstofflieferant aus Südamerika hat ein anderes Risikopotenzial als ein Komponenten-Zulieferer aus Europa. Über Filter- und Sortierfunktionen können Zulieferer identifiziert werden, die aufgrund bestimmter Merkmale bei der Risikoanalyse priorisiert werden sollten.

Ohne Überblick, kein Erfolg

Über die Risikoanalyse erfolgt die eigentliche Identifikation des „Verstoß-Potenzials“ anhand vorab definierter Kriterien und Experteneinschätzung. Aus organisatorischer Sicht sind auch bei der Risikoanalyse Transparenz, Übersicht und Dokumentation Voraussetzungen für erfolgreiches Arbeiten. Gleiches gilt für das Risiko- und Beschwerdemanagement und die damit verbundenen Maßnahmen – ohne strukturierte Aufgabenorganisation und Maßnahmennachverfolgung sind die hohen Anforderungen nicht zu erfüllen.

otris compliance Suite mit LkSG-Modul

Unternehmen nutzen die otris compliance Suite, um unterschiedliche Compliance-Aktivitäten zu managen. Mit dem Modul zum Lieferkettengesetz unterstützt die Lösung bei Steuerung und Umsetzung der LkSG-Sorgfaltspflichten. Das LkSG-Modul strukturiert alle vorhandenen Lieferantenbeziehungen. Über Dokumentenmanagement-Funktionen ordnen Sie Audits, Zertifikate, Korrespondenz etc. in digitalen Akten den jeweiligen Lieferanten zu. Übersichtsgrafiken zeigen Kategorien und Merkmale der Lieferanten / Vorlieferanten und ihren Beziehungen zu Produkten / Vorprodukten an. Das ist die Grundlage für die weitergehenden Analysen:

Lieferanten-Selbstauskunft: Das LkSG-Modul unterstützt Sie bei Organisation und Erhebung von Selbstauskünften Ihrer Lieferanten. Ihre Lieferanten füllen den von Ihnen angelegten Fragebogen als Web-Formular aus. Nach Rücksendung übernimmt das System die Antworten automatisch.

Lieferanten-Risikoanalyse: Die Selbstauskünfte der Lieferanten sind unter anderem Grundlage für die Risikoanalyse. Das System wertet die Antworten aus und identifiziert Schwachstellen. Charts, Diagramme und Ampelsymbole zeigen Defizite und Handlungsbedarf an.

Abfrage externer Datenbanken und Sanktionslisten: Über eine Schnittstelle gleicht das System externe Datenbanken ab. Zulieferunternehmen oder Länder, die auf Sanktionslisten stehen, können so identifiziert werden.

Workflows unterstützen bei Steuerung und Überwachung (z.B. turnusmäßige Lieferantenabfragen oder Sanktionsprüfungen). Neben den Analysefunktionen organisieren Sie über das LkSG-Modul weitere Sorgfaltspflichten:

Mithilfe des integrierten Richtlinienmanagements erstellen und verteilen Sie zielgerichtet Informationen – zum Beispiel die Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte. Darüber hinaus unterstützen die Funktionen bei Schulungen zur Prävention, Verteilung von Vorgaben und der automatisierten Dokumentation der Zustellungen.

Die Beschwerdestelle ist eine weitere Sorgfaltspflicht, die das Lieferkettengesetz vorschreibt. Mit dem otris Hinweisgebersystem nutzen Unternehmen eine etablierte Lösung, die sowohl die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie als auch die Anforderungen des Lieferkettengesetzes abdeckt. Sichere, anonyme Beschwerdeabgabe und Kommunikation mit dem Hinweisgeber sowie workflowgestützte Bearbeitung eingehender Fälle zeichnen das System aus.

Detaillierte Informationen zur Umsetzung der Anforderungen des Lieferkettengesetzes mit otris software, stellen wir Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch vor. Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf einen Austausch – per E-Mail, Telefon oder Webformular!