Information auf gedrucktem Papier
Eine in vielen Unternehmen noch gängige Praxis: Richtlinien werden den Mitarbeitern ausgedruckt in Ordner- oder Heftform zur Verfügung gestellt. Der Verteilungsprozess ist aufwendig: Kommen neue Richtlinien hinzu oder werden bestehende Richtlinien aktualisiert, müssen sie physisch und „per Hand“ ausgetauscht werden. Austausch und Information des Mitarbeiters müssen – ebenso aufwendig – dokumentiert werden.
Digital, aber nicht spezialisiert
Ebenfalls häufig anzutreffen, ist eine weitere Form des Richtlinienmanagements: Die Informationen werden mit selbstentwickelten Software-Systemen verteilt und dokumentiert. Der Compliance-Manager setzt z.B. sein E-Mail-Programm ein, um Richtlinien an einen Verteilerkreis zu senden und fordert eine Lesebestätigung an. Welche Mitarbeiter(gruppen) welche Richtlinien erhalten haben, wer den Erhalt quittiert hat und wer nicht, hält der Compliance-Verantwortliche beispielsweise in Microsoft Excel® nach.
Spezialsoftware
Der Einsatz von Spezialsoftware vereinfacht Verteilung und Dokumentation – das Richtlinienmanagement funktioniert systematisch und prozessgesteuert. Beispiel: Sie haben die Aufgabe, eine neue Richtlinie zum Umgang mit Einladungen und Geschenken an alle Mitarbeiter zu verteilen, die diese Vorschrift betrifft. In welcher Weise unterstützt Sie die Spezialsoftware otris compliance?