Vertragsmanagement - Glossar

Contract Lifecycle Management

Das Contract Lifecycle Management standardisiert und optimiert das Vorgehen in den einzelnen Phasen, die ein Vertrag durchläuft. Zu den Phasen zählen: Vertragserstellung/Vertragsentwurf, Bearbeitung/Genehmigung, Ablage/Erfüllung, Analyse/Auswertung, Steuerung/Verlängerung und Archivierung).

1. Phasen im Contract Lifecycle

Jeder Vertrag durchläuft mehrere Phasen – auch bekannt als Vertragslebenszyklus oder Vertragsmanagement-Prozess. Aufeinander abgestimmt verbessern die einzelnen Prozessschritte zum einen die Transparenz und Risikosteuerung in den Vertragsbeziehungen. Zum anderen helfen sie dabei, die Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen effizienter zu gestalten. Um den Gesamtprozess zu standardisieren und zu optimieren, nutzen Unternehmen häufig Vertragsmanagement-Software. Beispiele:

1.1. Vertragserstellung | Vertragsentwurf:
Vorlagen liegen als digitales Dokument und in der aktuellen Version auf dem zentralen System. Auf die Vorlagen abgestimmte Klauseln liegen ebenfalls in der Datenbank. Vorlagen und Klauseln werden von der Fachabteilung geprüft und freigegeben. Das minimiert Risiken und ermöglicht es auch „Nicht-Juristen“ rechtssichere Vertragsentwürfe zusammenzustellen.

1.2. Bearbeitung | Genehmigung:
Vertragsmanagement-Software beschleunigt Genehmigungs- und Bearbeitungsprozesse. Digitale Dokumente können leicht nach einem vorab definierten Freigabelauf durch das Unternehmen geleitet werden. Nicht nur Freigabeprozesse auch die Bearbeitung wird durch Spezialsoftware leichter: Prüfung, Zuordnung der Korrespondenz, Eingabe von Metadaten – in digitalen Systemen vereinfachen die vorgegebene Struktur, Formularfelder sowie Schnittstellen zu Office-Anwendungen den gesamten Bearbeitungsprozess.

1.3. Ablage | Erfüllung:
Digitales Vertragsmanagement vereinfacht eine systematische, strukturierte Ablage aller Verträge und zugehöriger Korrespondenz. Das ist eine Grundvoraussetzung dafür, Daten und Dokumente wiederaufzufinden, was wiederum Voraussetzung für einen Abgleich der Leistung / Erfüllung ist.

1.4. Analyse | Auswertung:
Integrierte Analysetools helfen bei der Auswertung von Einsparungen, Abweichungen, Risiken, Fristen und Kennzahlen. Über Konfiguration legt der Anwender fest, welche Daten von Interesse sind. Die Erhebung und Auswertung erfolgt systematisch und automatisiert.

1.5. Steuerung | Verlängerung:
Die Analysedaten unterstützen Entscheider bei der Steuerung der Vertragsbeziehungen. Soll ein Vertrag verlängert, nachverhandelt oder gekündigt werden? Mit validen Informationen zu den Leistungsdaten und automatisierter Fristenwarnung vereinfacht ein digitales Vertragsmanagement-System die optimale Steuerung von Vertragsbeziehungen.

1.6. Archivierung:
Am Ende des Vertragslebenszyklus‘ müssen die digitalen Vertragsakten archiviert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz) schreiben vor, welche Anforderungen Unternehmen bei der digitalen Archivierung steuerlicher Unterlagen erfüllen müssen. Für viele Unternehmen ist eine GoBD-konforme Archivierung ein wichtiges Auswahlkriterium bei der Anschaffung einer Vertragsmanagement-Lösung.

2. Nutzenzusammenfassung digitales Contract Lifecycle Management

Die Steuerung des Vertragslebenszyklus‘ mit einem einheitlichen System verbessert Transparenz, Rechtssicherheit und Risikominimierung: Verträge liegen einheitlich strukturiert auf einer zentralen Datenbank. Recherchefunktionen, Fristenwarnungen, Bearbeitungsroutinen und Auswertungen funktionieren nach einem standardisierten System und über den Gesamtbestand an Verträgen.

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Vertragslebenszyklus