Die otris compliance Suite ist das Werkzeug zur operativen Umsetzung Ihres Compliance-Programms. Die Software-Suite verankert die von Ihnen entwickelten Compliance-Prozesse im Unternehmen und enthält drei Funktionsbausteine: Hinweisgebersystem, Richtlinienmanagement und Risikomanagement.
Compliance steht einerseits für die Einhaltung von Gesetzen und andererseits für die Erfüllung der vom Unternehmen selbst gesetzten ethischen Standards und Anforderungen. Compliance-Verstöße können hohe Bußgelder und Reputationsschäden zur Folge haben, die die Existenz des Unternehmens gefährden. Eine elementare Voraussetzung dafür, Verstöße zu verhindern, ist ein funktionierendes CMS (Compliance Management System). Die inhaltliche Ausarbeitung eines CMS ist anspruchsvoll. Eine ebenso große Herausforderung: Die Implementierung und Aufrechterhaltung des Systems.
Die otris compliance Suite unterstützt systematisch bei Prävention, Aufklärung und Maßnahmenorganisation. Richtlinien managen, Verstöße aufdecken, Risiken identifizieren und Maßnahmen durchführen – die Suite optimiert ein prozessgesteuertes Vorgehen in den zentralen Compliance-Bereichen. Mit otris compliance dokumentieren Sie Ihre Compliance-Organisation und hinterlegen Workflows, die den Anwender bei der strukturierten Bearbeitung seiner Aufgaben anleiten. Die Dokumentation Ihrer Compliance-Aktivitäten erfolgt automatisiert: Das System registriert Ihre operative Tätigkeit – von der Zustellung einer Richtlinie über die Nachverfolgung einer Maßnahme bis zur Bearbeitung der eingegangenen Hinweise.
otris compliance
Alle relevanten Informationen und Dokumentationen werden in otris compliance gesammelt und stehen den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens zentral und übersichtlich zur Verfügung.
Merkmale, die unsere Compliance Suite auszeichnen
Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.
Eine einfache Bedienbarkeit durch eine bis ins Detail durchdachte Software-Oberfläche hat bei sämtlichen otris-Entwicklungen höchste Priorität. Mit wenig Aufwand lernt der Nutzer, wie er schnell und effizient mit otris compliance arbeitet. Die hervorragende Usability der Software verbessert die Akzeptanz insbesondre auch für Datenraumnutzer (z.B. Richtlinien- oder Fragebogen-Empfänger).
Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.
otris compliance ist eine browserbasierte Anwendung und erfordert daher keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Die Lösung ist plattformunabhängig und integriert sich ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. Nicht nur die fachliche Arbeit mit der Lösung, auch die Administration sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche erfolgt bequem über den Webbrowser.
Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.
Um den Software-Funktionsumfang an die gegebenen Anforderungen anzupassen, wählen Unternehmen Funktionsbausteine in unterschiedlichen Editionen und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen. Gibt es weitere Anforderungen, die dieser Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt, realisiert das otris-Consulting eine bedarfsgerechte Individualisierung. Von einer einfachen Datenfeld-Ergänzung bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen – die Architektur der Software ist so offen gestaltet, dass auch umfangreiche Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind.
Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.
Nicht nur der Funktionsumfang, auch die Anzahl der Nutzer ist schnell und unkompliziert erweiterbar. Sie können zum Beispiel zunächst auf Abteilungsebene mit starten und die Praxistauglichkeit testen. Nach und nach beziehen Sie unkompliziert weitere Abteilungen ein.
On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.
On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises heißt, dass die Lösung auf einem Server an Ihrem Unternehmensstandort installiert wird. Bei einer Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Software von dort. In beiden Fällen verwenden Sie einen Webbrowser, um mit der Lösung zu arbeiten.
Ein verlässliches Team: Ihr Verantwortungsbewusstsein und unsere Software
Struktur und Übersicht sind Grundvoraussetzungen für die Umsetzung einer gesetzeskonformen Compliance-Organisation. Die wachsende Anzahl an Verfahren und Richtlinien zu kommunizieren, ihre Einhaltung zu kontrollieren, Verstöße aufzudecken sowie geeignete Maßnahmen zu organisieren, wird in mittleren und großen Unternehmen schnell zu einem komplexen Unterfangen. otris compliance hilft Ihnen bei der Bewältigung der unternehmensweiten Compliance-Organisation.
Durch den Einsatz der otris compliance Suite nutzen Sie aufeinander abgestimmte Funktionsbausteine. Der kombinierte Einsatz unterstützt das ganzheitliche Vorgehen im Compliance Management.
- Über umfangreiche Dokumentenlenkungsfunktionen steuern Sie zielsicher und unternehmensweit die Erstellung, Freigabe und Verteilung aller Richtlinien. Mitarbeiter erhalten so exakt die Dokumente, die für sie relevant sind. Das ist eine grundsätzliche Bedingung für richtlinienkonformes Arbeiten und somit für die Prävention von Verstößen.
- Missachtet ein Mitarbeiter – bewusst oder unbewusst – Richtlinien, ist es wichtig, dass Sie die Umsetzung Ihrer Compliance-Maßnahmen nachweisen können. Die Software hilft Ihnen auch in diesem Fall, da das System Ihre Arbeit dokumentiert und revisionssicher archiviert.
- Hinweise von Mitarbeitern und anderen Stakeholdern sind unverzichtbar, wenn es um die Aufdeckung von Verstößen und zeitnahe Gegenmaßnamen geht. Das otris-Hinweisgebersystem motiviert Hinweisgeber durch zugesicherte Anonymität.
- Compliance-Risiken zu identifizieren, zu bewerten und mit geeigneten Gegenmaßnahmen und wiederkehrenden Kontrollen zu bewältigen, ist eine wesentliche CMS-Komponente. otris compliance liefert hierfür eine prozessgesteuerte Vorgehensweise und unterstützt Sie bei der strukturierten Abarbeitung von Risikoanalyse-Ergebnissen.
otris compliance unterstützt Sie nicht nur bei der operativen Arbeit, sondern auch, wirtschaftlicher zu arbeiten. Prozesse, die Sie bei Anlage des Systems definieren, erhöhen die Effizienz Ihrer Compliance-Aktivitäten. Der Nutzer wird von den vorgegebenen Workflows geleitet und kann sich voll auf seine inhaltlichen Aufgaben konzentrieren. Das ist nicht nur wirtschaftlicher, sondern reduziert die Fehleranfälligkeit einer komplexen Compliance-Organisation. Vereinfachen Sie Ihre Verantwortung bei Aufbau und Pflege des unternehmensweiten Compliance Managements mit otris compliance. Die Software etabliert feste Compliance-Strukturen in Ihrem Unternehmen. Einmal in die bestehende Softwareumgebung integriert, hilft Ihnen das System bei der zukunftssicheren Installation eines unternehmensweiten Compliance Management Systems.
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