Wie optimieren Sie die Zusammenarbeit in Fachabteilungen?

Die digitale Akte führt zu mehr Transparenz und vereinfacht Ihre Geschäftsprozesse

Mit otris dossier nutzen Sie digitale Akten (E-Akten) zielgerichtet an ausgewählter Stelle im Unternehmen: Markenakten, Fall/Prozessakten, Projektakten, Lieferanten/Kundenakten, Fuhrparkakten oder Digitale Personalakten – otris dossier hilft Ihnen dort, wo papierbasierte Prozesse einem schnellen, rechtskonformen und transparenten Management im Wege stehen. Die schlanken otris dossier-Facheditionen sind umgehend einsatzbereit, frei kombinier- und schrittweise ausbaubar.

Ob in der Rechtsabteilung, der Verwaltung oder im Personalmanagement – Sie wählen aus einer Vielzahl fachlicher Einsatzmöglichkeiten und unternehmensspezifischer Anpassungen.

Unabhängig vom Einsatzgebiet bleibt das Grundprinzip gleich: Dokumente und Vorgänge liegen in digitalen Akten, die berechtigte Mitarbeiter über Such- und Sortierfunktionen auf einfachem Wege finden. Per Webbrowser oder App greifen Mitarbeiter ortsunabhängig auf den digitalisierten Aktenbestand zu, um Geschäftsvorfälle zu bearbeiten. Softwareerweiterungen wie Freigabe- oder Genehmigungsworkflows steuern den Lauf von Vorgängen und Dokumenten durch das Unternehmen. Je nach Konfiguration unterstützt otris dossier den Anwender bei der Bearbeitung von so unterschiedlichen Aufgaben wie der Bearbeitung eines Urlaubsantrags bis hin zur Zusammenstellung und Strukturierung aller Dokumente und Informationen, die für eine Markenanmeldung erforderlich sind.

Das Potenzial, das in der Digitalisierung von Unternehmensprozessen steckt, ist enorm. Entscheiden Sie, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen durch otris dossier einfacher werden.

Digitale Akte im Zentrum
Das Herzstück der Software-Anwendung otris dossier ist die digitale Akte (E-Akte). Sie enthält die Daten und Dokumente, die Mitarbeiter zur Bearbeitung von Geschäftsvorfällen benötigen. Die Anzahl an E-Akten, die Unternehmen mit otris dossier verwalten können, ist theoretisch unbegrenzt. Ebenso der Umfang: Fallakten die ein einzelnes Schriftstück enthalten oder Projektakten mit Tausenden Vorgängen / Dokumente – die E-Akten gliedern Information unabhängig vom Inhalt. Bewährte Konventionen aus papierbasierten Aktensystemen strukturieren auch die digitale Akte: die Verschlagwortung, die Vergabe eines Aktentitels oder die vorgangsbezogene Zuordnung der Inhalte.

otris dossier bietet dem Anwender unterschiedliche Suchfunktionen, um nach E-Akten zu recherchieren: Entlang der übergeordneten Aktenstruktur, über die Schlagwortsuche, über eine Volltextsuche und/oder über Sortierfunktionen. Eine sichere Speicherung, browserbasierte und ortsunabhängige Nutzung sowie leichtes Auffinden der E-Akten sind Basiselemente, auf denen otris dossier aufbaut. Automatisierte Datenimporte, Schnittstellen zu Drittsystemen sowie eine workflowbasierte Versendung und Bearbeitung von E-Akten sind mögliche Ausbaustufen.

Digitale Aktenlösungen wie IP-Akte, Prozessakte, Projektakte, HR-Akte mit otris dossier

Mit otris dossier, unserer Software für die elektronische Aktenverwaltung, digitalisieren Sie Unternehmensprozesse. Das Zentrum der Lösung bildet die E-Akte, mit der Sie Dokumente sowie Stammdaten strukturieren, speichern, leicht wiederauffinden, bearbeiten und durch das Unternehmen leiten. Schnittstellen realisieren die Anbindung bestehender Systeme und vereinfachen die Kommunikation nach außen.

E-Akten in der Praxis

E-Akten als reine Ablage für elektronische Dokumente zu nutzen, ist der erste Schritt zur Digitalisierung. Durch Automatisierung und softwaregestützte Workflows schöpfen Unternehmen das volle Potenzial aus. Von der Erfassung der Dokumente/Informationen über die Bearbeitung bis zum Abschluss eines Geschäftsvorfalls unterstützt otris dossier bei Automatisierung, Fehlervermeidung und Prozessbeschleunigung:

Wie gelangen die Dokumente in das System?
Eingehendes Schriftgut muss in Akten überführt werden – das gilt für Papier-Akten wie für digitale Akten. Der große Unterschied: Die Art und Weise der Übertragung und die anschließende Bearbeitung. Um Schriftgut, das Unternehmen in Papierform erreicht, E-Akten zuzuordnen, muss es digitalisiert/eingescannt werden. Das ist ein zusätzlicher Arbeitsschritt gegenüber der physischen Aktenverwaltung. Auf der anderen Seite entfällt der Prozess des Ausdruckens von Dokumenten, die das Unternehmen elektronisch – z.B. per E-Mail oder Formular – erreichen. Bei der Zuordnung elektronischer Dokumente zur E-Akte unterstützt das System: otris dossier wird – je nach Anforderung – so konfiguriert, dass Dokumente automatisiert den entsprechenden E-Akten zugeordnet werden (z.B. in Abhängigkeit von Absendernamen oder Schlagworten). Die manuelle Aktenzuordnung durch Mitarbeiter wird ebenfalls durch Digitalisierung vereinfacht: Per Drag & Drop zieht der Mitarbeiter ein Dokument in die zugehörige E-Akte.

Wie bearbeiten Anwender Dokumente und Vorgänge?
Nachdem das Dokument in die E-Akte überführt wurde, ist es zur weiteren Bearbeitung des Geschäftsvorfalls verfügbar. Ein Rechte- und Rollenmanagement legt fest, welche Mitarbeiter(gruppen) oder Unternehmenseinheiten Zugriff auf die Akte erhalten. Entlang der Aktenstruktur oder über Suchfunktionen findet der Mitarbeiter Dokumente, die otris dossier ohne Medienbruch anzeigt. Zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls nutzt er Editier- und Versendefunktionen. Das System dokumentiert automatisch, Bearbeitung und Versionsstände von Dokumenten und Vorgängen sowie die Versendung an interne oder externe Adressaten. Bei Bedarf vereinfachen Workflow-Erweiterungen die Bearbeitung von Vorgängen, die an unterschiedlicher Stellen im Unternehmen geprüft, ergänzt, eingesehen oder genehmigt werden. Durch Konfiguration steuert otris dossier den Lauf der Vorgänge/Dokumente durch das Unternehmen. Individuell implementierte Workflow-Schritte legen die Reihenfolge der Versendung fest und bestimmen zu erledigende Arbeitsschritte der Empfänger.

Schnittstellen und Erweiterungen

Eine Software-Lösung muss zur Anforderung passen. Überdimensionierte Systeme oder fehlende Funktionen – beides wirkt sich negativ auf Nutzerakzeptanz und Wirksamkeit aus. Welche Funktionen Unternehmen wirklich benötigen und welcher Systemumfang sinnvoll ist, stellt sich bisweilen erst im laufenden Betrieb heraus. 

otris dossier ist so flexibel konfigurierbar, dass Sie Ihre Lösung nach der Implementierung anpassen können. Sie starten beispielsweise mit einem schlanken Basis-System und erstellen neue Aktentypen, die Sie bei der Erstkonfiguration nicht bedacht haben. Oder Sie stellen fest, dass eine Anbindungen zu bestehender Software und die Integration von Workflows die Effizienz des Systems steigern würden. Auch ein schrittweiser Ausbau auf dieser Ebene ist nachträglich realisierbar. Sie wählen aus, um welche Erweiterungen und Schnittstellen Ihr System ergänzt werden soll.

Gegenüber papierbasierten Systemen generiert die elektronische Verwaltung einen weiteren Vorteil: Durch Anbindung bestehender Software-Systeme synchronisiert otris dossier Daten. Beispiel: Ein Bearbeiter aktualisiert Produktdaten, die in einer E-Akte hinterlegt sind. otris dossier aktualisiert die Daten automatisch auf einem Web-Portal, auf dem Kunden Informationen abrufen. Auf gleiche Weise kommuniziert das System mit internen oder externen ERP/CRM-Systemen. Abhängig von der Schnittstellenfähigkeit des Drittsystems synchronisiert otris dossier uni- und bidirektional externe Datenbankinhalte, die Sie integrieren möchten. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie ausführlich und klären, was technisch realisierbar sowie fachlich sinnvoll ist.

otris dossierDie OCR-Integration erfüllt den Zweck, eingescannte Dokumente in editierbare und über einen Volltextindex durchsuchbare Dokumente zu wandeln. Layout und Formatierung der Ausgangsdatei werden durch diesen Vorgang nicht verändert.

otris dossierDie E-Signatur für elektronische Dokumente erfüllt denselben Zweck wie eine Unterschrift auf Papierdokumenten: die bestätigte Gültigkeit von Rechtsgeschäften. Durch die E-Signatur ist es möglich, gültige Rechtsgeschäfte auf Basis digitaler Dokumente zu schließen. Die Integration einer E-Signatur-Lösung in otris dossier vereinfacht den Unterzeichnungs-Prozess und ermöglicht eine vollständige digitale Abwicklung von Rechtsgeschäften.

otris dossierDas digitale Archiv erfüllt denselben Zweck wie ein papierbasiertes Archiv: die zeitlich unbegrenzte Akten-Aufbewahrung. Die in otris dossier integrierte Archivkomponente ist von der KPMG nach IDW PS880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

otris dossierDie otris dossier-App erfüllt den Zweck der Aktentasche: E-Akten, die der Anwender online ausgewählt hat, stehen auf Smartphone oder Tablet offline zur Verfügung. Das hilft in Situationen, in denen Zugriff auf die E-Akte notwendig, eine gute Internetverbindung jedoch Glückssache ist – zum Beispiel vor Gericht, im Zug oder während einer Verhandlung beim Kunden.

Vorschau
Ein Klick auf die E-Akte zeigt Inhalt sowie Stammdaten an. Register strukturieren die Vorgänge / Dokumente in der E-Akte.
Inhaltsverzeichnis
Ein Klick auf den Aktendeckel listet den gesamten Inhalt sowie die Stammdaten der E-Akte auf. Übersichtlich und durch Register und Vorgänge strukturiert.
Dokument
Ein Klick auf den Vorgang zeigt die enthaltenen Dokumente an. Metadaten und Verknüpfungen strukturieren Vorgänge / Dokumente.

otris dossier als Facheditionen

Die Einsatzmöglichkeiten für otris dossier sind vielfältig: An jeder Stelle im Unternehmen, an dem Papierakten zum Einsatz kommen, kann otris dossier einen Beitrag zur Vereinfachung durch Digitalisierung leisten.  Einsatzbeispiele:

Legal Matter| Digitale Fallakte

Akten, die Rechtsfälle dokumentieren, werden in vielen Rechtsabteilungen papierbasiert geführt. Einige Dokumente, wie Vollstreckungstitel, müssen für ihre Wirksamkeit im Original vorliegen. Ein Großteil der Dokumente und Daten kann jedoch wesentlich effizienter und übersichtlicher digital verwaltet werden: Per E-Mail oder auf dem Postweg eingegangene Korrespondenz, Protokolle, Beschlüsse oder Rechercheergebnisse zum Fall – Daten und Dokumente, die in einer digitalen Akte liegen, sind schnell wiederauffindbar und leicht zugänglich für alle berechtigten Mitarbeiter. Bei der Umstellung auf digitale Akten mit otris dossier behält die Rechtsabteilung bewährte Akten- und Ablagestrukturen bei. Nach der Systemkonfiguration bildet die Lösung selbst komplexe unternehmensspezifische Vorgaben zur Aktenführung ab. Sie legen fest, welche Metadaten Mitarbeiter bei Aktenanlage auf dem „digitalen Aktendeckel“ eingetragen müssen. Der Vorteil: Mit den in otris dossier integrierten Such- und Sortierfunktionen recherchiert der Nutzer im Schlagwortverzeichnis und sortiert die Treffer. Auf diese Weise findet er beispielsweise umgehend alle Akten zu einem Themenkomplex, alle Akten zu „seinen Fällen“ innerhalb eines definierten Zeitraums oder alle Akten, deren Löschfrist abläuft. Falls erforderlich integriert otris dossier eine OCR-Volltextindexierung mit der Anwender zusätzlich Dokumenteninhalte durchsuchen.

Rechtsabteilungen, die bereits eine elektronische Aktenverwaltung einsetzen, produzieren häufig trotz digitaler Akten große Mengen an Papier: Zur Vorbereitung auf Gerichtsverfahren oder auf außergerichtliche Verhandlungen drucken Mitarbeiter die bereits digitalisierten Dokumente aus, da sie außerhalb der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur keinen Zugriff auf das System erhalten. Unsere Lösung: Die otris dossier-App stellt Ihnen vorab ausgewählte Vorgänge und Dokumente auch offline auf Ihrem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) zur Verfügung. Sie wählen die relevanten digitalen Akten online aus, laden Sie per Knopfdruck auf Ihr mobiles Endgerät und nutzen Sie überall dort, wo keine Internetverbindung verfügbar ist.

Das otris dossier Matter Management vereinfacht nicht nur die operative Arbeit am Rechtsfall, sondern ebenso die administrativen Prozesse: Über Legal Spend-Funktionen erfassen Sie Zeitaufwände oder konkrete monetäre Ausgaben für jeden einzelnen Rechtsfall. Per Knopfdruck generieren Sie Reports, die Aufwände und Arbeitsleistungen übersichtliche darstellen.

IP | Digitale Markenakte

Intellectual Property Rights (IP-Rights) sind geistige Eigentumsrechte (z.B. Patente, Marken, Gebrauchsmuster). Für viele Unternehmen, die hohen Aufwand bei Forschung und Entwicklung betreiben, sind IP-Rechte die bedeutendsten Vermögenswerte.

Um ein IP-Recht wirksam durchzusetzen, muss der Eigentümer es vorab anmelden.
Eine Aufnahme in die öffentlichen Markenregister ist ein aufwendiger Prozess, der viel Vorbereitung erfordert. Die otris dossier-Fachlösung für IP-Management unterstützt die zuständigen Mitarbeiter bei der systematischen Bearbeitung und Zusammenstellung aller notwendigen Daten und Dokumente. Für jede neue Anmeldung legen Sie eine digitale Akte an. Verantwortliche Mitarbeiter aus den beteiligten Unternehmensbereichen (z.B. Forschung, Konstruktion, Recht) aber auch Externe (z.B. Ihr Patentanwalt) greifen auf die Akte zu, bearbeiten und speichern die Unterlagen, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. otris dossier zeigt dem Nutzer den Bearbeitungsstand an: Welche Dokumente liegen vor? Welche Bearbeitungsschritte stehen noch aus? An welcher Stelle muss nachjustiert werden? Der für die IP-Rechte verantwortliche Mitarbeiter hat jederzeit den Überblick über den Stand der Dinge und ist in der Lage, den IP-Anmeldeprozess gezielt voranzutreiben.
otris dossier unterstützt auch nach dem IP-Anmeldeprozess: Das System informiert zuständige Mitarbeiter über anstehende Fristen (z.B. Frist zur Verlängerung eines Schutzrechts) und dient gleichzeitig als übersichtliche Datenbank, in der die unternehemenseigenen IP-Rechte verzeichnet sind.

HR | Digitale Personalakte

Schneller Zugriff auf Informationen und Vorgänge, unkomplizierte Funktionen zur Bearbeitung der Daten und einfache Umsetzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Zusammengefasst sind das die wichtigsten Anforderungen, die Unternehmen mit der otris dossier-Fachedition für Personalmanagement umsetzen.
Beispiel Bewerbungsprozess: Durch individuelle Systemanpassung bildet otris dossier die Bearbeitungsschritte eingehender Bewerbungen nach Ihren Vorgaben ab. Beispiel: Geht eine Bewerbung per E-Mail ein, wird sie automatisch in der digitalen Eingangsakte abgelegt. Das System benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter über den Bewerbungseingang. Nach Prüfung der Unterlagen versendet der Mitarbeiter per Knopfdruck eine Eingangsbestätigung an den Bewerber und gibt das Dokument/den Vorgang an ausgewählte Mitarbeiter frei (z.B. die Personen, die über eine Einstellung mitentscheiden). Mitarbeiter mit lesendem Zugriff beurteilen die Bewerbungsunterlagen und nutzen die Kommentarfunktion, um sich über eine Einladung des Bewerbers abzustimmen. Erhält ein Bewerber eine Absage, versendet der zuständige Mitarbeiter sie per Knopfdruck. Ebenfalls per Knopfdruck: die Datenschutz-konforme Löschung der Bewerbungsunterlagen. Der Vorteil: Die zentrale Datenhaltung in einer einzelnen E-Akte unterbindet die Versendung von Bewerbungsunterlagen per E-Mail und somit die lokale Speicherung personenbezogener Daten auf Mitarbeiter-PCs.

Dem Bewerbungsprozess folgen weitere Prozesse – z.B. Onboarding, Antrag auf Urlaub oder Elternzeit. Zu ihrer Bearbeitung finden die HR-Mitarbeiter in der jeweiligen digitalen Personalakte Stammdaten und Dokumente – z.B. Arbeitsvertrag, Urlaubskonto, Gehaltsabrechnung. Durch Abstimmung mit unserem Consulting entscheiden Sie, in welchem Umfang otris dossier individuelle Unternehmensprozesse abbildet. Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge per Smartphone einreichen oder personalisierte Onboarding-Informationen per E-Mail zugestellt bekommen? Oder benötigen Sie lediglich eine Ablagestruktur zur Verwaltung von Personaldaten und -dokumenten? Von einfach bis komplex – otris dossier digitalisiert die Prozesse, die Sie auswählen.

Project | Digitale Projektakte

Eine Filmproduktion, eine Werbeprogrammierung oder ein Bauvorhaben – in vielen Unternehmen sind Projekte das Kerngeschäft. Auch wenn jedes Projekt anders verläuft, in einem Punkt gleichen sie sich: Projekte generieren eine Vielzahl Daten und Dokumente, die Projektmitarbeiter zur Bearbeitung ihrer Arbeitspakete benötigen. Verträge mit Stakeholdern oder Zulieferern, Korrespondenz mit Projektbeteiligten oder Berichte und Abrechnungsdokumente – ohne eine transparente, strukturierte Informationsverwaltung laufen umfangreiche Projekte aus dem Ruder.

Mit otris dossier Project legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf. Strukturiert nach Aktenbetreff und Vorgang finden Mitarbeiter Dateien (z.B. eingescannte Verträge, E-Mails mit Anhängen oder Fotos zur Dokumentation) und Daten (z.B. Kontaktdaten der Stakeholder, Zeitangaben zu Korrespondenzen oder Fälligkeitsfristen für einen Vertrag). Zugang zu den einzelnen Vorgängen haben interne sowie externe Projektmitarbeiter ortsunabhängig über den Webbrowser oder per App. Abhängig vom Nutzerprofil erhält ein Anwender ausschließlich auf die für ihn freigegebenen Akten Zugriff. Das vereinfacht die Informationsverwaltung im Projekt: otris dossier ist der zentrale Informationspool und der Projektverantwortliche gibt zielgerichtet Inhalte aus diesem Pool frei. Projektbeteiligte, die nur am Rande involviert sind, können ebenso über den Versand einzelner Vorgänge / Dokumente via E-Mail- informiert werden (z.B. der Versand einer technischen Zeichnung an einen Zulieferer oder die Weiterleitung aller projektbezogenen Rechnungen an die Buchhaltung).

Inhaltlich und ablauftechnisch gleicht kein Projekt dem anderen. Wir passen otris dossier nach Ihren Vorgaben an: Sie definieren die Struktur, nach der Projektdaten und –dokumente in der Lösung verwaltet werden. Durch Konfiguration und Erweiterungen nutzen Sie ein System, das so individuell ist, wie ihre Projekte: Von einer einfachen, strukturierten Dokumentenablage bis hin zur komplexen Informationsverwaltung mit automatisierten Versendeworkflows oder komplexen Freigaberoutinen.

Welche Vorteile hat die digitale Aktenführung?

Eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Unternehmen: Mitarbeiter müssen Geschäftsvorfälle fehlerfrei und zielführend bearbeiten. Das ist nur durch Zugang zu aktuellen, widerspruchsfreien Daten und Dokumenten möglich. Mit otris dossier realisieren Sie eine digitale Aktenlösung zur Verwaltung unternehmenskritischer Daten und Dokumente. Gegenüber papierbasierten Aktenlösungen generiert otris dossier vielfältigen Nutzen:

Verfügbarkeit: Elektronische Akten sind digitale Objekte, die in Datenbanken gespeichert werden. Über Softwarelösungen greifen Nutzer auf die Datenbank zu. Das webbasierte Systeme otris dossier ermöglicht Nutzern ortsunabhängigen Zugriff auf die Datenbank und somit auf die gesuchten Vorgänge und Informationen. Zeitgleich können mehrere Nutzer auf einzelne E-Akten zugreifen. In der Software implementierte Workflows steuern die Weiterleitung von Vorgängen und Dokumenten. Workflows können an unternehmensspezifische Prozesse angepasst werden. Die aufwendige Lenkung und Verteilung von Papierakten entfällt.

Recherche: Softwarelösungen vereinfachen gegenüber papierbasierten Archiven die Recherche im Aktenbestand. Über die Eingabe von Schlagworten in eine Suchmaske recherchiert der Nutzer nach der gesuchten Akte. otris dossier enthält auf Wunsch eine Volltextindexierung. Über die Volltextsuche recherchiert der Nutzer nicht nur innerhalb der Schlagworte, sondern ebenso innerhalb der Inhalte der gespeicherten elektronischen Dokumente. Ein weiterer Vorteil der digitalen Recherche: Die Rechercheergebnisse können schnell sortiert und eingegrenzt werden, um die gewünschte E-Akte zu finden. Beispiel: Die Ergebnisliste nach Schlagwortsuche enthält 50 E-Akten. Der Nutzer lässt sich das Ergebnis alphabetisch sortieren und grenzt es auf das Jahr 2016 ein.

Platzersparnis: Papier-Ablage und Archivierung erfordert physischen Lagerraum. E-Akten erfordern zur Ablage lediglich einen Server mit Datenbank. Auf diese Weise können viele Tausende Akten in digitaler Form auf kleinstem Raum vorgehalten werden.

Sicherheit: Papier-Ablage und Archivierung können physisch zerstört werden (z.B. durch Brand). Auch Server und die darauf enthaltenen Daten sind nicht mit absoluter Sicherheit vor Zerstörung geschützt. Allerdings können Daten – und somit E-Akten – unkompliziert kopiert werden. Wird diese Sicherheitskopie örtlich getrennt aufbewahrt, steht sie im Schadensfall zur Verfügung.

Zugriffsrechte-Steuerung: Mitarbeiter haben in der Regel nicht die Berechtigung, den gesamten Aktenbestand einzusehen. Bei Papier-Ablage und Archivierung müssen Zugriffsrechte über Lagerung und Kontrolle des physischen Zugangs/Zugriffs gesteuert werden. Der Einsatz elektronischer Akten vereinfacht die Zugriffskontrolle: Über Benutzername und Passwort werden Nutzer identifiziert. Nach dem Login erhält der jeweilige Nutzer ausschließlich Zugriff auf die für ihn oder seine Abteilung freigegebenen Akten(arten) oder Vorgänge.

Automatische Bearbeitungsdokumentation: Die Dokumentation von Bearbeitungsvorgängen funktioniert in E-Akten automatisch. Fügt ein Nutzer einem Vorgang in einer E-Akte beispielsweise ein neues Dokument hinzu, protokolliert das System automatisch Zeit und Nutzerdaten.

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Thomas Bong
Telefon +49 (231) 958069 50
dossier@otris.de

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