Glossar zu den
otris Fachlösungen

otris - Glossar

Auf unserer Webseite versuchen wir die Texte so zu gestalten, dass sie leicht verständlich sind. Ganz ohne Fachbegriffe geht es jedoch nicht. Die Bedeutung ausgewählter Fachbegriffe zu den Themen Vertrags-, Beteiligungs-, Compliance-, und Datenschutzmanagement erläutern wir in unserem Glossar.
Datenbank

Mithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.

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Datenschutz

Einzelpersonen haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Durch adäquaten Datenschutz erreichen Verarbeiter personenbezogener Daten (z.B. Unternehmen), dass dieses Recht nicht verletzt wird.

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Datenschutz-Folgenabschätzung

Verarbeitet ein Verantwortlicher besonders sensible Daten, muss er die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung über eine Datenschutzfolgenabschätzung prüfen. Unter welchen Umständen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist regelt der Art. 35 DSGVO.

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Datenschutzmanagement

Ziel des Datenschutzmanagements ist die unternehmensweite Implementierung und Aufrechterhaltung eines Systems, mit dem gesetzliche und betriebliche Datenschutz-Anforderungen umgesetzt werden.

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Datenschutzmanagement-System

Ein Datenschutzmanagement-System (DMS) unterstützt Verantwortliche, die betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz umzusetzen. Das System vereinfacht Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der Datenschutzaktivitäten durch standardisierte Abläufe.

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Digitale Vertragsakte

In einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.

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Digitales Vertragsmanagement verstehen und nutzen

Ein System für das Vertragsmanagement kann sowohl analog als auch digital funktionieren. Gegenüber analogen Systemen generiert digitales Vertragsmanagement jedoch eine Reihe von Vorteilen in den Bereichen Sicherheit, Transparenz und Effizienz. Durch digitale Systeme können Organisationen nicht nur operative Kosten senken, sondern auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben vereinfachen und die gesamte Vertragsverwaltung optimieren.

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Dokument

Ein Dokument dient der Vermittlung von Wissen/Information und/oder dem Nachweis von Konformität. Es fasst Informationen auf einem Trägermedium (z.B. Papier, elektronische/optische Datenträge, magnetische Träger) zusammen und ist als Gesamtheit identifizierbar (vgl. ISO 9000:2014).

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Dokumenten-Management-System (DMS)

Unternehmen und Organisationen setzen Dokumenten-Management-Systeme ein, um elektronische Dokumente zu verwalten, die auf einer Datenbank liegen.

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Dokumentenlenkung

Als Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.

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