Glossar zum Thema Aktenverwaltung

Aktenverwaltung - Glossar

In unserem E-Akten-Glossar erläutern wir Grund- und Fachbegriffe mit Kurzdefinitionen. Tipp: Die Texte auf unserer Webseite sind mit dem Glossar verknüpft. Fahren Sie mit der Maus über ein Wort, das mit einem Glossar-Begriff verknüpft ist, öffnet sich ein kleines Fenster mit der Begriffserläuterung.
Aktenplan

Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation).

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Dokument

Ein Dokument dient der Vermittlung von Wissen/Information und/oder dem Nachweis von Konformität. Es fasst Informationen auf einem Trägermedium (z.B. Papier, elektronische/optische Datenträge, magnetische Träger) zusammen und ist als Gesamtheit identifizierbar (vgl. ISO 9000:2014).

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Dokumenten-Management-System (DMS)

Unternehmen und Organisationen setzen Dokumenten-Management-Systeme ein, um elektronische Dokumente zu verwalten, die auf einer Datenbank liegen.

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E-Akte

Das Grundkonzept von E-Akten und analogen Akten ist gleich: Sie dienen dazu, inhaltlich miteinander verbundene Informationen zusammenzufassen und zu strukturieren. Analoge Akten bestehen aus Papier, E-Akten sind digitale Objekte.

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Vorgang

In der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.

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