Aktenverwaltung - Glossar

Dokumenten-Management-System (DMS)

Unternehmen und Organisationen setzen Dokumenten-Management-Systeme ein, um elektronische Dokumente zu verwalten, die auf einer Datenbank liegen.

Werden Dokumente analog (papierbasiert) verwaltet, spricht man von Schriftgutverwaltung. Um diese Unterscheidung hervorzuheben wird häufig der Begriff elektronisches (oder digitales) Dokumenten-Management verwendet.

Eine strukturierte Ablage von Dokumenten auf einem Dateiserver (z.B. in Form von MS Windows-Ordnern) erfüllt noch nicht die Kriterien eines DMS. Ein DMS bietet neben der strukturierten Ablage auch immer die Möglichkeit, Objekte zu verschlagworten und über Felder mit weiteren Metadaten (z.B. Auftragsnummer, Ablaufdatum, Frist) zu versehen. Metadaten und Schlagworte haben in einem DMS die wichtige Funktion, abgespeicherte Daten und Dokumente wiederauffindbar zu machen: Über die Such- und Sortierfunktionen eines DMS finden Anwender Dokumente zum Beispiel über Schlagworte oder über eine Ergebnisliste, die Dokumente nach den für sie vergebenen Metadaten sortiert (z.B. Verträge, die mit Firma Mayer im Jahr 2018 geschlossen wurden).

Ein weiteres Merkmal von DMS, das ebenfalls der Wiederauffindbarkeit von Dokumenten dient, ist die übergeordnete Struktur, nach der Daten und Dokumente abgelegt und kategorisiert werden. Angelehnt an den aus der papiergebundenen Schriftgutverwaltung bekannten Aktenplan ist in einem DMS ein Ordnungsrahmen angelegt, der Nutzern Orientierung und Navigationsmöglichkeiten verschafft. Zentrales Element eines DMS ist die E-Akte. Der Nutzer legt Dokumente im System ab, indem er über die hinterlegte Struktur (Aktenplan) zur inhaltlich einschlägigen E-Akte navigiert und innerhalb der E-Akte den für den Geschäftsvorfall relevanten Vorgang auswählt.

Welchen Nutzen hat ein DMS?
Um Geschäftsvorfälle zu bearbeiten, benötigen Mitarbeiter Informationen, die häufig in Akten vorgehalten werden. Elektronische Akten und Dokumente eröffnen Unternehmen Potenziale: Information steht schnell und ortsunabhängig zur Verfügung, ist leicht auffindbar sowie platzsparend zu speichern. Sicherheitsaspekte und Automatisierungsgewinne sind weitere Gründe, die für einen DMS-Einsatz sprechen.