otris corporate Beteiligungsmanagement
mit otris software –
einfach, sicher, digital.

Beteiligungsmanagement-Software für eine erfolgreiche Steuerung und Verwaltung

Optimieren Sie Ihr Beteiligungsmanagement mit otris corporate. Sie erhalten Transparenz über die Informationen, die Sie für eine erfolgreiche Steuerung und Verwaltung benötigen: übersichtliche Organigramme, strukturierte Daten und Dokumente, rückverfolgbare Gesellschaftsentwicklungen sowie maßgeschneiderte Reports.

otris corporate

Produktnutzen

  • Zentrale Dokumentation
  • Kontrollierte Fristen
  • Praktische Retrospektive
  • Individuelle Workflows
  • On-Premises oder Cloud

Das Beteiligungsmanagement hat die Aufgabe, eine Beteiligungsstrategie umzusetzen, die Beteiligungsverwaltung zu organisieren und ein standardisiertes Beteiligungscontrolling zu etablieren. Aktuelle, widerspruchsfreie Informationen zu Standorten, Kapitalgebern, Gremien und Mandatsträgern sind die Voraussetzung zur Umsetzung der Aufgaben.

Liegen Daten und Dokumente verteilt an unterschiedlichen Stellen im Konzern, ist das Zusammentragen nicht nur umständlich, sondern auch unsicher: Sind die Informationen aktuell? Sind sie vollständig? Welche Verflechtungen zwischen den Beteiligungsdaten gibt es? Und welche Entwicklung hat zu dem aktuellen Stand geführt? Die Lösung: ein zentrales Software-System für das Beteiligungsmanagement.

otris corporate

otris corporate

In unserer Beteiligungsmanagement-Software otris corporate werden alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien zentral verwaltet und übersichtlich miteinander verknüpft. Sämtliche Daten und Dokumente werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert, so dass Sie jederzeit Zugriff auf den Ist-Zustand der Struktur zu einem gewünschten Datum in der Vergangenheit haben.

Unsere Beteiligungsmanagement-Software im Überblick

otris corporate ist modular aufgebaut. Basis-Elemente, wie die zentrale Gesellschaftsakte, kombinieren Sie mit Erweiterungen. Bei Bedarf integrieren wir Ihre unternehmensspezifischen Workflows in die Anwendung. Das Ziel: Eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.

otris Beteiligungsmanagement Software - Gesellschaftsakten

Zentrale Datenbank | Gesellschaftsakten

In der konzerneigenen, zentralen Datenbank verwalten Sie die Gesellschaftsakten aller Beteiligungen. Jede Gesellschaftsakte enthält die relevanten Stammdaten und Kennzahlen sowie Beteiligungshöhen. Zusätzliche Informationen/Dokumente können Sie der Akte unkompliziert hinzufügen. Die gesamte Beteiligungsdokumentation wird mit den Gesellschaften, Beteiligungen und Mandaten verknüpft. Umfassende Such- und Filterfunktionen vereinfachen die Recherche.

otris Beteiligungsmanagement Software - Mandatsverwaltung

Gremien- und Mandatsverwaltung

Übersichtliche Abbildung aller Gremien mit aktueller Besetzung und Möglichkeit der Simulation von Besetzungen in der Vergangenheit. Verwaltung der zugehörigen Dokumente (z.B. Beschlüsse, Sitzungsprotokolle) und Terminorganisation mit Fristenwarnung. Verknüpfungen zu einzelnen Mandatsträgern machen deutlich, welche Personen in unterschiedlichen Positionen der Unternehmensgruppe tätig sind.

otris Beteiligungsmanagement Software - Gesellschaftsdiagramm

Visualisierte Strukturen

Diagramme visualisieren den Aufbau der Beteiligungsstruktur und bieten Ihnen einen Gesamtüberblick zu Verknüpfungen und Abhängigkeiten der Gesellschaften. Die graphischen Darstellungen sowie interaktive Diagramme verdichten die wesentlichen Informationen und vereinfachen die Navigation.

otris Beteiligungsmanagement Software - Fristenüberwachung

Fristen und Termine

Die integrierte Fristenkontrolle hilft Ihnen, Risiken zu vermeiden. otris corporate überwacht auslaufende Verträge, Besetzungen von Gremien oder anstehende Prüfungen und Sitzungen, um die verantwortlichen Personenkreise frühzeitig per E-Mail zu erinnern. Ein Fristen- und Terminkalender sorgt für die nötige Übersicht. Reagieren verantwortliche Mitarbeiter nicht auf Fristenwarnungen, bestimmt ein vorab definierter Workflow den Eskalationsweg.

otris Beteiligungsmanagement Software - Berechtigungskonzept

Berechtigungen | Zugriff

Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass der Zugriff nur für einen bestimmten Personenkreis möglich ist. otris corporate integriert alle Inhalte in ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen.

otris Beteiligungsmanagement Software - Controlling

Reporting | Controlling

Die integrierte Business Intelligence-Lösung verarbeitet die für Sie relevanten Daten aus dem Beteiligungsmanagement in Berichte, die Sie in gängigen Ausgabeformaten und Diagrammtypen abrufen. Standardisierte Kennzahlen können Sie um weitere Indikatoren ergänzen. otris corporate versendet die Berichte automatisch und regelmäßig an frei definierbare Verteilerkreise per E-Mail.

Merkmale, die unsere Beteiligungsmanagement-Software auszeichnen

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Bei der Entwicklung aller otris-Lösungen steht die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt. Die ausgezeichnete Usability der Beteiligungsmanagement-Software erleichtert die Navigation und das Erkennen von Zusammenhängen. Das interaktive Organigramm passen Sie mit wenigen Klicks so an, dass Sie es aus gewünschter Perspektive betrachten (z.B. aus der Perspektive einer bestimmten Beteiligung). Über Verlinkungen gelangen Sie mit nur einem Klick zu weiterführenden Informationen (Beispiel: Der Name eines Aufsichtsratsmitglieds ist mit der Stammdatenanlage zu seiner Person verlinkt).

Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.

Als browserbasierte Anwendung erfordert otris corporate keine lokale Installation auf den Rechnern der Benutzer. Die Beteiligungsmanagement-Lösung integriert sich in Ihre IT-Infrastruktur – unabhängig davon, mit welchen IT-Systemen Sie arbeiten. Über standardisierte Schnittstellen binden Sie bei Bedarf bestehende Softwarelösungen an und ermöglichen so einen bidirektionalen Datenaustausch.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Den Funktionsumfang der Beteiligungsmanagement-Lösung passen Unternehmen je nach Anforderung an. Dafür wählen sie eine der drei Software-Editionen, die sie bei Bedarf mit Erweiterungen kombinieren. Das otris-Consulting realisiert bedarfsgerechte Individualisierungen, falls es weitere Anforderungen gibt, die der Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt. Die Architektur der Lösung ist so offen gestaltet, dass Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind. Die Möglichkeiten reichen von einfachen Datenfeld-Ergänzungen bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen.

Betriebsform. On-Premises oder Cloud.

Ob Sie Ihre Beteiligungsmanagement-Software als Cloud-Lösung oder On-Premises betreiben, können sie frei wählen. Entscheiden Sie sich für die otris Cloud, greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu. Bei der On-Premises-Betriebsform nutzen Sie die IT-Infrastruktur Ihres eigenen Unternehmens. Bei beiden Betriebsformen nutzt der Anwender die Software über den Webbrowser.

„Mit otris corporate behalten wir den Überblick über alle aktuellen und in der Vergangenheit liegenden Beteiligungsverhältnisse.“

Michael Schmolinske
Referent der Konzernleitung für Rechtsfragen, Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG

Wie vereinfacht die Beteiligungsmanagement-Software otris corporate die Steuerung Ihrer Beteiligungen?

Risikobetrachtung, Simulation von Beteiligungsverhältnissen in der Vergangenheit sowie Auswertungen und Analysen von Kennzahlen — otris corporate ist Ihr Multifunktions-Werkzeug im Beteiligungsmanagement.

Datenqualität. Grundlage wichtiger Entscheidungen.
Durch konsequente Prozessorientierung unterstützt unsere integrative Software-Lösung für Beteiligungsmanagement die Steuerung Ihrer Beteiligungen. Alle relevanten Daten Ihrer Beteiligungen, Niederlassungen und Tochtergesellschaften werden durch individualisierbare Workflows erfasst und weiter verarbeitet. Sowohl in den lokalen Gesellschaften als auch in der Unternehmenslenkung stimmt die Datenqualität: Der Informationsstand aller Beteiligten ist aktuell und einheitlich. Daten können gezielt recherchiert werden und sind schnell verfügbar.

Historisierung. Entwicklung nachvollziehen.
Die stichtagsbezogene Historisierung aller Daten und Dokumente macht Veränderungen und Versionsstände jederzeit nachvollziehbar. Darüber hinaus können Sie per Knopfdruck die gesamte Anwendung auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen und haben so Zugriff auf den reaktivierten vollständigen Ist-Zustand dieses Zeitpunktes. otris corporate wird so zu Ihrem persönlichen Simulator der Investitions- und Beteiligungshistorie.

Sicherheit. Risiken managen.
Terminversäumnisse können unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Mit wachsender Beteiligungsstruktur wächst auch die Anzahl an Fristen und Fälligkeiten. Geschäftsjahre, die bei den einzelnen Beteiligungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten enden, turnusmäßige Aufsichtsratssitzungen oder anstehende Berichtspflichten – mit otris corporate behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern steuern auch die automatische Fristenwarnung und den Eskalationsworkflow, falls Verantwortliche nicht auf Warnungen reagieren.

Sicherheitsrelevant ist auch die Frage, wie und wo Ihre Daten gehostet werden. Sie entscheiden, ob Sie das System in Ihrer eigenen IT-Umgebung betreiben oder von uns hosten lassen. Ebenso entscheiden Sie, nach welchem Berechtigungssystem Nutzern der Zugriff auf einzelne Inhalte gewährt oder verweigert wird.

Aktuelles

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Wie funktioniert unser Beteiligungsmanagement in der Praxis?

otris corporate unterstützt Sie bei der Führung Ihrer Beteiligungen. Vier Beispiele aus der Praxis:

Standardisierung bei der Verwaltung
Ein Konzern akquiriert eine Gesellschaft. Die zusätzliche Beteiligung soll in die vorhandene Struktur integriert werden.

otris corporate vereinfacht die Übernahmeabwicklung: Die Daten und Dokumente aller Beteiligungen liegen in digitalen Beteiligungsakten. Eine neue Beteiligungsakte in otris corporate zu erstellen und sie in das Organigramm einzuordnen, ist unkompliziert. Die vordefinierte Aktenstruktur vereinfacht das systematische Zusammenstellen aller notwendigen Unterlagen.

Effizienz im Reporting
Jedes Jahr muss das Unternehmen einen K-3-Bericht mit detaillierten Angaben zu den ausländischen Beteiligungen erstellen und an die Bundesbank senden. Bei einer hohen Anzahl an Beteiligungen im Ausland ist das Zusammentragen der Daten aufwendig.

otris corporate erzeugt auf Knopfdruck K-3-Berichte in dem von der Bundesbank benötigten XML-Format. Das System prüft, welche Beteiligungen die K-3-Kriterien erfüllen und überträgt die geforderten Daten in einen Bericht. Sind die Daten aller Beteiligungen in otris corporate gepflegt, erstellen Sie den jährlichen K-3-Bericht innerhalb weniger Minuten.

Übersicht bei der Gremienorganisation  
Eine Aufsichtsratssitzung steht an. Das Gremium muss in seiner aktuellen Besetzung rechtzeitig eingeladen und über die Tagesordnung informiert werden.

otris corporate informiert den für die Gremienorganisation verantwortlichen Mitarbeiter über die anstehende Sitzung. Im System findet er die Kontaktdaten der Gremienmitglieder. Die Einladung zur Aufsichtsratssitzung verschickt der Mitarbeiter direkt aus dem System, um dort hinterlegte Dokumente (z.B. die Tagesordnung oder das Protokoll der letzten Sitzung) an die E-Mail anzuhängen. Die verschickte Einladung protokolliert das System und ordnet die E-Mail automatisch der entsprechenden digitalen Akte zu.

Auskunftsfähig bei Prüfungen 
Die Steuerprüfung verlangt Daten zur Beteiligungsstruktur aus dem Jahr 2018. Ohne technische Unterstützung ist die Rekonstruktion aufwendig.

otris corporate integriert eine „Zeitmaschine“. Das System stellt den Zustand der Beteiligungsstruktur zu einem frei wählbaren Datum dar. Die historisierte Sicht erlaubt ein schnelles Zusammenstellen der Informationen. Alternativ geben Sie der Steuerprüfung einen zeitlich begrenzten Zugang zum System. Die Prüfer können dann selbstständig auf die Daten und Dokumente zugreifen, die sie benötigen.

Beteiligungsmanagement mit erweiterter Vertragsverwaltung

Mit unserer Edition zum Corporate Housekeeping erweitern Sie den Funktionsumfang der Lösung um ein vollumfängliches Vertragsmanagement. Sie verwalten hierdurch zusätzlich zu den Corporate Documents beliebig viele weitere Verträge aus dem operativen Geschäft. Doppelte Datenhaltung und Unsicherheit bei der Wahl des Aufbewahrungsortes schließen Sie aus. Sie speichern sämtliche Daten aus dem Vertrags- und Beteiligungsmanagement in einem zentralen System und behalten so die volle Kontrolle:

Gesellschaftsvertrag, Aufsichtsratsprotokoll oder KFZ-Leasingvertrag – durch Konfiguration legen Sie fest, welche Mitarbeitergruppen auf die jeweiligen Informationen zugreifen dürfen.

Weitere Informationen zu unserer Corporate Housekeeping-Lösung finden Sie in unserem Fachtext.

> Weiterleitung zum Fachtext

Welche Spezial-Lösungen bietet otris im Bereich Beteiligungsmanagement?

Beteiligungsmanagement funktioniert in Unternehmen anders als in Kommunen oder Private Equity-Gesellschaften. Um den Anforderungen von Kommunen und Private Equity-Gesellschaften gerecht zu werden, bieten wir Ihnen Beteiligungsmanagement-Software an, die exakt auf den Bedarf der beiden Branchen zugeschnitten ist. Bitte kontaktieren Sie uns für detaillierte Informationen.

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Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
corporate@otris.de

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