Governance, Risk Management, Compliance, bisschen viel für zwei Augen.

Compliance-Software vereinfacht die Einhaltung von Gesetzen und Regeln in Ihrem Unternehmen

Führen Sie Ihr Richtlinienmanagement mit otris compliance: Gestalten Sie unternehmensweit Richtlinien und Vorschriften nachweisbar dokumentiert in einem zentralen Ordnungsrahmen. Durch die vollständige Abbildung aller GRC-Maßnahmen und -Prozesse werden Risiken und Regelverstöße schneller erkannt und die Regelkonformität sichergestellt. otris compliance lässt sich schnell und unkompliziert an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen.

Compliance steht einerseits für die Einhaltung von Gesetzen und verhindert etwa schwarze Kassen, Korruption oder Ausbeutung. Andererseits steht Compliance für die Erfüllung der von Unternehmen selbst gesetzten ethischen Standards und Anforderungen, die weit über den gesetzlich vorgegebenen Rahmen hinaus gehen können. Beispiele hierfür sind etwa die Form der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, das Verhalten der Mitarbeiter untereinander oder auch eine auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Produktion. Bei Compliance-Verstößen kann die Höhe der Bußgelder gigantische Ausmaße annehmen und die Existenz ganzer Unternehmen gefährden. Doch nicht nur Unternehmen selbst, auch Organe, Führungskräfte und Mitarbeiter laufen Gefahr, sich strafbar zu machen und Schadensersatz leisten zu müssen.

Mit otris compliance werden alle relevanten GRC-Informationen, -Berichte und -Dokumente themenbezogen klassifiziert, mit den erforderlichen Berechtigungen versehen und fortlaufend auf Aktualität und Vollständigkeit überwacht. Regelmäßige Reports, übersichtliche Listen und interaktive Diagramme unterstützen sowohl das Management als auch die operativen Einheiten bei der Wahrnehmung ihrer Corpororate Governance- und Compliance-Verantwortung. Über eine leicht zu konfigurierende Struktur können unternehmensspezifischen Compliance-Themen, wie z.B. Datenschutz, Arbeitssicherheit, Krisenmanagement oder Brandschutz, mit den jeweilig relevanten Informationen und Dokumenten dargestellt und effizient überwacht werden. otris compliance lässt sich schnell und unkompliziert auf Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen und Prozesse anpassen.

„otris compliance bietet uns die Möglichkeit, den Dokumentenbestand schnell und übersichtlich abzurufen.“

Nils Langemann
Referent für Compliance bei MAST-Jägermeister SE

otris compliance auf einen Blick

  • Unternehmensspezifischer Themenkatalog mit allen notwendigen Corporate Governance- und Compliance-Informationen
  • Dokumentation aller rechtlich und freiwillig erforderlichen Unterlagen
  • Lückenlose Historisierung aller Daten
  • Übersicht über alle Corporate Governance- und Compliance-Dokumente, -Fristen und -Termine
  • Themenbezogene Klassifizierung aller GRC-Dokumente
  • Kontrolle des Dokumentenbestandes auf Vollständigkeit
  • Terminverfolgung
  • Darstellung der Verantwortlichkeiten, Rechtsgrundlagen, interne Vorschriften und Bestimmungen individuell pro Compliance-Thema
  • Berichte, Terminverfolgung und Übersichtsseiten zur Überprüfung der Aktualität der Informationen
  • Auswertungen für die Management-Ebene
  • Interaktive Diagramme
  • Umfassende Recherchefunktionen
  • Volltextindizierung
  • Themen-, dokumenten- und personenbezogenes Berechtigungskonzept
  • Flexibles u. wirtschaftliches Lizenzmodell
  • Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder anderen Systemen sind vorhanden
  • Individuelle, auf den Bedarf des Kunden zugeschnittene, Anpassungen möglich

otris compliance unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Ziele

Corporate Governance
Eine wesentliche Zielsetzung der Unternehmensführung ist es, die vorhandene Corporate Governance nachhaltig sicherzustellen und zu dokumentieren. Spezielle Softwarelösungen wie otris compliance können bei der Umsetzung dieser Ziele behilflich sein. Die Basis in otris compliance bildet ein unternehmensspezifischer, auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittener, Corporate Governance-Themenkatalog. Die Zuordnung sowie Ablage aller Corporate Governance relevanten Informationen – z.B. in Form von Dokumenten oder Berichten – erfolgt anhand der erarbeiteten, themenbezogenen Baumstruktur.

Die Kategorisierung kann auf Basis unterschiedlicher Priorisierungen erfolgen:

  • auf Basis der operativen Führung (z.B. Finanzbericht, Risikobericht, Versicherungsübersicht)
  • auf Basis der strategischen Führung (z.B. Leitbild, Führungsgrundsätze, strategische Planung)
  • auf Basis der Unternehmensorganisation (z.B. Prokuristen, Handlungsbevollmächtige, Geschäftsordnung)

Compliance
Alle Compliance-Aufgaben sind ebenfalls thematisch geordnet und werden in einem unternehmensspezifischen Themenkatalog abgebildet. Für jedes Compliance-relevante Thema können:

  • Verantwortlichkeiten
  • Rechtsgrundlagen
  • interne Vorschriften und Bestimmungen
  • Aufgaben
  • Regeln
  • notwendige Mitarbeiterqualifikationen oder aber
  • weitere erforderliche Ordnungsaspekte

hinterlegt und nachgehalten werden.

Durch die themenbezogene Berichterstattung erhalten Sie ein zuverlässiges und nachhaltiges Compliance-Management-System, welches mehr Transparenz in Ihre unternehmensweite Compliance-Organisation bringt. otris compliance unterstützt sowohl den Compliance-Beauftragten bei seiner operativen Arbeit als auch das Management bei der laufenden Überwachung und holistischen Betrachtung des implementierten Compliance-Management-Systems.

Vielfältig. Berechtigungen und Reports.

Das Berechtigungssystem ermöglicht die übersichtliche Bereitstellung aller öffentlichen Compliance-Informationen. Darüber hinaus garantiert Ihnen unsere Compliance-Management-Software den notwendigen Zugriffschutz für vertrauliche, Compliance-relevante oder personenbezogene Informationen. Durch die Zuordnung von Gültigkeitszeiträumen oder einem Berichtsstichtag können jederzeit aktuelle und historische Betrachtungen hinsichtlich der Compliance-Organisation, der jeweiligen Verantwortlichkeiten sowie der erforderlichen Dokumentation vorgenommen werden. Ferner kann die jeweils vorhandene Corporate Governance, selbst für vergangene Zeitpunkte, mit den entsprechenden Dokumenten und Berichten aufgezeigt und nachgewiesen werden.

Neue Maßstäbe. ISO 19600.

ISO 19600 soll Unternehmen auf potentielle Risiken aufmerksam machen und bietet gleichzeitig Werkzeuge mit deren Hilfe ein effektives Compliance-Management-System aufgebaut werden kann. Die ISO 19600 definiert den Begriff Compliance neu und versteht darunter die Erfüllung aller Compliance-Verpflichtungen (wie u.a. alle gesetzlich vorgeschriebene u. freiwillige Verpflichtungen) eines Unternehmens. Herzstück der neuen Norm ist die Risikoabschätzung. Hierbei sollen Compliance-Risiken bestimmt und entsprechende Gegenmaßnahmen etabliert werden. Darüber hinaus beschäftigt sich die ISO 19600 mit der Bewertung der Effektivität einzelner Compliance-Maßnahmen, mit der laufenden Prozessverbesserung, der Verantwortung des Managements und der Mitarbeiter sowie des Compliance-Beauftragten.

Produktgrafik für die Compliance-Software sowie Richtlinienmanagement der otris software AG

Alle Informationen Ihrer unternehmensweiten GRC-Prozesse werden in unserem Compliance-Management-System gesammelt und stehen den Entscheidungs-Trägern Ihres Unternehmens zentral und übersichtlich zur Verfügung.

Wann Compliance-Software sinnvoll ist

Große Aktiengesellschaften sind aufgrund zahlreicher Spezialvorschriften gesetzlich zu einem umfassenden Monitoring- und Berichtswesen verpflichtet. Für kleinere und mittlere Unternehmen ist dies selten der Fall. So lässt sich die Frage, ob und ab wann ein Unternehmen von einer Compliance-Software profitieren kann, nicht pauschal anhand einzelner Kennzahlen wie Mitarbeiter, Umsatz oder der Anzahl an Compliance-Verstößen in einem bestimmten Zeitraum beantworten. Dafür ist das Thema zu kompliziert und die Voraussetzungen und Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens und seiner jeweiligen Branche zu individuell. Gesetze und Richtlinien, an die sich ein Unternehmen und seine Mitarbeiter halten müssen sind beispielsweise nicht zwangsläufig auf seine Größe zurückzuführen. Gleichermaßen spielen die spezifischen Vorschriften unterschiedlicher Branchen und die Gesetzgebungen innerhalb der Märkte eine entscheidende Rolle. Zudem stellen sich Fragen, wie etwa:

  • Welche Vorschriften sind für welche Mitarbeiter relevant?
  • Wie oft besteht Auffrischungsbedarf?
  • Wie sollen Mitarbeiter, Kunden, Partner und Stakeholder über neue Richtlinien, Änderungen und Aktualisierungen informiert werden?
  • Unterliegt das Unternehmen einer einzigen Rechtssprechung, oder ist es vielleicht international tätig und muss in verschiedenen Ländern unterschiedliche Gesetzeslagen beachten?

Allgemein gilt: Unabhängig vom Betätigungsumfeld eines Unternehmens besteht Handlungsbedarf, wenn Compliance-Kosten bereits unnötig hoch sind, stetig steigen oder die Sorgen um die Einhaltung von Gesetzen und selbst auferlegten Regeln vom eigentlichen Kerngeschäft abhalten.

Fünf Tipps zum Umgang mit Compliance-Software
Compliance ist nicht nur für Konzerne wichtig. Gerade für Mittelständler können Strafen aufgrund von Compliance-Verstößen schnell den finanziellen Ruin bedeuten. Darum gilt: Vertrauen ist gut, Compliance-Software ist besser. Handeln Sie verantwortungsbewusst und pro-aktiv – nicht erst dann, wenn Compliance-Probleme entstehen oder bereits ein juristisches Nachspiel haben. Strafen und Aufarbeitung von Compliance-Verstößen kommen Unternehmen fast immer deutlich teurer zu stehen, als die Einrichtung eines effektiven Compliance-Systems. Das heißt: Mittelfristig rechnet sich die anfängliche Investition fast immer. Compliance-Software verringert nicht nur das Haftungsrisiko für Unternehmen. Sie sorgt auch für Transparenz und schafft so Vertrauen bei Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern.

Beschränken Sie sich bei der Auswahl einer passenden Compliance-Software nicht auf einen reinen Funktionsvergleich. Mindestens genauso wichtig wie die Software, ist der dahinter stehende Anbieter:

  • Passt er die Software individuell an?
  • Bietet er Schulungen und Support?
  • Versteht er Ihre Branche?
  • Gibt es Referenzkunden, die vor ähnlichen Herausforderungen standen wie Ihr Unternehmen und seine Lösungskompetenz belegen?
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Ihr Ansprechpartner:

Thomas Bong
Telefon +49 (231) 958069 50
compliance@otris.de

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