Welchen Nutzen hat ein digitales Hinweisgebersystem?

Das digitale Hinweisgebersystem von otris software

Dass Gesetze, Regeln und unternehmensinterne Vorgaben einzuhalten sind, steht außer Frage. Kommt es trotzdem zu Verstößen, ist die Unternehmensführung auf Hinweise angewiesen. Nur so kann das Unternehmen Schaden abwenden und grobes Fehlverhalten frühzeitig erkennen, aufklären und schnellstmöglich begleichen. 

Ab dem 17. Dezember 2021 sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, der die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern sicherstellt. Grundlage für das neue Gesetz ist die EU-Richtlinie 2019/1937, die bis zum Jahresende in nationales Recht umgesetzt werden muss. Die genaue Ausgestaltung des Gesetzes wird derzeit diskutiert. Ein Referentenentwurf hat das Justizministerium bereits vorgelegt.

Das otris-Hinweisgebersystem ermöglicht Unternehmen eine sichere, unkomplizierte Umsetzung der Richtlinie. Die Lösung schützt die Identität von Hinweisgebern durch einen sicheren Kommunikationsweg: Hinweisgeber und Hinweisempfänger kommunizieren über eine webbasierte Meldeplattform, die alle ausgetauschten Daten verschlüsselt. Der Hinweisgeber kann wählen, ob er anonym meldet oder seine Kontaktdaten hinterlässt. Die Software vereinfacht zusätzlich den Prüfprozess und beschleunigt die Fall-Bearbeitung.

Anonyme Kommunikation und effiziente Fallbearbeitung

Produktgrafik - otris Hinweisgebersystem mit Meldeplattform und Case Management

Merkmale, die unser Hinweisgebersystem auszeichnen

Die Lösung kombiniert leichte Handhabung mit hohen Standards bei Datensicherheit und Identitätsschutz. Anpassungen des Systems an unternehmensspezifische Vorgaben sind unkompliziert umsetzbar.

otris Hinweisgebersystem - höchste Datensicherheitsstandards

Sicherheit
Das otris-Hinweisgebersystem erfüllt höchste Datensicherheitsstandards: Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind, moderne Verschlüsselungsalgorithmen und DSGVO-Konformität sowie wiederkehrende IT-Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests.

otris Hinweisgebersystem - Flexibel und anpassbar

Anpassbarkeit
Das otris-Hinweisgebersystem steht Ihnen nach der Installation ohne weitere Anpassungen sofort zur Verfügung, ist jedoch zugleich sehr flexibel. Sie können beispielsweise das Hinweis-Formular der otris-Meldeplattform oder den Bearbeitungsprozess im Case-Management individuell nach Ihren Wünschen gestalten. Eine Koppelung zu bereits bestehenden Systemen ist möglich.

otris Hinweisgebersystem - Dashboard und Reporting

Dashboard und Reports
Das integrierte Dashboard sowie Echtzeit-Statistiken erleichtern Ihr Compliance-Reporting. Hierbei können sowohl übersichtliche Reports für einzelne Hinweise als auch grafische Auswertungen für ein bestimmtes Portfolio erstellt werden; z.B. Auswertungen hinsichtlich Thema, Status und Relevanz der eingehenden Hinweise.

Welchen Nutzen hat ein digitales Hinweisgebersystem?

Ohne Hinweise aus der Belegschaft ist es nahezu unmöglich, grobes Fehlverhalten aufzudecken, da Regelmissachtung häufig mit Verschleierung einhergeht. Potenzielle Hinweisgeber fürchten jedoch Nachteile durch die Preisgabe ihrer Informationen und Identität.

Hinweise helfen
Regelverstöße einzelner Mitarbeiter können schwerwiegende, geschäftsschädigende Auswirkungen und rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen. Im Worst Case stehen Reputation, finanzielle Stabilität sowie die Arbeitsplatzsicherheit der gesamten Belegschaft auf dem Spiel. Frühe Hinweise Ihrer Mitarbeiter über Regelverstöße helfen Ihnen dabei, rechtzeitig Maßnahmen zur Schadensbegrenzung umzusetzen. Ihr Unternehmen kann aus Regelverstößen lernen und interne Unternehmensprozesse und -strukturen weiter optimieren. Mitarbeiter zu Preisgabe von Hinweisen an eine interne Stelle zu motivieren, ist daher eine sinnvolle Komponente der unternehmensweiten Compliance-Strategie.

Motivation generieren
Potenzielle Hinweisgeber fürchten Nachteile, wenn sie Hinweise öffentlich abgeben. Sie gefährden das gute Verhältnis zu Kollegen, ihre beruflichen Entwicklungschancen, und im Extremfall sogar die psychische und körperliche Gesundheit. Fallen diese Risiken weg, steigt die Motivation, schwere Regelverstöße zu melden. Die zuverlässigste Möglichkeit, Risiken für den Hinweisgeber zu minimieren, ist, seine Anonymität sicherzustellen. Schon aus Eigeninteresse (um Zugang zu vertraulichen Informationen zu erhalten) sollten Compliance-Verantwortliche daher sichere Meldekanäle bereitstellen, über die Hinweisgeber anonym Informationen preisgeben. Beim otris-Hinweisgebersystem entscheidet der Hinweisgeber selbst, ob er anonym bleiben oder seine Identität bewusst mitteilen möchte.

„otris software vereinfacht die Steuerung und Dokumentation unserer Compliance-Prozesse.“

Nils Langemann
Referent für Compliance bei MAST-Jägermeister SE

Optimieren Sie Ihre Compliance mit dem otris-Hinweisgebersystem

Um einen Meldekanal einzurichten, der konform zur EU-Richtlinie 2019/1937 funktioniert, muss er die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sicherstellen. Auf technischer Ebene gewährleistet die otris-Meldeplattform Identitätsschutz durch den externen Betrieb und verschlüsselte Kommunikation.

Meldeplattform
Je sicherer ein Whistleblower/Hinweisgeber das System einschätzt, desto eher ist er zur Preisgabe seiner Information bereit. Über die otris-Meldeplattform sendet er seine Nachricht hochverschlüsselt an den Hinweisempfänger. Mithilfe einer automatisch generierten ID kann der Whistleblower über ein anonymes Postfach mit dem Hinweisempfänger (z.B. Compliance-Verantwortlicher) kommunizieren.

Die otris software AG, als neutrale Instanz, betreibt die Meldeplattform in der Cloud und garantiert Identitätsschutz auf technischer Ebene. Sämtliche Inhalte, die Hinweisgeber und Hinweisempfänger austauschen, werden durch die Meldeplattform hochverschlüsselt. Neben dem Identitätsschutz erfüllt das otris-Hinweisgebersystem die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit.

Case-Management
Ergänzend zur Meldeplattform beinhaltet das otris-Hinweisgebersystem ein flexibel konfigurierbares Case-Management, mit dem Sie die Meldungen dokumentieren, bewerten und konsequent weiterverfolgen. Laut EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie 2019/1937 soll für jede Meldung spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung und spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung beim Hinweisgeber eingegangen sein. Das System sendet Warnungen an den Bearbeiter, falls für einen offenen Fall eine Frist ansteht.
Ihr Compliance-Team kommuniziert ausgehend vom Case-Management mit dem Hinweisgeber, um Stichhaltigkeit und Relevanz des Hinweises zu prüfen. Das Case-Management-System leitet die Nachricht an die Meldeplattform weiter, auf die der Hinweisgeber anonym zugreift. Sie als Betreiber des Case-Managements entscheiden, ob das System On-Premises (in Ihrem Unternehmen) oder in der Cloud betrieben wird. Im Gegensatz zum Case-Management-System gibt es bei der Meldeplattform keine Auswahlmöglichkeit: Die Meldeplattform wird immer durch die otris software AG als neutrale Instanz in der Cloud betrieben, um Anonymität und Identitätsschutz des Hinweisgebers technisch sicherzustellen.

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+49 231 95806950
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