Glossar zu den otris Fachlösungen

Compliance Management System

Als Compliance Management System (CMS) werden alle Prozesse und Maßnahmen bezeichnet, die das Ziel haben, die Regelkonformität einer Organisation (z.B. Unternehmen) zu unterstützen.

1. Wozu dient ein Compliance Management System?

Wichtigste Aufgabe eines CMS ist die Etablierung einer Compliance-Kultur in der Organisation. Durch Mitarbeiterinformation und durch Kontrolle sollen Regelverstöße präventiv verhindert bzw. frühzeitig erkannt werden, um Risiken zu reduzieren. Zu den Risiken, die durch Regelverstöße entstehen, zählen nicht nur behördliche Sanktionen, sondern ebenso Imageverlust oder Glaubwürdigkeitseinbußen.

2. Aus welchen Bestandteilen besteht ein Compliance Management System?

Ein Compliance Management System (CMS) besteht aus verschiedenen Bestandteilen, die je nach Bedarf und Komplexität des Unternehmens variieren. Häufig beinhaltet ein CMS folgende Bestandteile:

  • Compliance-Richtlinien: Dokumentierte Leitlinien, die das Verhalten der Mitarbeiter im Hinblick auf rechtliche und regulatorische Anforderungen definieren.
  • Risikoanalyse und -bewertung: Methoden und Verfahren zur systematischen Identifikation und Bewertung von Risiken.
  • Maßnahmenmanagement: Verfahren zur Organisation und systematischen Nachverfolgung von Maßnahmen.
  • Hinweisgebersystem: Ein System, das Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, Bedenken bezüglich Compliance-Verstößen anonym zu melden.
  • Dokumentation und Reports: Die systematische Dokumentation von Compliance-Maßnahmen, um deren Nachvollziehbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Wirksamkeit sicherzustellen.

Wie Organisationen ihr CMS ausgestalten sollen, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Orientierung verschafft die Norm ISO 19600.

3. Welche Vorteile hat ein digitales Compliance Management System?

Compliance Management ist ein komplexes Aufgabenfeld. Ein digitales CMS unterstützt in vielerlei Hinsicht, die komplexen Aufgaben zu bewältigen:

  • Prozessautomatisierung unterstützt bei der operativen Arbeit, indem einfache, wiederkehrende Prozesse vom System ausgeführt werden. Beispiel Richtlinienverteilung: Das digitale System stellt den Mitarbeitern die Richtlinien zu, registriert die Empfangsbestätigung und sendet Erinnerungen, falls es keine Empfangsbestätigung erhalten hat.
  • Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozesse und Aufgaben, die nicht manuell ausgeführt werden müssen, sparen Unternehmen Kosten.
  • Reporting und Analyse: Digitale Systeme vereinfachen die Erstellung von Berichten und Analysen. Nach vorab definierten Kriterien können Berichte „auf Knopfdruck“ erstellt und die Ergebnisse durch das System visualisiert werden.
  • Zentrale Datenhaltung: Ein digitales System ermöglicht die zentrale Speicherung von Compliance-Dokumenten, Daten und Maßnahmen, was die Transparenz und die Nachverfolgbarkeit von Compliance-Aktivitäten verbessert.
  • Sicherheit: Digitale Systeme können die Datensicherheit gegenüber analogen Systemen verbessern, wenn sie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und andere Sicherheitsfunktionen bieten können.
  • Skalierbarkeit: Ein digitales System kann leicht an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, da es keine Einschränkungen hinsichtlich der Speicher- oder Verarbeitungskapazität gibt.
  • Wirksamkeit: Durch Dokumentenlenkungsfunktionen, Prozessvorgaben sowie Reporting-, Dokumentations-, und Kontrollfunktionen hilft Spezialsoftware bei der Einrichtung und Aufrechterhaltung eines CMS.
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CMS