Vertragsmanagement - Glossar

Vertragsmanager

Der Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.

Verwaltungsaufgaben
Zu den Verwaltungsaufgaben eines Vertragsmanagers zählt die strukturierte Ablage aller für das Unternehmen relevanten Verträge. Ziel ist, ein System bereitzustellen, das den Nutzern eindeutige und aktuelle Informationen zu den abgeschlossenen Vertragsbeziehungen des Unternehmens zur Verfügung stellt. Die Systemnutzer sollen die Informationen ohne lange Suchzeiten und einheitlich strukturiert abfragen können. Hierzu müssen Vertragsmanager neu abgeschlossene Verträge nach vorgegebener Struktur in den Gesamtbestand einpflegen. Gibt es in dem Unternehmen keine einheitliche Systematik, kann die Aufgabe eines Vertragsmanagers auch darin bestehen, eine solche zu entwickeln.
Zur Verwaltung des Vertragsbestandes eignen sich Softwaresysteme mit zentraler Datenbank, auf die Mitarbeiter dezentral (z.B. über den Webbrowser) und abhängig von ihren Nutzerrechten zugreifen. Workflows zur Vertragsfreigabe oder Dokumentenbearbeitung vereinfachen die Organisation und Dokumentation der Arbeitsabläufe. Die fachliche Betreuung und ggf. Erweiterung eines solchen Systems fällt häufig in den Aufgabenbereich eines Vertragsmanagers.

Vertragserstellung, Monitoring und Controlling
Neben Verwaltung und Aktenpflege übernehmen Vertragsmanager Aufgaben bei der Vertragserstellung – von der juristischen bis zur inhaltlichen Ausgestaltung des Vertragswerks. Zusätzlich zählen Monitoring- und Controlling-Aufgaben zu den Tätigkeiten eines Vertragsmanagers: Verträge müssen über den gesamten Lebenszyklus „bewirtschaftet“ werden, um aus jeder Vertragsbeziehung das optimale Ergebnis im Sinne des Unternehmens zu erzielen. Eine wichtige Monitoring-Aufgabe ist die Überwachung von Vertragsfristen. Vertragsmanager sind dafür verantwortlich, dass Verträge sich nicht ungewollt stillschweigend verlängern oder ohne Vorbereitung auslaufen. Vertragsmanager sollten im Blick behalten ob Kündigungsoptionen zur Nachverhandlung genutzt werden können, um die Vertragsbedingungen entweder selbst zu optimieren oder die zuständige Stelle im Unternehmen über das Optimierungspotenzial zu informieren.

Neben dem Monitoring erstellt das Vertragsmanagement Reports zu den laufenden Vertragsbeziehungen. Die Berichte fassen zum Beispiel zukünftige Zahlungsverpflichtungen zusammen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Die Zahlen sind Grundlage für Finanzplanung und Controlling.

Risikomanagement
Vertragsmanager sind in vielen Unternehmen zusätzlich für das Risikomanagement im Vertragswesen verantwortlich. Die Identifikation, Analyse, Bewertung, Überwachung, Steuerung und Kontrolle von Risiken erfolgt häufig abteilungsübergreifend und softwaregestützt.