otris - Glossar
Auf unserer Webseite versuchen wir die Texte so zu gestalten, dass sie leicht verständlich sind. Ganz ohne Fachbegriffe geht es jedoch nicht. Die Bedeutung ausgewählter Fachbegriffe zu den Themen Vertrags-, Beteiligungs-, Compliance-, und Datenschutzmanagement erläutern wir in unserem Glossar.Verarbeitungstätigkeiten
Mit Verarbeitungstätigkeiten sind in der EU-DSGVO Tätigkeiten gemeint, bei denen personenbezogene Daten manuelle oder automatisch verarbeitet werden.
Mehr zum ThemaVersionierung
Durch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.
Mehr zum ThemaVertrag
Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.
Mehr zum ThemaVertragsart
Die im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmen die Vertragsart / den Vertragstyp.
Mehr zum ThemaVertragscontrolling
Das Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.
Mehr zum ThemaVertragsdatenbank: Definition, Funktionen & Nutzen
Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen und spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen jeder Größe und Branche. Ein effizientes Vertragsmanagement ist daher unerlässlich. Eine wesentliche Komponente dieses Managements ist die Vertragsdatenbank, in der alle Verträge systematisch, sicher und zentral gespeichert werden. Eine gut konzipierte Vertragsdatenbank bietet spezifische Funktionsbausteine, die nicht nur den betrieblichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch die Zugänglichkeit und Effizienz der Arbeitsprozesse für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessern. Zu den Hauptnutzen gehören eine verbesserte Übersicht, Zugriffskontrolle und Risikominimierung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen.
Mehr zum ThemaVertragsgegenstand
Der Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.
Mehr zum ThemaVertragshistorie
Die Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).
Mehr zum ThemaVertragskorrespondenz
Korrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.
Mehr zum ThemaVertragslaufzeit
Die Vertragslaufzeit ist der Zeitraum, in der ein Vertrag Gültigkeit besitzt.
Mehr zum ThemaVertragslebenszyklus
Der Vertragslebenszyklus beschreibt die unterschiedlichen Phasen im „Leben“ eines Vertrages:
Mehr zum ThemaVertragsmanagement: Definition, Aufgaben, Tools, Nutzen
Das Vertragsmanagement (engl. contract management) hat die Aufgabe, die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens zu verwalten und zu optimieren. Durch eine einheitliche Strukturierung aller Vorgänge finden die Mitarbeiter die benötigten Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Dies unterstützt sie dabei, Entscheidungen schneller zu treffen, Fristen einzuhalten, Risiken zu minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich effizient zu arbeiten sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) zu gewährleisten.
Mehr zum ThemaVertragsmanagementsystem: Definition, Aufgaben & Anwendungsfälle
Vertragsmanagementsysteme sind entscheidende Werkzeuge für Unternehmen, die eine effiziente Verwaltung ihrer Verträge anstreben. Mit einer gut implementierten Lösung können Unternehmen Risiken minimieren, Kosten senken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was ein Vertragsmanagementsystem ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen. Zudem werden wir einige Anwendungsfälle vorstellen, um die praktischen Einsatzmöglichkeiten zu veranschaulichen.
Mehr zum ThemaVertragsmanager
Der Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.
Mehr zum ThemaVertragsrisiko
Durch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).
Mehr zum ThemaVertragsverlängerung
Verträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.
Mehr zum ThemaVertragsverwaltung: Definition, Aufgaben und Tipps
Die Vertragsverwaltung ist ein Teilaspekt des Vertragsmanagements, der die systematische Organisation und Aufbewahrung von Verträgen sowie der dazugehörigen Dokumente sicherstellt. Eine gut organisierte Vertragsverwaltung ermöglicht Mitarbeitenden einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf relevante Vertragsdaten. Sie ist essenziell, um Geschäftsprozesse reibungslos abzuwickeln, regulatorische Anforderungen einzuhalten, rechtliche Fallstricke zu vermeiden und vertragliche Risiken zu minimieren.
Mehr zum ThemaVertragsvorlagen
Eine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.
Mehr zum ThemaVolltextindexierung
Im digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.
Mehr zum ThemaVorgang
In der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.
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