Artikelserie zum Vertragsmanagement
6. November 2023

Der Vertragslebenszyklus (Teil 4: Vertragserfüllung/Controlling)

Dieser Artikel ist Teil einer Serie, in der wir die Phasen des Vertragslebenszyklus‘ beschreiben. Eine ganzheitliche Betrachtung des Vertragslebenszyklus ist sinnvoll, da die einzelnen Phasen aufeinander aufbauen bzw. miteinander verknüpft sind. Legen Unternehmen bei der Vertragsmanagement-Optimierung das Augenmerk lediglich auf einzelne Prozessschritte, verschenken sie häufig Potenzial. Was in den Phasen Entwurf, Genehmigung und Unterzeichnung passiert und wie otris contract bei der Prozess-Digitalisierung unterstützt, haben wir in den vorherigen Artikeln der Serie dargestellt. Dieser Artikel beschreibt die Phase Vertragserfüllung/Controlling.

Phase 4: Vertragserfüllung

Was passiert in der Phase Vertragserfüllung/Controlling?
Durch die Vertragsunterzeichnung haben sich die Parteien zur so genannten Vertragserfüllung verpflichtet. Die Vertragserfüllung bezieht sich in der Regel auf die vollständige und fristgerechte Erfüllung aller vertraglich festgelegten Bedingungen und Verpflichtungen. Eine fehlende oder mangelhafte Vertragserfüllung kann zu unterschiedlichen Konsequenzen führen. Vertraglich zugesicherte, jedoch nicht (oder mangelhaft) erbrachte Leistungen können zu wirtschaftlichen Nachteilen für den Leistungsempfänger führen – insbesondere dann, wenn die Leistung „unbemerkt“ nicht erbracht wird. Für die Vertragspartei, die sich zur Leistungserbringung verpflichtet hat und dieser Pflicht nicht nachkommt, drohen hingegen rechtliche Konsequenzen, einschließlich finanzieller Verluste und möglicherweise Schadensersatzforderungen.

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Welche Herausforderungen gibt es?
Jedes Unternehmen hat eine Vielzahl an Verträgen mit unterschiedlichen Inhalten und Vertragspartnern. Als Vertragsnehmer müssen sie fortlaufend überprüfen, ob vereinbarte Leistungen erbracht wurden. Als Vertragsgeber müssen sie ebenfalls im Blick behalten, welche Leistungen sie Vertragspartnern zugesichert haben, um Risiken wie juristische Auseinandersetzungen, Vertragsstrafen oder Reputationsschaden zu kontrollieren. Den Gesamtbestand an Verträgen eines Unternehmens zu kontrollieren, ist auch deshalb eine Herausforderung, weil die Anzahl an Einzelverträgen schnell in die Tausende geht. Ein wirksames Vertragsmanagement muss daher Transparenz schaffen und Verantwortlichen die Möglichkeit geben, einfach herauszufinden, welche Vertragsbeziehungen von hoher wirtschaftlicher Bedeutung sind oder hohe Risiken enthalten.

Welche Lösung bietet otris contract?
Je übersichtlicher der Vertragsbestand, desto leichter können Unternehmen den Erfüllungsstand von Verträgen prüfen, das wirtschaftliche Potenzial nutzen und Risiken kontrollieren. otris contract verbessert die Transparenz im Vertragsbestand durch einheitliche Strukturierung sowie mit Such- und Filterfunktionen. Vertragsinhalte, Anmerkungen, Korrespondenzen, Stammdaten – sämtliche relevanten Informationen können Anwender leicht recherchieren.

Neben der gezielten „händischen“ Suche unterstützt das System durch Automatisierung bei routinemäßigen Auswertungen und Prüfungen. otris contract erstellt z.B. Reports zu wiederkehrenden Kosten aus laufenden Verträgen bestimmter Kategorien. Übersichtliche (graphische) Auswertungen vereinfachen Kostenkontrolle, Budgetplanung und Wirtschaftlichkeitsprüfungen. Daten und Finanzwerte aus otris contract können zur individuellen Auswertung abgerufen werden.

Während der Vertragserfüllung muss neben dem wirtschaftlichen Potenzial auch das Risikopotenzial im Blick bleiben. Ändern sich die Bedingungen (z.B. neue Gesetze, Sanktionen gegen Vertragspartner, unternehmerische Strategiewechsel) können Vertragsinhalte zum Risiko werden. otris contract unterstützt bei der Risikobewertung von Verträgen. Ein frei konfigurierbares, fragenbasiertes Risk-Assessment sowie Auswertungs- bzw. Visualisierungsfunktionen helfen bei Ermittlung und Bewertung vertraglicher Risiken.

Zur Risikokontrolle zählt darüber hinaus das Fristen-Monitoring. Verträge, die auf Zeit geschlossen wurden oder die sich nach einer Frist automatisch verlängern, werden so in otris contract angelegt, dass das System die Verantwortlichen automatisch über anstehende Termine informiert. Das Risiko von Verträgen, die sich ungewollt verlängern oder die ungewollt auslaufen kann mit dem automatisierten Fristen-Monitoring kontrolliert werden. Ebenso können sich die Verantwortlichen auf Nachverhandlungen vorbereiten, wenn Verträge nach Fristende zu anderen Konditionen weitergeführt werden sollen.