DMS: Bedeutung & Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

Ein DMS bringt zahlreiche Vorteile – sowohl für einzelne Mitarbeitende als auch für ganze Abteilungen oder Unternehmensstandorte. Zu den wichtigsten Nutzenaspekten zählen:

• Zentrale Ablage: Alle Informationen sind an einem zentralen Ort zu finden – dies verhindert doppelte Datenhaltung sowie Aktualitätskonflikte und reduziert Medienbrüche und Informationsverlust.
• Zugriff jederzeit & von überall: Berechtigte Nutzer können auch remote auf relevante Dokumente zugreifen – auch im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen.
• Prozessoptimierung: Wiederkehrende Prozesse wie Terminüberwachung, Freigaben oder Eskalationsmanagement werden automatisiert. Das senkt Fehlerquellen und entlastet von manuellen Routineaufgaben.
• Zeitersparnis: Ein strukturiertes Ablagesystem mit Such- und Filterfunktionen ermöglicht schnelle Zugriffe auf benötigte Informationen – die aufwendige Aktenrecherche entfällt.
• Sicherheit & Compliance: Dokumente werden rechtskonform archiviert, im Einklang mit DSGVO und GoBD. Durch ein klar geregeltes Berechtigungskonzept wird zudem ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet.
• Bessere Zusammenarbeit: Ein DMS bietet eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit: Mitarbeitende können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, direkt im System kommentieren und Änderungen verfolgen. Dank integrierter Versionierung bleibt die Übersicht jederzeit gewahrt.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) lohnt sich für Unternehmen nahezu jeder Größe – bereits ab etwa 20 Mitarbeitenden kann der Einsatz organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll sein.

Besonders effizient ist ein DMS für:

• Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen, z. B. durch Auftragsabwicklung, Vertragswesen oder Rechnungsbearbeitung
• Organisationen mit verteilten Teams oder mehreren Standorten, die auf gemeinsame Dokumentenzugriffe angewiesen sind
• Branchen mit strengen Compliance-Vorgaben, etwa im Rechtswesen, Gesundheitswesen, in der Finanzbranche oder Industrie
• Projektorientierte Unternehmen, bei denen viele Beteiligte auf aktuelle Unterlagen zugreifen und Abstimmungen dokumentieren müssen
• Öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen, die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Archivierung gewährleisten müssen

Ein leistungsfähiges DMS sollte alle Phasen der Dokumentenverarbeitung digital unterstützen – von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur rechtskonformen Archivierung. Die folgenden Funktionen bilden die technologische Basis für strukturierte, skalierbare Informationsprozesse:

• Dokumentenerfassung
  Sowohl digitale Dateien als auch Papierdokumente müssen erfasst werden können – Letztere z. B. über Scan-Software mit OCR-Texterkennung.
• Indexierung mit Metadaten
  Dokumente lassen sich strukturiert ablegen, wenn sie mit passenden Metadaten versehen sind – z. B. Dokumententyp, Datum, Abteilung, Status oder Aktenzeichen. Die Definition dieser Metadaten ist ein wichtiger Vorbereitungsschritt bei der Einführung eines DMS.
• Volltextsuche
  Eine leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es, Inhalte übergreifend nach Begriffen, Dateinamen oder Metadaten zu durchsuchen – schnell und zuverlässig.
• Rechtemanagement & Zugriffskontrolle
  Ein DMS sollte exakt steuern können, welche Benutzer Dokumente anzeigen, bearbeiten oder freigeben dürfen – abgestuft nach Rollen oder Abteilungen.
• Versionierung & Dokumentenhistorie
  Änderungen an Dokumenten müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine Versionierung erlaubt den Zugriff auf frühere Bearbeitungsstände.
• Workflows & Automatisierung
  Wiederkehrende Abläufe – etwa Genehmigungs- oder Freigabeprozesse – können durch definierte Workflows automatisiert werden.
• Revisionssichere Archivierung
  Für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist eine revisionssichere Speicherung nach DSGVO und GoBD unerlässlich.
• Integration in bestehende Systeme
  Ein modernes DMS lässt sich problemlos in ERP-, CRM- oder E-Mail-Systeme integrieren – idealerweise über offene Schnittstellen wie eine REST-API.
• Mobiler Zugriff
  Ein DMS entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn auch mobil darauf zugegriffen werden kann – etwa über eine Cloud-Anbindung oder mobile App.

Die Einführung eines DMS ist ein strategisches Projekt und bringt tiefgreifende organisatorische Veränderungen mit sich. Umso wichtiger ist eine strukturierte Planung – denn typische Fehler können die erhofften Effizienzgewinne deutlich mindern.

Nachfolgend finden Sie die häufigsten Stolpersteine – und wie Sie ihnen begegnen:

Fehlende oder unzureichende Strategie

Ohne klar definierte Anforderungen und Ziele fehlt die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung. Der erste Schritt bei der Einführung eines DMS sollte daher immer die Entwicklung einer durchdachten Strategie sein.

Dazu gehört eine fundierte Analyse des IST-Zustands: Wie werden Dokumente aktuell verarbeitet, wo bestehen Medienbrüche, wie sieht die Zusammenarbeit aus? Auf dieser Basis entsteht ein konkreter Anforderungskatalog, der die technische und organisatorische Grundlage bildet.

Darauf aufbauend lässt sich ein tragfähiges Umsetzungskonzept entwickeln – idealerweise unter Einbindung zentraler Fachabteilungen und relevanter Stakeholder. Dieses Konzept sollte klar dokumentiert sein, um spätere Missverständnisse zu vermeiden und als Referenz für Projektverlauf und Erfolgskontrolle zu dienen.

Keine Abstimmung mit der IT-Abteilung

Was auf dem Papier sinnvoll erscheint, ist technisch nicht immer umsetzbar. Deshalb sollte bereits in der Planungsphase geprüft werden, ob die vorhandene IT-Infrastruktur ein DMS-Projekt mitträgt.

Gemeinsam mit der IT-Abteilung lassen sich frühzeitig wichtige Fragen klären:

• Sind bestehende Systeme und Schnittstellen kompatibel?
• Welche Sicherheitsanforderungen gelten – und wie lassen sie sich umsetzen?
• Wie hoch ist der interne Aufwand für Integration und Wartung?

Die frühzeitige Einbindung der IT sorgt für realistische Planung, technische Machbarkeit – und verhindert spätere Blockaden im Projektverlauf.

Zu wenig Recherche bei der Anbieter-Auswahl

Eine sorgfältige Auswahl des passenden Anbieters ist entscheidend – nicht nur im Hinblick auf die angebotenen Funktionen, sondern auch in Bezug auf Servicequalität, Skalierbarkeit, Support und Branchenerfahrung.

Hilfreiche Fragen im Auswahlprozess sind zum Beispiel:

• Wie erfolgt die Integration in unsere bestehende Systemlandschaft?
• Ist das System bei Unternehmenswachstum skalierbar?
• Welche Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfüllt das DMS?
• Können eigene Workflows flexibel konfiguriert werden?
• Welche Unterstützung bietet der Anbieter bei Einführung und Schulung?
• Wie flexibel ist das Berechtigungs- und Rollenkonzept?
• Gibt es Referenzen aus unserer Branche?
• Wie transparent sind die laufenden Kosten (z. B. Lizenz, Support, Wartung)?

Zu komplexer Rollout

Auch die Einführung eines DMS muss strukturiert geplant sein. Wer zu viele Funktionen gleichzeitig einführt oder ohne klar definierte Pilotbereiche startet, riskiert eine Überforderung der Nutzenden – und damit mangelnde Akzeptanz.

Ein schrittweiser Rollout ist in den meisten Fällen zielführender – sowohl mit Blick auf die Einführung neuer Abläufe als auch auf den Schulungsaufwand.

Mangelnde Nutzenkommunikation und Schulung

Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik – sondern an fehlender Akzeptanz im Unternehmen. Um dem entgegenzuwirken, sollten frühzeitig „Key User“ benannt werden, die aktiv in das Projekt eingebunden sind, intern als Multiplikatoren wirken und die Veränderungen mittragen.

Ebenso wichtig sind zielgruppengerechte Schulungen, die Mitarbeitende auf ihrem aktuellen Wissensstand abholen und strukturiert an die neue Arbeitsweise heranführen. Dabei sollte nicht nur das „Wie“, sondern auch das „Warum“ klar kommuniziert werden – um Verständnis und Akzeptanz zu fördern.

Zu wenig Anpassung auf individuelle Prozesse

Ein DMS entfaltet seinen vollen Nutzen nur dann, wenn die zugrunde liegenden Prozesse zuvor gründlich analysiert und sinnvoll digital abgebildet wurden. Werden Standardlösungen ohne Anpassung übernommen, bleiben Effizienzpotenziale ungenutzt – oder führen sogar zu Frustration im Arbeitsalltag.

Besonders wichtig ist die durchdachte Definition der Metadatenfelder. Sie bestimmen, wie strukturiert die Ablage funktioniert – und wie schnell sich relevante Dokumente später auffinden lassen. Eine falsche oder zu allgemeine Metadatenstruktur kann die Suche erschweren und die Akzeptanz beeinträchtigen.

Ein DMS ist nicht nur eine digitale Ablage – es bildet auch die technologische Grundlage für viele fachspezifische Prozesse im Unternehmen. Je breiter ein DMS in verschiedenen Abteilungen genutzt wird, desto stärker entfaltet es seinen Nutzen – insbesondere für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Viele Dokumentenmanagement-Systeme lassen sich durch spezialisierte Anwendungen für unterschiedliche Fachbereiche erweitern:

• für das Vertragsmanagement in der Rechtsabteilung,
• für die digitale Personalakte in der HR-Abteilung,
• für das Richtlinienmanagement oder Datenschutzmanagement im Compliance-Bereich,
• für die strukturierte Angebots- und Bestellverwaltung im Vertrieb oder Einkauf,
• für die projektspezifische Dokumentation in technischen oder administrativen Teams.

Auch bei otris basiert die modulare Systemarchitektur auf einer gemeinsamen DMS-Grundlage: documentsOS. Diese Plattform bildet die technische Basis für Fachlösungen, die sich gezielt an die Anforderungen unterschiedlicher Geschäftsbereiche anpassen lassen – inklusive Workflow-Steuerung, Automatisierung, Rollenmanagement und KI-gestützter Unterstützung durch den otris copilot.

Ein DMS schafft nicht nur Ordnung – es ist ein strategischer Schlüssel für die digitale Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Angesichts steigender Datenmengen, dezentraler Arbeitsweisen und wachsender regulatorischer Anforderungen wird ein effizientes, transparentes Dokumentenmanagement zur unverzichtbaren Grundlage.

Wer frühzeitig in eine durchdachte und skalierbare Lösung investiert, schafft die Basis für digitale Resilienz, bessere Entscheidungen und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.