Wie motivieren und schützen Sie Ihre Hinweisgeber?

Ein digitales Hinweisgebersystem für Anonymität und Sicherheit

Dass Gesetze, Regeln und unternehmensinterne Vorgaben einzuhalten sind, steht außer Frage. Kommt es trotzdem zu Verstößen, ist die Unternehmensführung auf Hinweise angewiesen. Nur so kann das Unternehmen Schaden abwenden und grobes Fehlverhalten frühzeitig erkennen, aufklären und schnellstmöglich begleichen. 

Ab dem 17. Dezember 2021 sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitern oder mit mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz laut der EU-Richtlinie 2019/1937 (v. 23.10.19) verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, durch den die Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt. Digitale Hinweisgebersysteme ermöglichen die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber (engl. Whistleblower) über eine sichere, webbasierte Meldeplattform.

Das otris Hinweisgebersystem kann sowohl als Bestandteil unserer Compliance Management Software otris compliance oder aber als Stand-alone-Lösung genutzt werden. Compliance-Verantwortliche können Meldungen schnell und effizient bearbeiten und zentral verwalten. Die Vorab-Prüfung eines Hinweises wird vereinfacht. Der Kommunikations- und Informationsprozess beschleunigt.

Produktgrafik - otris Hinweisgebersystem mit Meldeplattform und Case Management

Welchen Nutzen hat ein digitales Hinweisgebersystem?

Ohne Hinweise aus der Belegschaft ist es nahezu unmöglich, grobes Fehlverhalten aufzudecken, da Regelmissachtung häufig mit Verschleierung einhergeht. Potenzielle Hinweisgeber fürchten jedoch Nachteile durch die Preisgabe ihrer Informationen und Identität.

Hinweise helfen
Regelverstöße einzelner Mitarbeiter können schwerwiegende, geschäftsschädigende Auswirkungen und rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen. Im Worst Case stehen Reputation, finanzielle Stabilität sowie die Arbeitsplatzsicherheit der gesamten Belegschaft auf dem Spiel. Frühe Hinweise Ihrer Mitarbeiter über Regelverstöße helfen Ihnen dabei, rechtzeitig Maßnahmen zur Schadensbegrenzung umzusetzen. Ihr Unternehmen kann aus Regelverstößen lernen und interne Unternehmensprozesse und -strukturen weiter optimieren. Mitarbeiter zu Preisgabe von Hinweisen an eine interne Stelle zu motivieren, ist daher eine sinnvolle Komponente der unternehmensweiten Compliance-Strategie.

Motivation generieren
Potenzielle Hinweisgeber fürchten Nachteile, wenn sie Hinweise öffentlich abgeben. Sie gefährden das gute Verhältnis zu Kollegen, ihre beruflichen Entwicklungschancen, und im Extremfall sogar die psychische und körperliche Gesundheit. Fallen diese Risiken weg, steigt die Motivation, schwere Regelverstöße zu melden. Die zuverlässigste Möglichkeit, Risiken für den Hinweisgeber zu minimieren, ist, seine Anonymität sicherzustellen. Schon aus Eigeninteresse (um Zugang zu vertraulichen Informationen zu erhalten) sollten Compliance-Verantwortliche daher sichere Meldekanäle bereitstellen, über die Hinweisgeber anonym Informationen preisgeben. Beim otris Hinweisgebersystem entscheidet der Hinweisgeber selbst, ob er anonym bleiben oder seine Identität bewusst mitteilen möchte.

Optimieren Sie Ihre Compliance mit dem otris Hinweisgebersystem

Die Anonymität durch einen externen Betreiber verlässlich sicherzustellen, ist einer der Hauptmerkmale des otris Hinweisgebersystems.

Vertrauenswürdige Meldeplattform
Je sicherer der Mitarbeiter das System einschätzt, desto eher ist er bereit, Hinweise abzugeben. Das otris Hinweisgebersystem garantiert höchsten Datenschutz, Datensicherheit und Anonymitätssicherung. Die digitale Meldeplattform schützt nicht nur den Hinweisgeber (Mitarbeiter, Kunde, Zulieferer etc.), sondern bewahrt auch das Unternehmen vor Reputationsschäden und finanziellen Risiken. Der Hinweisgeber erfasst einen neuen Hinweis über die otris Meldeplattform und kann mithilfe einer automatisch generierten Hinweis-ID über ein anonymes Postfach mit dem Hinweisempfänger (Compliance-Verantwortlicher) kommunizieren. Die otris software AG, als neutrale Instanz, betreibt die Meldeplattform in der Cloud und garantiert die Anonymität aller Beteiligten. Sowohl die Meldungsinhalte als auch die Kommunikation zwischen dem Whistleblower und dem Hinweisempfänger ist hochverschlüsselt. Hinweise müssen aber nicht immer negativ sein. Ihr Unternehmen kann das otris Hinweisgebersystem auch weiter fassen und Mitarbeiter zu anonymen oder nicht anonymen Verbesserungsvorschlägen motivieren.

Case-Management
Neben der Meldeplattform beinhaltet das otris Hinweisgebersystem ein flexibel konfigurierbares Case-Management, welches die Bearbeitung und fristgerechte Nachverfolgung eingehender Hinweise erleichtert. Eine Eingangsbestätigung muss laut EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie spätestens nach 7 Tagen und eine Rückmeldung spätestens nach 3 Monaten beim Hinweisgeber eingegangen sein. Ihr Compliance-Team kommuniziert ausgehend vom Case-Management über einen anonymen Postkasten mit dem Hinweisgeber, um Stichhaltigkeit und Relevanz des Hinweises zu prüfen. Die gemeldeten Hinweise werden innerhalb des Case-Managements dokumentiert, bewertet und konsequent weiterverfolgt. Sie als Betreiber des Case-Managements entscheiden, ob die Plattform On-Premises in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud betrieben wird. Die unterschiedlichen Hinweise können spezifischen Themen zugeordnet und vielfältig kategorisiert werden. Ein konfigurierbares Dashboard bietet eine Übersicht über Bearbeitungsstatus, Relevanz und Thematik der Hinweise. Beteiligte können spezifischen Compliance-Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und die Abarbeitung der Hinweise systematisch nachverfolgen.

„otris software vereinfacht die Steuerung und Dokumentation unserer Compliance-Prozesse.“

Nils Langemann
Referent für Compliance bei MAST-Jägermeister SE

Merkmale, die unser Hinweisgebersystem auszeichnen

Die benutzerfreundliche Oberfläche nach bewährtem otris-Konzept erleichtert die tägliche Arbeit Ihres Compliance-Teams und motiviert Ihre Mitarbeiter, Hinweise abzugeben. Die Lösung kombiniert leichte Handhabung mit hohen Standards bei Sicherheit und Anonymität.

otris Hinweisgebersystem - höchste Datensicherheitsstandards

Sicherheit
Das otris Hinweisgebersystem erfüllt höchste Datensicherheitsstandards: Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind, moderne Verschlüsselungsalgorithmen und DSGVO-Konformität sowie wiederkehrende IT-Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests.

otris Hinweisgebersystem - Flexibel und anpassbar

Anpassbarkeit
Das otris Hinweisgebersystem steht Ihnen nach der Installation ohne weitere Anpassungen sofort zur Verfügung, ist jedoch zugleich sehr flexibel. Sie können beispielsweise das Hinweis-Formular der otris Meldeplattform oder den Bearbeitungsprozess im Case-Management individuell nach Ihren Wünschen gestalten. Eine Koppelung zu bereits bestehenden Firmensystemen ist möglich.

otris Hinweisgebersystem - Dashboard und Reporting

Dashboard und Reports
Das integrierte Dashboard sowie Echtzeit-Statistiken erleichtern Ihr Compliance-Reporting. Hierbei können sowohl übersichtliche Reports für einzelne Hinweise als auch grafische Auswertungen für ein bestimmtes Portfolio erstellt werden; z.B. Auswertungen hinsichtlich Thema, Status und Relevanz der eingehenden Hinweise.

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Ulrich Palmer
+49 231 95806950
compliance@otris.de

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