Grundsatzerklärung erstellen und kommunizieren
Eine Vorgabe des LkSG ist die Erstellung einer Grundsatzerklärung mit einem klaren Bekenntnis gegen Menschenrechtsverletzungen und Umweltschädigung sowie die Verteilung des Dokuments an alle relevanten Stakeholder.
Prozess-Unterstützung: otris diligence beinhaltet Redaktionsfunktionen. Sie arbeiten im Team gemeinsam an einem Textentwurf und nutzen Funktionen zum Kommentieren und Redigieren sowie Freigabeworkflows. Ist die Grundsatzerklärung erstellt, versenden Sie das Dokument aus dem System heraus an die Stakeholder. Die Versendung sowie den Status der Empfangsbestätigung dokumentiert das System automatisiert.
Um Risiken zu identifizieren, die sich aus Lieferbeziehungen ergeben, müssen Basis-Daten zu allen Lieferanten möglichst vollständig zusammengetragen und strukturiert werden. Hinzu kommen die Daten der unternehmenseigenen Betriebsstätten.
Prozess-Unterstützung: Eine Schnittstelle in otris diligence ermöglicht die Anbindung externer Datenbanken. Aus der Lieferantendatenbank des Unternehmens importiert das System Basis-Daten. Dazu zählen neben dem Lieferantennamen auch das Land der Betriebsstätte, das Volumen der Geschäftsbeziehung oder die Produktgruppe. Daten zu den unternehmenseigenen Betriebsstätten können nach demselben Prinzip aus Drittsystemen importiert oder händisch angelegt werden.
Priorisierung durchführen
Bei einem großen Gesamtbestand an Lieferanten ist es sinnvoll, zunächst die Lieferanten zu untersuchen, die ein hohes abstraktes Risiko aufweisen.
Prozess-Unterstützung: otris diligence unterstützt durch einen Priorisierungs-Prozess, der Lieferanten nach der Höhe abstrakter Risiken sortiert. Die Lösung prüft automatisiert, ob Lieferanten auf Indizes oder Sanktionslisten stehen. Dafür gleicht das System die importierten Lieferantendaten regelmäßig mit öffentlich zugänglichen Datenbanken ab. In einem zweiten Schritt identifiziert die Lösung abstrakte Risiken, die nach vorab festgelegten Kriterien definiert werden. Zu diesen Kriterien zählen beispielsweise der Standort einer Betriebsstätte, die gelieferten Produkte oder der Wert der gelieferten Ware. Im Ergebnis erstellt otris diligence eine Liste mit den Zulieferern und Unternehmens-Betriebsstätten, die mit hoher Priorität einer weiteren Risikoprüfung unterzogen werden sollten.
Erste Präventionsmaßnahmen definieren
Die Identifikation abstrakter Risiken kann bereits ausreichend sein, um Präventionsmaßnahmen abzuleiten.
Prozess-Unterstützung: Nach der Entscheidung für eine Präventionsmaßnahme, wird sie in otris diligence dem Risiko / Unternehmen zugeordnet. Die Kommunikation mit dem betroffenen Lieferanten sowie die Bearbeitung und Nachverfolgung der Maßnahme organisieren Sie mit lösungseigenen Funktionen. Das System dokumentiert die Kommunikation und alle Aktivitäten automatisiert.
Lieferantenfragebögen erstellen/verteilen
Nach der Identifikation abstrakter Risiken müssen Fragebögen an die priorisierten Lieferanten gesendet werden.
Prozess-Unterstützung: Lieferantenfragebögen erstellen Sie innerhalb der Lösung. Sie versenden die Fragebögen aus dem System gebündelt an von Ihnen ausgewählte Lieferanten. Die Empfänger werden aufgefordert, ein Webformular auszufüllen (keine zusätzliche Kommunikation via E-Mail mit Anhang).
Auswertung / Erneute Priorisierung
Die Beantwortung der Lieferantenfragebögen ermöglicht eine weitergehende Priorisierung.
Prozess-Unterstützung: Das System dokumentiert nicht nur die Aussendung, sondern auch die Empfangsbestätigung und wertet die zurückgesendeten Antworten automatisiert aus. Die übersichtliche Auswertung klassifiziert Lieferanten nach Risikopotenzial.
Risiken bewerten
Das LkSG beschreibt ein funktionierendes Risikomanagement als zentrales Element, um Sorgfaltspflichten angemessen und wirksam nachzukommen. Ziel der Risikoanalyse ist es, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich sowie in der Lieferkette zu identifizieren. Die Risikoanalyse ist wiederum Grundlage für Präventions- und Abhilfemaßnahmen.
Prozess-Unterstützung: otris diligence integriert ein vollständiges Risk Management System. Über die zuvor erstellten Fragebögen holen Sie die relevanten Informationen von Ihren Lieferanten ein. Bewertungsfunktionen unterstützen Sie bei der Klassifizierung und Gewichtung im Hinblick auf Eintrittswahrscheinlichkeit sowie Ausmaß, Umfang und Unumkehrbarkeit. Durch die Visualisierung der Ergebnisse verdeutlicht das System, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.
Beschwerden aufnehmen
Das LkSG sieht vor, dass Unternehmen einen öffentlich zugänglichen Beschwerdekanal einrichten, der die Identität des Nutzers schützt und in allen notwendigen Sprachen verfügbar ist.
Prozess-Unterstützung: otris software ist Hersteller eines etablierten Hinweisgebersystems, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die LkSG-Lösung der otris ergänzt. Eine Anbindung bestehender Fremdsysteme ist ebenfalls möglich. Abgegebene Beschwerden können mit dem jeweiligen Lieferanten verknüpft werden und fließen in die Risikobewertung ein.
Präventions- und Abhilfemaßnahmen durchführen
Um angemessen auf identifizierte Risiken zu reagieren, müssen Unternehmen zielgenaue Präventions- und Abhilfemaßnahmen durchführen.
Prozess-Unterstützung: Die Risikobewertung identifiziert Handlungsbedarf. Die abgeleiteten Präventions- und Abhilfemaßnahmen ordnen Sie im System den entsprechenden Risiken zu. Über etablierte Methoden organisieren Sie mit otris diligence die Kommunikation der Maßnahme an die Verantwortlichen sowie die Nachverfolgung der Umsetzung. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Planung und Durchführung von Audits.
Bericht erstellen
Eine wesentliche Anforderung des LkSG ist die regelmäßige Erstellung eines öffentlichen Berichts nach BAFA-Vorgaben. Der Bericht generiert sich aus den Antworten eines strukturierten Fragebogens mit offenen und geschlossenen Fragen.
Prozess-Unterstützung: otris diligence generiert den Bericht „auf Knopfdruck“. Zur Beantwortung des BAFA-Fragenkatalogs stellt die Lösung Daten aus den unterschiedlichen Funktionsbereichen des Systems zusammen (identifizierte Risiken, eingegangene Beschwerden, umgesetzte Maßnahmen etc.).
Ihr Kontakt zur otris
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