Richtlinienmanagement für Einsteiger – wie gelangt die Richtlinie zum Mitarbeiter?

„Nur wer alle Regeln kennt, kann sie auch einhalten“ – die Überschrift eines unserer Fachartikel aus dem letzten Jahr bringt die Bedeutung des Richtlinienmanagements auf den Punkt. Die Aufgabe klingt – verglichen mit anderen Prozessen – nicht sonderlich anspruchsvoll: Das Compliance-Management muss jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Richtlinien zustellen. Um als Unternehmen nachzuweisen, dass die Mitarbeiter korrekt informiert wurden, sollte zusätzlich eine Dokumentation geführt werden, die protokolliert, welcher Mitarbeiter welche Richtlinien erhalten und den Erhalt quittiert hat. Wie setzen Unternehmen diese Herausforderung in der Praxis um?

Information auf gedrucktem Papier
Eine in vielen Unternehmen noch gängige Praxis: Richtlinien werden den Mitarbeitern ausgedruckt in Ordner- oder Heftform zur Verfügung gestellt. Der Verteilungsprozess ist aufwendig: Kommen neue Richtlinien hinzu oder werden bestehende Richtlinien aktualisiert, müssen sie physisch und „per Hand“ ausgetauscht werden. Austausch und Information des Mitarbeiters müssen – ebenso aufwendig – dokumentiert werden.

Digital, aber nicht spezialisiert
Ebenfalls häufig anzutreffen, ist eine weitere Form des Richtlinienmanagements: Die Informationen werden mit selbstentwickelten Software-Systemen verteilt und dokumentiert. Der Compliance-Manager setzt z.B. sein E-Mail-Programm ein, um Richtlinien an einen Verteilerkreis zu senden und fordert eine Lesebestätigung an. Welche Mitarbeiter(gruppen) welche Richtlinien erhalten haben, wer den Erhalt quittiert hat und wer nicht, hält der Compliance-Verantwortliche beispielsweise in Microsoft Excel^® nach.

Spezialsoftware
Der Einsatz von Spezialsoftware vereinfacht Verteilung und Dokumentation – das Richtlinienmanagement funktioniert systematisch und prozessgesteuert. Beispiel: Sie haben die Aufgabe, eine neue Richtlinie zum Umgang mit Einladungen und Geschenken an alle Mitarbeiter zu verteilen, die diese Vorschrift betrifft. In welcher Weise unterstützt Sie die Spezialsoftware otris compliance?

Richtlinienmanagement für Einsteiger - wie gelangt die Richtlinie zum Mitarbeiter?

Schritt 1: Erstellen der Richtlinie

Die inhaltliche Formulierung der Richtlinie kann Ihnen keine Software abnehmen – das ist Aufgabe der Verantwortlichen im Unternehmen. Bei der Umstellung eines Altsystems (Papier oder selbstentwickelt) ist es selbstverständlich sinnvoll, den existierenden Bestand zu sichten, auf Aktualität zu prüfen und ihn dann in das neue System zu übertragen. Eine neue oder aktualisierte Richtlinie erstellen Sie z.B. in Microsoft Word^® und übertragen sie von dort in das System. Sie können jedoch auch unmittelbar in otris compliance arbeiten, Vorlagen nutzen und mehreren Teammitgliedern Zugriff gewähren, die dann gemeinsam die Richtlinie erstellen.

Schritt 2: Übertragung ins System und Freigabe

Nachdem der Verantwortliche die Richtlinie erstellt hat, lädt er sie in otris compliance hoch. Dort wird das Dokument – je nach Konfiguration – automatisch an den für die Freigabe zuständigen Mitarbeiter geleitet. Lehnt er die Freigabe ab, gelangt das Dokument zur Nachbesserung zurück zum Autor. Gibt der Verantwortliche das Dokument frei, ist es bereit zur Veröffentlichung.

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Schritt 3: Veröffentlichung

Vor der Veröffentlichung weist der Verantwortliche die Richtlinie einem Geltungsbereich zu. Geltungsbereiche (z.B. Einkauf, Vertrieb, Produktion, Kundenservice) können mit Regionen (z.B. EU, Deutschland, DACH) kombiniert werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Richtlinie ausschließlich den Adressatenkreis erreicht, für den die Vorschriften relevant sind. Beispiel: Die Richtlinie zum Umgang mit Einladungen und Geschenken erreicht den Vertrieb in Deutschland, nicht jedoch die Produktion in Frankreich. Ein weiterer Vorteil bei der Strukturierung nach Geltungsbereichen: Die Zuweisung ist personenunabhängig. Wechselt ein Mitarbeiter Position und Geltungsbereich, werden ihm automatisch die für den „neuen“ Geltungsbereich gültigen Richtlinien zugewiesen. Gleiches gilt für neue Mitarbeiter: Zugeordnet zu einem Geltungsbereich erhalten sie Zugang zu den für sie relevanten Vorschriften.

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Schritt 4: Quittieren / Dokumentieren

Das System informiert jeden Mitarbeiter, dem eine neue oder eine aktualisierte Richtlinie zugesendet wird: Über einen Link in der Benachrichtigungs-E-Mail öffnet er otris compliance und erhält lediglich lesenden Zugriff auf die ihm zugewiesenen Dokumente. Der Mitarbeiter wird aufgefordert, den Erhalt der Richtlinien zu quittieren. Quittiert der Mitarbeiter nicht, sendet otris compliance automatisch Erinnerungen. Das Management hat jederzeit den Überblick: Welche Richtlinien wurden an wen verteilt und welche Mitarbeiter haben den Erhalt quittiert bzw. nicht quittiert.

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Die Dokumentenlenkung im Richtlinienmanagement ist kein komplizierter Prozessablauf. Die Komplexität entsteht durch die Anzahl an Richtlinien, die verteilt und aktualisiert werden müssen, durch die Anzahl an Mitarbeitern, die Richtlinien empfangen und durch den davon abhängigen Dokumentationsumfang. In einem Unternehmen mit 30 Mitarbeitern und wenigen Richtlinien mögen selbstentwickelte Systeme problemlos funktionieren. Anders verhält es sich in Unternehmen, in denen eine Vielzahl an Richtlinien an 300, 3.000 oder 30.000 Mitarbeiter verteilt werden sollen.

otris compliance | Richtlinienmanagement steuert die Dokumentenlenkung über einen vorab festgeschriebenen Prozess. Arbeitsaufwendige und fehleranfällige Prozessschritte – wie die Pflege der Dokumentation, das Nachhalten von Quittierungen und die davon abhängigen Erinnerungen – laufen in otris compliance automatisiert ab.