Aktenverwaltung - Glossar

Vorgang

In der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.

Die übergeordnete Gliederungsebene ist die Akte. Die Akte enthält thematisch verwandte Vorgänge. Eine Akte kann lediglich einen einzelnen Vorgang und ein Vorgang lediglich ein einzelnes Dokument enthalten. Umfangreiche Akten enthalten hingegen Tausende Vorgänge und umfangreiche Vorgänge Tausende Dokumente.

Wie gelangt ein Dokument zu einem Vorgang?
Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen) erreichen das Unternehmen über den Posteingang. Dokumente werden jedoch auch von den Mitarbeitern eines Unternehmens zur Bearbeitung von Geschäftsvorfällen erstellt. In beiden Fällen prüft der Mitarbeiter, ob ein Dokument Aktenrelevanz besitzt. Aktenrelevant sind die Dokumente, die von Bedeutung für die Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls sind. Beispiel: Das Catering-Angebot für einen „Tag der offenen Tür“ geht ein. Der Mitarbeiter stellt Aktenrelevanz fest. Der Aktenplan hilft dem Mitarbeiter bei der Recherche nach der Akte/den Akten, die thematisch einschlägig sind (z.B. Oberkategorie „Marketing“, Unterkategorien „Veranstaltungen“ > „Veranstaltungen 2019“). In der Kategorie „Veranstaltungen 2019“ findet der Mitarbeiter die Akte „Tag der offenen Tür 2019“. Die Akte ist in unterschiedliche Vorgänge unterteilt (Einladung, Bewirtung, Ablaufplan etc.). Der Mitarbeiter wählt den entsprechenden Vorgang aus (in diesem Fall „Bewirtung“) und legt das Dokument dort ab.

Kann ein Dokument mehreren Vorgängen zugeordnet werden?
Ein Dokument, das für die Bearbeitung mehrerer Geschäftsvorfälle relevant ist, kann als Kopie auch mehreren Akten/Vorgängen zugeordnet werden. Bei papiergebundener Aktenführung müssen physische Kopien des Dokuments angefertigt werden. Die digitale Aktenführung vereinfacht den Arbeitsvorgang: Per Knopfdruck ordnet der Bearbeiter beliebig viele Kopien den ausgewählten Akten/Vorgängen zu.

Wie entstehen neue Vorgänge?
Für Geschäftsvorfälle, die bestehenden Akten / Vorgänge nicht zugeordnet werden können, legt der zuständige Mitarbeiter eine neue Akte / einen neuen Vorgang an. Beispiel: Die Projektakte für ein Event enthält unterschiedliche Vorgänge (Einladung, Bewirtung, Ablaufplan etc.). Der Projektverantwortliche erhält die Vortragsmanuskripte der angefragten Sprecher und stellt fest, dass die Akte keinen Vorgang enthält, dem er die Dokumente inhaltlich korrekt zuordnen kann. Daher legt er einen neuen Vorgang mit dem Betreff „Angebotene Vorträge“ an. Diesem Vorgang ordnet der Bearbeiter nicht nur die Vortragsmanuskripte zu, sondern ebenfalls die Korrespondenz mit den potenziellen Sprechern. Bearbeiter, die Vorgänge bilden (dürfen), legen den Vorgangsbetreff fest. In Unternehmen gibt es häufig Konventionen, die helfen, einen sinnvollen Vorgangsbetreff zu finden. Wichtig ist, dass der Vorgangsbetreff inhaltlich konkret abgegrenzt wird. Bei sich wiederholenden Ereignissen ist ebenfalls eine zeitliche Abgrenzung notwendig – z.B. „Finanzbericht 1. Quartal 2019“.
Je nach Art der zu bearbeitenden Geschäftsvorfälle kann es sinnvoll sein, dass das System automatisiert Akten oder Vorfälle anlegt und den Aktentitel oder Vorfallbetreff vergibt. Beispiel: Über ein Webformular reicht ein Kunde eine Reklamation ein. Das System legt hierfür automatisch in der Kundenakte einen Vorgang mit dem Betreff „Reklamation Mayer Maschinenbau_01.01.2019“ an.