Wie optimieren Sie Ihr unternehmensweites CMS mit otris compliance?

Die otris compliance Suite für ein ganzheitliches Compliance Management

Die otris compliance Suite ist das Werkzeug zur operativen Umsetzung Ihres Compliance-Programms. Die Software-Suite verankert die von Ihnen entwickelten Compliance-Prozesse im Unternehmen und enthält vier Fachlösungen: Sorgfaltspflichtenmanagement, Hinweisgebersystem, Richtlinienmanagement und Risikomanagement. Sie können die Fachlösungen frei kombinieren aber auch einzeln (Stand-alone) einsetzen.

Compliance steht einerseits für die Einhaltung von Gesetzen und andererseits für die Erfüllung der vom Unternehmen selbst gesetzten ethischen Standards und Anforderungen. Compliance-Verstöße können hohe Bußgelder und Reputationsschäden zur Folge haben, die die Existenz des Unternehmens gefährden. Eine elementare Voraussetzung dafür, Verstöße zu verhindern, ist ein funktionierendes CMS (Compliance Management System). Die inhaltliche Ausarbeitung eines CMS ist anspruchsvoll. Eine ebenso große Herausforderung: Die Implementierung und Aufrechterhaltung des Systems.

Die otris compliance Suite unterstützt systematisch bei Prävention, Aufklärung und Maßnahmenorganisation. Risiken identifizieren, Verstöße aufdecken,  Maßnahmen durchführen und Prävention befördern – die Suite optimiert ein prozessgesteuertes Vorgehen in den zentralen Compliance-Bereichen. Mit der otris compliance Suite dokumentieren Sie Ihre Compliance-Organisation und hinterlegen Workflows, die den Anwender bei der strukturierten Bearbeitung seiner Aufgaben anleiten. Die Dokumentation Ihrer Compliance-Aktivitäten erfolgt automatisiert: Das System registriert Ihre operative Tätigkeit – von der Zustellung einer Richtlinie über die Nachverfolgung einer Maßnahme bis zur Bearbeitung der eingegangenen Hinweise.

Produktgrafik der Compliance Management Software otris compliance

otris compliance

Alle relevanten Informationen und Dokumentationen werden in der cotris compliance Suite gesammelt und stehen den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens zentral und übersichtlich zur Verfügung.

Merkmale, die unsere Compliance Suite auszeichnen

Anwenderfreundlich. Leichte Bedienbarkeit.

Die otris compliance Suite besteht aus unterschiedlichen Fachlösungen (Risikomanagement, Richtlinienmanagement, Sorgfaltspflichtenmanagement, Hinweisgebersystem). Alle Fachlösungen basieren auf unserer DMS-Plattform DOCUMENTS und folgen somit derselben Navigationslogik. Die Usability der Plattform und der darauf aufbauenden Lösungen ist jahrelang bewährt und wird stetig weiterentwickelt. Als Nutzer der compliance Suite (oder einer einzelnen Fachlösung) profitieren Sie von den hohen otris-Usability-Standards und somit von leichter Navigation und Bedienbarkeit.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Den Funktionsumfang der Compliance-Suite bestimmen Sie, indem Sie die Fachlösungen wählen, die Sie benötigen: Die Lösungen für Risikomanagement, Richtlinienmanagement, Sorgfaltspflichtenmanagement und Hinweisgeberschutz sind untereinander frei kombinierbar und selbstverständlich auch als Einzellösung (Standalone) nutzbar. Jede einzelne Lösung ist wiederum in unterschiedlichen Editionen erhältlich und kann mit Standard-Erweiterungen ausgebaut werden. Dadurch stellen Sie sich ein System zusammen, das weder unter- noch überdimensioniert ist und zu Ihren Anforderungen passt. Falls Sie Anforderungen haben sollten, die der Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt, individualisiert das otris-Consulting Ihre Lösung. Durch die offene Architektur der Software sind Anpassungen unkompliziert umsetzbar – von einfachen Datenfeldanpassungen bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen.

Skalierbarkeit. Unkompliziert anpassbar.

Für die unterschiedlichen Fachlösungen benötigen Unternehmen in der Regel auch eine unterschiedliche Anzahl an Benutzerkonten. Wie viele Konten Sie für welche Fachlösung anlegen, können sie frei wählen. Im SaaS-Betrieb sind Nutzerkonten darüber hinaus jederzeit kündbar.

Betriebsform. Cloud oder On-Premises.

Für alle Fachlösungen gilt, dass Sie die Software sowohl in der Cloud als auch On-Premises nutzen können. Bei der On-Premises-Variante greifen Sie auf Ihre unternehmenseigene IT-Infrastruktur zurück, um das System zu betreiben. Bei der Cloud-Variante nutzen Sie Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland). In beiden Fällen greifen Sie über einen Webbrowser auf die Software zu.

„otris ist ein Digitalisierungspartner, mit dem wir den Herausforderungen eines internationalen Compliance-Managements meisterhaft begegnen.“

Markus Hartmann
Compliance Manager und Projektleiter innerhalb der Business Unit Legal & Compliance bei der Mast-Jägermeister SE

Ein verlässliches Team: Ihr Verantwortungsbewusstsein und unsere Software

Struktur und Übersicht sind Grundvoraussetzungen für die Umsetzung einer gesetzeskonformen Compliance-Organisation. Die wachsende Anzahl an Gesetzen, Verfahren und Richtlinien zu kommunizieren, ihre Einhaltung zu kontrollieren, Verstöße aufzudecken sowie geeignete Maßnahmen zu organisieren, wird in mittleren und großen Unternehmen schnell zu einem komplexen Unterfangen. otris compliance hilft Ihnen bei der Bewältigung der unternehmensweiten Compliance-Organisation.

Durch den Einsatz der otris compliance Suite nutzen Sie aufeinander abgestimmte Fachlösungen. Der kombinierte Einsatz unterstützt das ganzheitliche Vorgehen im Compliance Management und unterstützt Sie dabei, Ihren verantwortungsvollen Aufgaben gerecht zu werden:

  • Sorgfaltspflichten managen: Die umfassenden Anforderungen des LkSG beschäftigen insbesondere größere Unternehmen. Eine eigene Fachlösung in der otris compliance Suite unterstützt Sie über den gesamten Prozess: Grundsatzerklärung erstellen, Beschaffungsstruktur abbilden, Risiken bewerten/erheben, Beschwerden aufnehmen, Maßnahmen organisieren, Berichte erstellen.
  • Hinweisgeberschutz sicherstellen: Das HinSchG ist ein Gesetz, das einen großen Teil der deutschen Unternehmen betrifft. Sie müssen Systeme bereitstellen, die die Identität eines Hinweisgebers schützen. Darüber hinaus sind Hinweise von Mitarbeitern und anderen Stakeholdern unverzichtbar, wenn es um die Aufdeckung von Verstößen und zeitnahe Gegenmaßnamen geht. Das digitale Hinweisgebersystem der otris ist Teil der Compliance Suite und eine unkomplizierte, sichere und gesetzeskonforme Lösung.
  • Risiken kontrollieren: Compliance-Risiken zu identifizieren, zu bewerten und mit geeigneten Gegenmaßnahmen und wiederkehrenden Kontrollen zu bewältigen, ist eine wesentliche CMS-Komponente. Die otris compliance Suite liefert hierfür eine prozessgesteuerte Vorgehensweise und unterstützt Sie bei der strukturierten Abarbeitung von Risikoanalyse-Ergebnissen.
  • Informationen verteilen: Über umfangreiche Dokumentenlenkungsfunktionen steuern Sie zielsicher und unternehmensweit die Erstellung, Freigabe und Verteilung aller Richtlinien. Mitarbeiter erhalten so exakt die Dokumente, die für sie relevant sind. Das ist eine grundsätzliche Bedingung für richtlinienkonformes Arbeiten und somit für die Prävention von Verstößen.
  • Aktivitäten dokumentieren: Dokumentation ist ein wichtiges Thema im Compliance Management. In vielen Bereichen schreiben regulatorische Anforderungen eine lückenlose Dokumentation vor. Darüber hinaus hilft Ihnen eine gute Dokumentation im Schadensfall: Kommt es zu Verstößen, ist es wichtig, dass Sie die Umsetzung Ihrer Compliance-Maßnahmen nachweisen können. Die Software hilft Ihnen neben automatisierten Dokumentationsfunktionen mit einer revisionssicheren Archivierung.

otris compliance unterstützt Sie nicht nur bei der operativen Arbeit, sondern auch, wirtschaftlicher zu agieren. Prozesse, die Sie bei Anlage des Systems definieren, erhöhen die Effizienz Ihrer Compliance-Aktivitäten. Der Nutzer wird von den vorgegebenen Workflows geleitet und kann sich voll auf seine inhaltlichen Aufgaben konzentrieren. Das ist nicht nur wirtschaftlicher, sondern reduziert die Fehleranfälligkeit einer komplexen Compliance-Organisation.

Vereinfachen Sie Ihre Verantwortung bei Aufbau und Pflege des unternehmensweiten Compliance Managements mit der otris compliance Suite. Die Software etabliert feste Compliance-Strukturen in Ihrem Unternehmen. Einmal in die bestehende Softwareumgebung integriert, hilft Ihnen das System bei der zukunftssicheren Installation eines unternehmensweiten Compliance Management Systems. Darüber hinaus sind alle Fachlösungen nicht nur als Einzellösung oder in der Suite einsetzbar, sondern auch mit allen weiteren otris-Lösungen kombinierbar.

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