Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Corporate Documents?
13. September 2018

Corporate Housekeeping – denn Ordnung muss sein…

Es gibt sie noch: die mündliche Abmachung oder die Einigung per Handschlag. In seltenen Fällen reicht Geschäftspartnern diese Art der „Besiegelung“. In den meisten Fällen regeln jedoch schriftliche Vereinbarungen die Wirtschaftswelt. Mit jedem Geschäftsjahr wächst der Bestand an Dokumenten, die ein Unternehmen verwalten muss. Gesellschaftsverträge, Finanzierungsverträge, Geheimhaltungsverträge oder Gewinnabführungsverträge sind Grundlage für Übereinkünfte und müssen laufend überprüft und angewendet werden. Aber auch die sichere Verwaltung von Dokumenten ohne Vertragscharakter – wie Gremienprotokolle, Geschäftsberichte, Statistiken – ist Voraussetzung für eine zielführende und gesetzeskonforme Geschäftstätigkeit.

Lösungen für eine saubere Unternehmensführung

Die otris software AG ist anerkannter Experte für digitales Daten- und Dokumentenmanagement. Seit 20 Jahren helfen otris-Lösungen Unternehmen bei der Digitalisierung. Oberstes Ziel: Ein Zugewinn an Sicherheit bei Compliance-relevanten Geschäftsprozessen. Zu diesen Prozessen zählt auch das Corporate Housekeeping – oder mit anderen Worten: das Monitoring und die Verwaltung aller relevanten Corporate Documents.

Haben Sie Ihre Corporate Documents im Blick?

Egal ob Verträge oder andere Corporate Documents: Um eine gewinnbringende Verwaltung sicherzustellen, ist die Struktur entscheidend. In Konzernen ist es zunächst wichtig, dass Dokumente dem richtigen Unternehmen zugeordnet werden. Vertragsdokumente werden zusätzlich nach Vertragsarten sowie nach Organisationseinheiten untergliedert. Im Beteiligungsmanagement ist die Strukturierung komplexer, da Dokumente weiteren Unterkategorien (z.B. Geschäftsberichte, Protokolle, Gesellschaftsverträge) zugeordnet werden müssen. Um den Überblick über sämtliche Dokumente zu behalten, nutzen Unternehmen das otris-Know-how in einer zentralen Corporate Housekeeping-Lösung für Vertrags- und Beteiligungsmanagement. Nutzer, die sich am System anmelden, können unkompliziert zu dem gesuchten Dokument navigieren: Sucht ein Gremiumsmitglied beispielsweise ein bestimmtes Protokoll, wählt er die gewünschte Firma aus dem Unternehmensorganigramm und anschließend den Bereich Beteiligungsmanagement, danach das Gremium und schließlich das gesuchte Protokoll.

Bei der gezielten Suche nach einem Vertrag geht der Nutzer nach gleichem System vor und navigiert nach der Firmenauswahl in den Bereich „Vertragsmanagement“. Um umfangreiche Dokumentenbestände schnell zu durchsuchen, stehen dem Nutzer zusätzlich Such- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

Bei voller Berechtigung sieht der Nutzer das Gesamtbild und hat nicht nur Zugriff auf die Geschäftsunterlagen, sondern ebenso auf sämtliche Vertragsbeziehungen des Unternehmens. Damit die Sicherheit Ihrer sensiblen Daten gewährleistet ist, bestimmen Sie über ein Berechtigungskonzept, auf welche Dokumentenarten bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen Zugriff erhalten. So stellen Sie sicher, dass bestimmte Mitarbeiter in der Buchhaltung beispielsweise ausschließlich Vertragsarten sehen, die sie für die Rechnungsprüfung benötigen. Die Kategorien, in denen sich Geschäftsunterlagen befinden, werden diesen Mitarbeitern nicht angezeigt.

Corporate Housekeeping – mehr als ein Archiv

Das unkomplizierte Auffinden von Dokumenten durch eine strukturierte Ablage ist zwar essenziell aber nur ein Teilaspekt bei der Verwaltung von Verträgen und Geschäftsunterlagen. Einen hohen Mehrwert generieren die Fachlösungen durch die Einordnung eines Dokuments in seinen Kontext.

Gerade im Beteiligungsmanagement profitieren Nutzer von einer kontextbezogenen Betrachtung: Ein Gewinnabführungsvertrag liegt beispielsweise in derselben digitalen Akte wie die aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung. Oder der Gesellschaftsvertrag in einer Akte, die auch Register zu Anteilsdokumenten sowie zur Anteilsverteilung enthält. Auf diese Weise können dynamische Daten wie Geschäftsergebnisse unkompliziert mit statischen Dokumenteninhalten abgeglichen und auf Korrektheit überprüft werden. Neben den Geschäftsunterlagen sind die vielen Verbindlichkeiten eines Unternehmens in den „Tagesgeschäfts-Verträgen“ festgeschrieben. Wartung, Miete oder das Leasing des Fuhrparks: Verträge generieren Sicherheit aber auch Verpflichtungen und müssen daher laufend überwacht werden.

Geschäftskritische Stammdaten und Dokumente sicher und auffindbar

Corporate Documents zählen zu den wichtigsten Dokumenten im Unternehmen. Sie sind Grundlage für die Geschäftstätigkeit und müssen den zuständigen Mitarbeitern aktuell und vollständig zur Verfügung stehen. Nur durch volle Transparenz sind Mitarbeiter in der Lage, richtig zu entscheiden – sowohl betriebswirtschaftlich als auch in Rechts- und Compliancefragen. Unsere Lösung generiert Transparenz und ordnet die Daten und Dokumente, die Basis Ihres Unternehmens sind.

Auf unseren Produktseiten otris contract und otris corporate stellen wir Ihnen die vielfältigen Spezialfunktionen der Lösungen für Vertrags- und Beteiligungsmanagement vor, die – je nach Anforderung – in Ihre Corporate Housekeeping-Lösung integriert werden.

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