Wissensplattform

Verarbeitungstätigkeiten

Mit Verarbeitungstätigkeiten sind in der EU-DSGVO Tätigkeiten gemeint, bei denen personenbezogene Daten manuelle oder automatisch verarbeitet werden.

Versionierung

Durch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.

Vertrag

Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.

Vertragsart

Die im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmen die Vertragsart / den Vertragstyp.

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.

Vertragsdatenbank: Definition, Funktionen & Nutzen

Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen und spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen jeder Größe und Branche. Ein effizientes Vertragsmanagement ist daher unerlässlich. Eine wesentliche Komponente dieses Managements ist die Vertragsdatenbank, in der alle Verträge systematisch, sicher und zentral gespeichert werden. Eine gut konzipierte Vertragsdatenbank bietet spezifische Funktionsbausteine, die nicht nur den betrieblichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch die Zugänglichkeit und Effizienz der Arbeitsprozesse für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessern. Zu den Hauptnutzen gehören eine verbesserte Übersicht, Zugriffskontrolle und Risikominimierung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen.

Vertragsgegenstand

Der Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.

Vertragshistorie

Die Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).

Vertragskorrespondenz

Korrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.

Vertragslaufzeit verstehen und richtig auswählen

Die Vertragslaufzeit ist ein wichtiges Kriterium bei Vertragsverhandlungen. Oft entscheidet die Vertragsdauer über den (Miss)Erfolg einer Geschäftsbeziehung. Eine sorgfältige Auswahl der Vertragslaufzeit ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effektiv zu managen, Risiken zu minimieren und sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Vertragslebenszyklus: Prozesse verstehen, Risiken minimieren, Effizienz steigern

Verträge begleiten nahezu alle geschäftlichen Aktivitäten – vom Einkauf über Kooperationen bis hin zu Arbeitsverhältnissen. Doch viele Unternehmen betrachten Verträge noch immer als statisches Dokument und nicht als dynamischen Prozess. Wer jedoch den gesamten Vertragslebenszyklus im Blick hat, kann Risiken reduzieren, Fristen sicher einhalten und die Effizienz im Vertragsmanagement deutlich steigern.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was der Vertragslebenszyklus umfasst, welche Phasen entscheidend sind – und wie ein strukturiertes Management dabei hilft, Verträge rechtssicher, transparent und wirtschaftlich zu steuern.

Vertragsmanagement: Definition, Aufgaben, Tools, Nutzen

Das Vertragsmanagement (engl. contract management) hat die Aufgabe, die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens zu verwalten und zu optimieren. Durch eine einheitliche Strukturierung aller Vorgänge finden die Mitarbeiter die benötigten Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Dies unterstützt sie dabei, Entscheidungen schneller zu treffen, Fristen einzuhalten, Risiken zu minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich effizient zu arbeiten sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) zu gewährleisten.

Vertragsmanagementsystem: Definition, Aufgaben & Anwendungsfälle

Vertragsmanagementsysteme sind entscheidende Werkzeuge für Unternehmen, die eine effiziente Verwaltung ihrer Verträge anstreben. Mit einer gut implementierten Lösung können Unternehmen Risiken minimieren, Kosten senken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was ein Vertragsmanagementsystem ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen. Zudem werden wir einige Anwendungsfälle vorstellen, um die praktischen Einsatzmöglichkeiten zu veranschaulichen.

Vertragsmanager

Der Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.

Vertragsrisiko

Durch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).

Vertragsverlängerung

Verträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.

Vertragsverwaltung: Definition, Aufgaben und Tipps

Die Vertragsverwaltung ist ein Teilaspekt des Vertragsmanagements, der die systematische Organisation und Aufbewahrung von Verträgen sowie der dazugehörigen Dokumente sicherstellt. Eine gut organisierte Vertragsverwaltung ermöglicht Mitarbeitenden einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf relevante Vertragsdaten. Sie ist essenziell, um Geschäftsprozesse reibungslos abzuwickeln, regulatorische Anforderungen einzuhalten, rechtliche Fallstricke zu vermeiden und vertragliche Risiken zu minimieren.

Vertragsvorlagen

Eine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.

Volltextindexierung

Im digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.

Vorgang

In der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.