Den Anforderungen im Richtlinienmanagement gerecht werden.

Für unterschiedliche Einsatzzwecke im Compliance Management: drei Editionen mit Erweiterungsmöglichkeit

Die Komplexität der Compliance-Organisation ist nicht nur abhängig von der Unternehmensgröße, sondern auch von Unternehmensstruktur und Geschäftsfeldern. Die Anforderungen an ein Compliance Management System schwanken daher von Unternehmen zu Unternehmen. Um Ihren Anforderungen gerecht zu werden, stehen Ihnen drei Editionen sowie technische Erweiterungen zur Verfügung:

Logo otris compliance STANDARD - Software für Compliance Management und Richtlinienmanagement

Der Funktionsumfang von otris compliance STANDARD ermöglicht ein einfaches, an Ihre Unternehmensstruktur angepasstes, digitales Compliance Management mit Dokumentenlenkung. Die Software beinhaltet eine nach Themen- und Zuständigkeitsbereichen strukturierte, zentrale Dokumentenablage und Informationsübersicht. Dokumente (unbegrenzte Anzahl) können im System erstellt, in themenbezogenen Richtlinienbibliotheken veröffentlicht und über einen festgelegten Richtlinienverteilungs-Workflow im Unternehmen verteilt werden. Das System dokumentiert, welchen Mitarbeitern / Mitarbeitergruppen zu welchem Zeitpunkt Richtlinien oder andere Dokumente zugeteilt wurden und wer in dem Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess involviert war. Bei Bedarf ändern oder erweitern Sie die Ablagestruktur selbstständig und ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Die Struktur Ihres Unternehmens mit sämtlichen Tochterunternehmen und Niederlassungen kann in otris compliance STANDARD abgebildet werden. Dies ermöglicht eine feingliedrige Vergabe von Zugriffsrechten auf Grundlage der Unternehmensstruktur. Abhängig von den zugeteilten Rechten können Mitarbeiter einzelne Inhalte der Richtlinienbibliothek lesen bzw. bearbeiten. Das System archiviert revisionssicher Compliance-Dokumentationen. Dadurch können Sie den Stand der Dokumentation zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit nachvollziehen. Über vordefinierte Parameter prüft die Software die Berichte auf Vollständigkeit und Aktualität.

Logo otris compliance ENTERPRISE - Software für Compliance Management und Richtlinienmanagement

Neben den Funktionen der STANDARD-Edition enthält die ENTERPRISE-Edition einen festgelegten Redaktionsworkflow, der den Erstellungs- und Freigabeprozess von Dokumenten fördert. Der Sichtbarkeitsreport zeigt übersichtlich für jedes Dokument an, welche Mitarbeiter eine Leseberechtigung besitzen. Mit den umfangreichen Features zum Vorfall- und Maßnahmenmanagement, dokumentieren Sie Compliance-relevante Vorfälle und überwachen die eingeleiteten Maßnahmen.

Logo otris compliance ENTERPRISE plus - Software für Compliance Management und Richtlinienmanagement

Zusätzlich zu den Funktionen der STANDARD- und ENTERPRISE-Edition enthält die ENTERPRISE plus-Edition ein Risikomanagement, das Sie bei der Identifikation und Bewertung von Risiken sowie bei der Organisation von Maßnahmen zur Risikosteuerung unterstützt. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, sowohl Redaktions- und Freigabeworkflows als auch beliebig viele zusätzliche unternehmensspezifische Workflows frei zu konfigurieren, um die Software bis ins Detail an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen. Durch die optionale Integration eines Intelligence-Systems erstellen Sie umfangreiche Statistiken und Reports, die Sie für ein unkompliziertes Berichtswesen zu Ihren CMS-Aktivitäten nutzen.

Übersicht Produktumfang - Compliance Management Software otris compliance
Übersicht Produktumfang - Compliance Management Software otris compliance

Erweiterung für otris compliance

Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris compliance neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. 

APP EXTENSION. Mobiles Compliance Management.

Die Erweiterung APP erlaubt Ihnen die Nutzung der myCompliance-App, die eine Lenkung und Verteilung von Inhalten vereinfacht. Nutzer der App greifen über ein mobiles Endgerät (Handy oder Tablet) auf Dokumente (z.B. Richtlinien) zu, die das Compliance Management ihnen zuteilt. Eine Synchronisation zwischen App und Datenbank stellt sicher, dass der App-Anwender denselben aktuellen Datenstand nutzt, wie in der Desktop-Version. Neben der Dokumentenlenkung vereinfacht die App die Compliance-Kommunikation: Mitarbeiter können via App Fragen an das Compliance-Management richten. Bei allgemeinem Interesse veröffentlicht das Compliance Management die Antwort und verknüpft die Information mit der korrespondierenden Richtlinie. Aufgaben, die das Compliance-Management verteilt, kann der adressierte Mitarbeiter ebenfalls über die App einsehen und den Bearbeitungsstand vermerken. Hinweis: Die App myCompliance ist nur in Verbindung mit den Editionen Enterprise und Enterprise plus nutzbar.

FACTORY. Automatischer Import.

Die FACTORY ist ein Server-Modul für den automatischen Import von E-Mails, Datenbankinhalten oder Dateien nach otris compliance. Daten anderer Anwendungen (z.B. von ERP/CRM-Systemen) oder Geräte (z.B. Abteilungsscannern) können den digitalen Akten in otris compliance zugeordnet werden. Die FACTORY aktualisiert bestehende Daten oder legt neue an. Der Eingang von E-Mails vorab definierter Absender wird überwacht, um automatisiert Nachrichten samt Anhängen in die entsprechenden Akten zu importieren. Datenbankinhalte anderer Systeme können über eine ODBC-Schnittstelle die Akten in otris compliance (bspw. Gesellschaften) aktualisieren. Ordner aus Ablagestrukturen können mit der FACTORY überwacht und neue Dateien den Akten zugeordnet werden.

MODIFICATION. Anpassung des Redaktionsworkflows.

Die Workflows in den Editionen „Standard“ und „Enterprise“ sind vorgegeben (z.B. der Redaktionsworkflow oder der Workflow zur Verteilung von Inhalten). Die Erweiterung MODIFICATION ermöglicht eine Anpassung der Workflows nach Ihren unternehmensspezifischen Vorgaben.

WHISTLEBLOWER SYSTEM. Hinweisgeber motivieren und schützen.

Das Hinweisgebersystem (Whistleblower-System) ist eine digitale Kommunikationsplattform, die Hinweisgebern eine anonyme Übermittlung von Nachrichte an das Compliance Management ermöglicht. Über ein temporäres, digitales Postfach kommuniziert das Compliance Management mit dem anonymen Hinweisgeber, um Stichhaltigkeit und Relevanz der Hinweise zu prüfen.

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Telefon +49 (231) 958069 50
compliance@otris.de

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