Wie optimieren Sie Ihr Beteiligungsmanagement mit otris corporate?

Beteiligungsmanagement-Software für eine erfolgreiche Steuerung und Verwaltung

Optimieren Sie Ihr Beteiligungsmanagement mit otris corporate. Sie erhalten Transparenz über die Informationen, die Sie für eine erfolgreiche Steuerung und Verwaltung benötigen: Übersichtliche Organigramme, strukturierte Daten und Dokumente, rückverfolgbare Gesellschaftsentwicklungen sowie maßgeschneiderte Reports.

Das Beteiligungsmanagement hat die Aufgabe, eine Beteiligungsstrategie umzusetzen, die Beteiligungsverwaltung zu organisieren und ein standardisiertes Beteiligungscontrolling zu etablieren. Aktuelle, widerspruchsfreie Informationen zu Standorten, Kapitalgebern, Gremien und Mandatsträgern sind die Voraussetzung zur Umsetzung der Aufgaben.

Liegen Daten und Dokumente verteilt an unterschiedlichen Stellen im Konzern, ist das Zusammentragen nicht nur umständlich, sondern auch unsicher: Sind die Informationen aktuell? Sind sie vollständig? Welche Verflechtungen zwischen den Beteiligungsdaten gibt es? Und welche Entwicklung hat zu dem aktuellen Stand geführt? Die Lösung: ein zentrales Software-System für das Beteiligungsmanagement.

otris corporate

otris corporate

In unserer Beteiligungsmanagement-Software otris corporate werden alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien zentral verwaltet und übersichtlich miteinander verknüpft. Sämtliche Daten und Dokumente werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert, so dass Sie jederzeit Zugriff auf den Ist-Zustand der Struktur zu einem gewünschten Datum in der Vergangenheit haben.

Unsere Beteiligungsmanagement-Software im Überblick

otris corporate ist modular aufgebaut. Basis-Elemente, wie die zentrale Gesellschaftsakte, kombinieren Sie mit Erweiterungen. Bei Bedarf integrieren wir Ihre unternehmensspezifischen Workflows in die Anwendung. Das Ziel: Eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.

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Zentrale Datenbank | Gesellschaftsakten

In der konzerneigenen, zentralen Datenbank verwalten Sie die Gesellschaftsakten aller Beteiligungen. Jede Gesellschaftsakte enthält die relevanten Stammdaten und Kennzahlen sowie Beteiligungshöhen. Zusätzliche Informationen/Dokumente können Sie der Akte unkompliziert hinzufügen. Die gesamte Beteiligungsdokumentation wird mit den Gesellschaften, Beteiligungen und Mandaten verknüpft. Umfassende Such- und Filterfunktionen vereinfachen die Recherche.

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Gremien- und Mandatsverwaltung

Übersichtliche Abbildung aller Gremien mit aktueller Besetzung und Möglichkeit der Simulation von Besetzungen in der Vergangenheit. Verwaltung der zugehörigen Dokumente (z.B. Beschlüsse, Sitzungsprotokolle) und Terminorganisation mit Fristenwarnung. Verknüpfungen zu einzelnen Mandatsträgern machen deutlich, welche Personen in unterschiedlichen Positionen der Unternehmensgruppe tätig sind.

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Visualisierte Strukturen

Diagramme visualisieren den Aufbau der Beteiligungsstruktur und bieten Ihnen einen Gesamtüberblick zu Verknüpfungen und Abhängigkeiten der Gesellschaften. Die graphischen Darstellungen sowie interaktive Diagramme verdichten die wesentlichen Informationen und vereinfachen die Navigation.

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Fristen und Termine

Die integrierte Fristenkontrolle hilft Ihnen, Risiken zu vermeiden. otris corporate überwacht auslaufende Verträge, Besetzungen von Gremien oder anstehende Prüfungen und Sitzungen, um die verantwortlichen Personenkreise frühzeitig per E-Mail zu erinnern. Ein Fristen- und Terminkalender sorgt für die nötige Übersicht. Reagieren verantwortliche Mitarbeiter nicht auf Fristenwarnungen, bestimmt ein vorab definierter Workflow den Eskalationsweg.

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Berechtigungen | Zugriff

Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass der Zugriff nur für einen bestimmten Personenkreis möglich ist. otris corporate integriert alle Inhalte in ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen.

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Reporting | Controlling

Die integrierte Business Intelligence-Lösung verarbeitet die für Sie relevanten Daten aus dem Beteiligungsmanagement in Berichte, die Sie in gängigen Ausgabeformaten und Diagrammtypen abrufen. Standardisierte Kennzahlen können Sie um weitere Indikatoren ergänzen. otris corporate versendet die Berichte automatisch und regelmäßig an frei definierbare Verteilerkreise per E-Mail.

Merkmale, die unsere Beteiligungsmanagement-Software auszeichnen

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Eine einfache Bedienbarkeit durch eine bis ins Detail durchdachte Software-Oberfläche hat bei sämtlichen otris-Entwicklungen höchste Priorität. Die hervorragende Usability der Beteiligungsmanagement-Software erleichtert die Navigation und das Erkennen von Zusammenhängen. Das interaktive Organigramm passen Sie mit wenigen Klicks so an, dass Sie es aus gewünschter Perspektive betrachten (z.B. aus der Perspektive einer bestimmten Beteiligung). Über Verlinkungen gelangen Sie mit nur einem Klick zu weiterführenden Informationen (Beispiel: Der Name eines Aufsichtsratsmitglieds ist mit der Stammdatenanlage zu seiner Person verlinkt).

Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.

otris corporate ist eine browserbasierte Anwendung und erfordert daher keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Das Beteiligungsmanagement-System ist plattformunabhängig und integriert sich ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. Nicht nur die fachliche Arbeit mit dem System, auch die Administration sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche erfolgt bequem über den Webbrowser.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Um den Software-Funktionsumfang an die gegebenen Anforderungen anzupassen, wählen Unternehmen eine der drei Software-Editionen und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen. Gibt es weitere Anforderungen, die dieser Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt, realisiert das otris-Consulting eine bedarfsgerechte Individualisierung. Von einer einfachen Datenfeld-Ergänzung bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen – die otris corporate-Architektur ist so offen gestaltet, dass auch umfangreiche Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind.

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises heißt, dass otris corporate auf einem Server an Ihrem Unternehmensstandort installiert wird. Bei einer Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Beteiligungsmanagement-Software von dort. In beiden Fällen verwenden Sie einen Webbrowser, um mit der Software zu arbeiten.

„Mit otris corporate behalten wir den Überblick über alle aktuellen und in der Vergangenheit liegenden Beteiligungsverhältnisse.“

Michael Schmolinske
Referent der Konzernleitung für Rechtsfragen, Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG

Wie vereinfacht die Beteiligungsmanagement-Software otris corporate die Steuerung Ihrer Beteiligungen?

Risikobetrachtung, Simulation von Beteiligungsverhältnissen in der Vergangenheit sowie Auswertungen und Analysen von Kennzahlen — otris corporate ist Ihr Multifunktions-Werkzeug im Beteiligungsmanagement.

Datenqualität. Grundlage wichtiger Entscheidungen.
Durch konsequente Prozessorientierung unterstützt unsere integrative Software-Lösung für Beteiligungsmanagement die Steuerung Ihrer Beteiligungen. Alle relevanten Daten Ihrer Beteiligungen, Niederlassungen und Tochtergesellschaften werden durch individualisierbare Workflows erfasst und weiter verarbeitet. Sowohl in den lokalen Gesellschaften als auch in der Unternehmenslenkung stimmt die Datenqualität: Der Informationsstand aller Beteiligten ist aktuell und einheitlich. Daten können gezielt recherchiert werden und sind schnell verfügbar.

Historisierung. Entwicklung nachvollziehen.
Die stichtagsbezogene Historisierung aller Daten und Dokumente macht Veränderungen und Versionsstände jederzeit nachvollziehbar. Darüber hinaus können Sie per Knopfdruck die gesamte Anwendung auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen und haben so Zugriff auf den reaktivierten vollständigen Ist-Zustand dieses Zeitpunktes. otris corporate wird so zu Ihrem persönlichen Simulator der Investitions- und Beteiligungshistorie.

Sicherheit. Risiken managen.
Terminversäumnisse können unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Mit wachsender Beteiligungsstruktur wächst auch die Anzahl an Fristen und Fälligkeiten. Geschäftsjahre, die bei den einzelnen Beteiligungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten enden, turnusmäßige Aufsichtsratssitzungen oder anstehende Berichtspflichten – mit otris corporate behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern steuern auch die automatische Fristenwarnung und den Eskalationsworkflow, falls Verantwortliche nicht auf Warnungen reagieren.

Sicherheitsrelevant ist auch die Frage, wie und wo Ihre Daten gehostet werden. Sie entscheiden, ob Sie das System in Ihrer eigenen IT-Umgebung betreiben oder von uns hosten lassen. Ebenso entscheiden Sie, nach welchem Berechtigungssystem Nutzern der Zugriff auf einzelne Inhalte gewährt oder verweigert wird.

Aktuelles

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Wie funktioniert unser Beteiligungsmanagement in der Praxis?

otris corporate unterstützt Sie bei der Führung Ihrer Beteiligungen. Vier Beispiele aus der Praxis:

Standardisierung bei der Verwaltung
Ein Konzern akquiriert eine Gesellschaft. Die zusätzliche Beteiligung soll in die vorhandene Struktur integriert werden.

otris corporate vereinfacht die Übernahmeabwicklung: Die Daten und Dokumente aller Beteiligungen liegen in digitalen Beteiligungsakten. Eine neue Beteiligungsakte in otris corporate zu erstellen und sie in das Organigramm einzuordnen, ist unkompliziert. Die vordefinierte Aktenstruktur vereinfacht das systematische Zusammenstellen aller notwendigen Unterlagen.

Effizienz im Reporting
Jedes Jahr muss das Unternehmen einen K-3-Bericht mit detaillierten Angaben zu den ausländischen Beteiligungen erstellen und an die Bundesbank senden. Bei einer hohen Anzahl an Beteiligungen im Ausland ist das Zusammentragen der Daten aufwendig.

otris corporate erzeugt auf Knopfdruck K-3-Berichte in dem von der Bundesbank benötigten XML-Format. Das System prüft, welche Beteiligungen die K-3-Kriterien erfüllen und überträgt die geforderten Daten in einen Bericht. Sind die Daten aller Beteiligungen in otris corporate gepflegt, erstellen Sie den jährlichen K-3-Bericht innerhalb weniger Minuten.

Übersicht bei der Gremienorganisation  
Eine Aufsichtsratssitzung steht an. Das Gremium muss in seiner aktuellen Besetzung rechtzeitig eingeladen und über die Tagesordnung informiert werden.

otris corporate informiert den für die Gremienorganisation verantwortlichen Mitarbeiter über die anstehende Sitzung. Im System findet er die Kontaktdaten der Gremienmitglieder. Die Einladung zur Aufsichtsratssitzung verschickt der Mitarbeiter direkt aus dem System, um dort hinterlegte Dokumente (z.B. die Tagesordnung oder das Protokoll der letzten Sitzung) an die E-Mail anzuhängen. Die verschickte Einladung protokolliert das System und ordnet die E-Mail automatisch der entsprechenden digitalen Akte zu.

Auskunftsfähig bei Prüfungen 
Die Steuerprüfung verlangt Daten zur Beteiligungsstruktur aus dem Jahr 2018. Ohne technische Unterstützung ist die Rekonstruktion aufwendig.

otris corporate integriert eine „Zeitmaschine“. Das System stellt den Zustand der Beteiligungsstruktur zu einem frei wählbaren Datum dar. Die historisierte Sicht erlaubt ein schnelles Zusammenstellen der Informationen. Alternativ geben Sie der Steuerprüfung einen zeitlich begrenzten Zugang zum System. Die Prüfer können dann selbstständig auf die Daten und Dokumente zugreifen, die sie benötigen.

Beteiligungsmanagement mit erweiterter Vertragsverwaltung

Mit unserer Edition zum Corporate Housekeeping erweitern Sie den Funktionsumfang der Lösung um ein vollumfängliches Vertragsmanagement. Sie verwalten hierdurch zusätzlich zu den Corporate Documents beliebig viele weitere Verträge aus dem operativen Geschäft. Doppelte Datenhaltung und Unsicherheit bei der Wahl des Aufbewahrungsortes schließen Sie aus. Sie speichern sämtliche Daten aus dem Vertrags- und Beteiligungsmanagement in einem zentralen System und behalten so die volle Kontrolle:

Gesellschaftsvertrag, Aufsichtsratsprotokoll oder KFZ-Leasingvertrag – durch Konfiguration legen Sie fest, welche Mitarbeitergruppen auf die jeweiligen Informationen zugreifen dürfen.

Weitere Informationen zu unserer Corporate Housekeeping-Lösung finden Sie in unserem Fachtext.

> Weiterleitung zum Fachtext

Welche Spezial-Lösungen bietet otris im Bereich Beteiligungsmanagement?

Beteiligungsmanagement funktioniert in Unternehmen anders als in Kommunen oder Private Equity-Gesellschaften. Um den Anforderungen von Kommunen und Private Equity-Gesellschaften gerecht zu werden, bieten wir Ihnen Beteiligungsmanagement-Software an, die exakt auf den Bedarf der beiden Branchen zugeschnitten ist. Bitte kontaktieren Sie uns für detaillierte Informationen.

Weitere Informationen zu unseren Beteiligungsmanagement-Lösungen für Kommunen und Private Equity-Gesellschaften finden Sie hier:

> Weitere Informationen zur Beteiligungsverwaltung für Kommunen
> Weitere Informationen zur Beteiligungscontrolling für Private Equity-Gesellschaften

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Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
corporate@otris.de

Bild Ansprechpartner für Vertragsmanagement-Software otris contract

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Unsere Produktbroschüre für Beteiligungsmanagement-Software