Wie optimieren Sie Ihr unternehmensweites CMS mit otris compliance?

Compliance-Software mit Richtlinienmanagement und Risk Assessment

otris compliance ist das Werkzeug zur operativen Umsetzung Ihres Compliance-Programms. Die Software verankert die von Ihnen entwickelten Compliance-Prozesse im Unternehmen. Richtlinien verteilen, Verantwortlichkeiten dokumentieren, Risiken identifizieren und Maßnahmen durchführen – die zentrale Steuerungs- und Dokumentationsplattform vereinfacht Ihre Compliance-Verantwortung.

Compliance steht einerseits für die Einhaltung von Gesetzen und andererseits für die Erfüllung der vom Unternehmen selbst gesetzten ethischen Standards und Anforderungen. Compliance-Verstöße können hohe Bußgelder und Reputationsschäden zur Folge haben, die die Existenz des Unternehmens gefährden. Eine elementare Voraussetzung dafür, Verstöße zu verhindern, ist ein funktionierendes CMS (Compliance Management System).

Die inhaltliche Ausarbeitung eines Compliance-Systems ist anspruchsvoll. Eine ebenso große Herausforderung: Die Implementierung und Aufrechterhaltung des Systems durch Compliance-Prozesse. Mit otris compliance dokumentieren Sie Ihre Compliance-Organisation und hinterlegen Workflows, die den Anwender bei der strukturierten Bearbeitung seiner Aufgaben anleiten und über die Sie Ihre Mitarbeiter erreichen. Per E-Mail, über den persönlichen Datenraum oder die Compliance-App.

Die Dokumentation Ihrer Compliance-Arbeit erfolgt automatisiert: Das System registriert Ihre operative Tätigkeit – von der Zustellung einer Richtlinie bis zur Anfertigung von Schulungsunterlagen.

Produktgrafik der Compliance Management Software otris compliance

Alle relevanten Informationen und Dokumentationen werden in otris compliance gesammelt und stehen den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens zentral und übersichtlich zur Verfügung.

otris compliance – Komponenten für ein ganzheitliches CMS

otris compliance ist eine modular aufgebaute Softwarelösung. Eine übersichtliche Navigation führt Sie zu den einzelnen Funktionsbereichen, die untereinander verknüpft sind (z.B. Risikomanagement mit Task Management). Die Funktionsbereiche im Überblick:

compliance-landkarteCompliance Landkarte
Wer sitzt an den Compliance-relevanten Schlüsselstellen im Unternehmen? Wer ist Geldwäsche- und wer Datenschutzbeauftragter? Die Compliance-Landkarte ist Ihre Navigationshilfe bei diesen Fragen. Neben Zuständigkeiten bildet die Landkarte Prozesse ab, die für das Compliance Management System von Bedeutung sind.
Über die Compliance-Landkarte gelangen Sie themenorientiert zu allen relevanten Compliance-Informationen.

compliance-richtlinienRichtlinienmanagement
Das Richtlinienmanagement ist ein wesentlicher Baustein in jedem Compliance-System. Die Themenbibliothek in otris compliance nutzen Sie zur strukturierten Ablage der Richtlinien und aller weiteren Compliance-Dokumente. Bei der Erstellung, Aktualisierung sowie zielgerichteten Verteilung der Inhalte unterstützt Sie die integrierte Dokumentenlenkungsfunktionen (entwickelt nach Vorgaben der DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015). Das System dokumentiert automatisch die Zuteilung einer Richtlinie sowie die Empfangsbestätigung durch den Mitarbeiter.
Durch die Zuordnung Ihrer Mitarbeiter zu Geltungsbereichen und einer zusätzlichen Anbindung an Ihr Active Directory entsteht ein effizientes Richtlinienmanagement mit einem voll automatisierten und zielgerichteten Verteilprozess.

compliance-risikoRisikomanagement
Mit otris compliance konzipieren und versenden Sie unkompliziert elektronische Fragebögen, die Sie bei der Risikoidentifizierung unterstützen. Adressaten können innerhalb der Organisation (z.B. Compliance-Beauftragte, Geschäftsführer, Mitarbeiter) oder außerhalb (z.B. Geschäftspartner) angesiedelt sein. Die Befragungsergebnisse wertet das System aus und bereitet sie in übersichtlichen Grafiken (Risk-Radar) auf.

Identifizierte Risiken und die entsprechenden Maßnahmen sowie Feststellungen aus Audits oder Workshops dokumentiert das System automatisiert. Die Bewertung von Einzelrisiken erfolgt hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung (quantitativ und qualitativ) und kann kundenspezifisch um weitere Bewertungskriterien ergänzt werden. Die Daten bereitet das System über einer Risk-Map übersichtlich auf. Ergänzend ist über Risikofelder eine DICO-konforme Risiko-Zuordnung möglich.

compliance-hinweisHinweisgebersystem
otris compliance integriert ein digitales Hinweisgebersystem. Hinweisgeber werden durch Anonymität geschützt, was die Zahl der Non-Compliance-Meldungen erhöht. Das Compliance Management kommuniziert über ein temporäres Postfach mit Hinweisgebern, um Stichhaltigkeit und Relevanz der Hinweise zu prüfen.
Gemeldete Vorfälle werden innerhalb otris compliance dokumentiert, bewertet und konsequent weiter verfolgt (Case-Management).

compliance-taskTask-Management
Maßnahmen und (wiederkehrende) Kontrollen sind Bestandteil diverse Compliance-Prozesse. otris compliance bildet die Task-Management-Prozesse ab und unterstützt durch Automatisierung: Aufgaben/Maßnahmen schickt das System an die Verantwortliche Person und überwacht, ob Erhalt und Bearbeitung bestätig werden. Auf diese Weise unterstützt otris privacy, Risiken zu reduzieren, festgestellte Mängel zu beseitigen, vorbeugende Maßnahmen in operativen Prozessen zu verankern und wiederkehrende Überprüfungen konsequent durchzuführen.
Für das zentrale Monitoring sowie für das Berichtswesen stehen übergreifende Auswertungs-Tools und Cockpits zur Verfügung.

compliance-faqFAQ
Der FAQ-Bereich dient zum einen als Plattform zur direkten Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Compliance Management. Beantwortete Fragen, die allgemeine Relevanz besitzen, veröffentlicht das Compliance Management im FAQ-Format. Eine Suchfunktion hilft bei der Recherche in den FAQs.

compliance-prozesseIndividuelle Compliance-Prozesse
otris compliance basiert auf einer flexiblen Plattform und wird kontinuierlich um weitere Compliance-Prozesse erweitert. Bereits verfügbar sind Abfrage-Workflows zur Einholung rechtsverbindlicher Erklärungen, automatisierte Prozesse zur Verteilungen von Schulungsinformationen sowie die Durchführung fragenbasierter Wissenstests im Rahmen von Compliance-Weiterbildungen und Sensibilisierungsmaßnahmen.

Richtlinienbibliothek
Die Software ist eine zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche Corporate Governance- und Compliance-Dokumentationen ablegen und in einer Richtlinienbibliothek thematisch untergliedern.
Dokumentation
Einzelne Dokumentationen der Bibliothek ordnen Sie gezielt ausgewählten Geltungsbereichen zu. Die Struktur der Themen- und Geltungsbereiche folgt Ihrer Compliance-Strategie.
Übersicht & Kontrolle
Jeder Mitarbeiter greift über den Webbrowser auf seine persönliche Richtlinienbibliothek zu. Wird der Bibliothek ein neuer Inhalt hinzugefügt, benachrichtigt das System den Mitarbeiter mit einer Leseaufforderung. Die Rückmeldung, dass der Inhalt empfangen wurde, wird für jeden einzelnen Nutzer dokumentiert.

Das richtlinienkonforme Unternehmen mit otris compliance

Eine Grundvoraussetzung dafür, dass Mitarbeiter unternehmensweit richtlinienkonform handeln, ist dass sie relevante Gesetze, Regeln und Vorschriften kennen. Je größer das Unternehmen und die Mitarbeiterzahl, desto komplexer und aufwendiger wird der Prozess, Richtlinien zu genehmigen, sie zielgerichtet zu verteilen und die Arbeit zu dokumentieren. otris compliance hilft Ihnen, diese Herausforderung zu bewältigen.

Wie funktioniert Dokumentenlenkung mit otris compliance?
Die Software ist eine zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche Corporate Governance- und Compliance-Dokumentationen ablegen und in einer Richtlinienbibliothek thematisch untergliedern. Einzelne Dokumentationen der Bibliothek ordnen Sie gezielt ausgewählten Geltungsbereichen zu. Die Struktur der Themen- und Geltungsbereiche folgt Ihrer Compliance-Strategie. So erstellen Sie zum Beispiel in der Richtlinienbibliothek einen Themenbereich „Korruption“ und weisen der jeweiligen Dokumentation den Geltungsbereich „Vertrieb“ zu. Geltungsbereiche können Sie beliebig fein untergliedern und verknüpfen, indem Sie Funktion (Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf) mit Regionen (Deutschland, Frankreich, Europa) kombinieren. Jeder Mitarbeiter der Teil des jeweiligen Geltungsbereichs ist, greift über den Webbrowser auf seine persönliche Richtlinienbibliothek zu. Wird der Bibliothek ein neuer Inhalt hinzugefügt, benachrichtigt das System den Mitarbeiter mit einer Leseaufforderung. Die Rückmeldung, dass der Inhalt empfangen wurde, wird für jeden einzelnen Nutzer dokumentiert. Kommt ein Mitarbeiter einer Leseaufforderung nicht nach, wird er nach einer vorab definierten Zeit automatisch erinnert und die Inhalte werden gesammelt an den jeweiligen Mitarbeiter gesendet. Leseaufforderungen werden nach gleichem Prinzip auch bei überarbeiteten Dokumenten versendet. Zusätzlich versieht das System die Überarbeitung mit einer Versionsnummer. Zu der Dokumentenlenkung in otris compliance gehört nicht nur, dass Inhalte den richtigen Empfängern bereitgestellt werden. Die systematische Lenkung von Dokumenten beginnt bereits während des inhaltlichen Erstellungsprozesses. Inhalte, die der Richtlinienbibliothek hinzugefügt werden sollen, können Sie vordefinierten Workflows unterwerfen. Durch die Zusammenstellung von Rechten (Lesen, Schreiben, Freigeben) definieren Sie Rollen, die Sie beteiligten Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zuteilen.

Report, Prüfung, Nachweis
Die Softwareunterstützung leistet hierdurch zum einen eine erhebliche Erleichterung bei der Erstellung und Verteilung der Inhalte. Zum anderen dokumentieren Sie revisionssicher Ihr Richtlinienmanagement: Wer hat welche Version eines Dokuments erstellt, wer hat es wann freigegeben und wer hat dieses Dokument erhalten und zur Kenntnis genommen? Diese Daten sind nicht nur wichtig, um Rechenschaft gegenüber Stakeholdern abzulegen, sondern auch, damit sich Ihre gute Compliance-Arbeit im Konfliktfall auszahlt. Umfangreiche Reporting- und Statistikfunktionen erleichtern die Darstellung und Visualisierung der geleisteten Richtlinien-Arbeit. Mit wenigen Klicks stellen Sie Zahlen und Diagramme zusammen, die den aktuellen Stand der Compliance-Organisation veranschaulichen.

Sogar in kleineren Unternehmen verlieren Compliance-Verantwortliche häufig den Überblick darüber, ob der Bestand der Richtlinien vollständig und aktuell ist. otris compliance hilft Ihnen durch automatisierte und systematische Prüfung des Verzeichnisses auf fehlende bzw. veraltete Dokumente. Neben der automatisierten Prüfung vereinfacht das System die händische Kontrolle. Mit otris compliance erstellen Sie unkompliziert einen Sichtbarkeitsreport für alle hinterlegten Dokumente. Der Report listet für jedes einzelne Dokument auf, welche Person es lesen darf – strukturiert und übersichtlich.

Risiken steuern
Ein ganzheitliches CMS beinhaltet die Kontrolle über Compliance-relevante Risiken. Die integrierten Risk Management-Funktionen der Software helfen bei der laufenden Identifikation und Bewertung von Risiken. Maßnahmen, die Sie zur Risikosteuerung ergreifen, organisieren Sie ebenso mit otris compliance wie die Kontrolle einer fristgerechten Abarbeitung.

Schnittstellen und Anpassungen
otris compliance wird reibungslos in Ihre bestehende IT-Umgebung integriert. Eine optionale Anbindung an Ihre Active Directory stellt sicher, dass einmal definierten Geltungsbereichen stets alle zugehörigen Mitarbeiter zugeordnet sind: Bei Neueinstellungen oder internen Stellenwechseln synchronisiert das System die Änderungen über eine Schnittstelle mit otris compliance. Neben der Anbindung Ihrer Active Directory können über bestehende oder für Sie programmierte Schnittstellen beliebige weitere Integrations-Szenarien umgesetzt werden.

Leichte Bedienbarkeit
Allen otris Produkten gemein ist ihre leicht zu erlernende Bedienung. otris compliance bündelt Ihren umfangreichen Bestand an Richtlinien und Verfahren übersichtlich und leicht verständlich. Die Aufteilung der Oberfläche in drei Teile ist bekannt aus gängigen E-Mail Systemen wie Microsoft Outlook. Ampelsymbole helfen den Nutzern, umgehend zu erkennen, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Sehr einfach ist auch der Zugang zum System: otris compliance kann auf Ihrem firmeneigenen Server oder in der Cloud betrieben werden – in beiden Fällen nutzt der Anwender die Software über seinen Webbrowser. Der gesamte Datenbestand wird somit zentral verwaltet. Lokale Installationen auf den PCs der Mitarbeiter fallen nicht an.

„otris compliance bietet uns die Möglichkeit, den Dokumentenbestand schnell und übersichtlich abzurufen.“

Nils Langemann
Referent für Compliance bei MAST-Jägermeister SE

Ein verlässliches Team: Ihr Verantwortungsbewusstsein und unsere Software

Struktur und Übersicht sind Grundvoraussetzungen für die Umsetzung einer gesetzeskonformen Compliance-Organisation. Die wachsende Anzahl an Verfahren und Richtlinien zu erstellen, zu ordnen und zielgerichtet an Mitarbeiter zu kommunizieren wird in mittleren und großen Unternehmen schnell zu einem unübersichtlichen Unterfangen. Gefährlich für das Unternehmen wird es, wenn Compliance-Manager die Übersicht verlieren, denn Verstöße können empfindliche Strafzahlungen nach sich ziehen. otris compliance hilft Ihnen bei der Bewältigung der unternehmensweiten Compliance-Organisation:

  • Über umfangreiche Dokumentenlenkungsfunktionen steuern Sie zielsicher und unternehmensweit die Erstellung, Freigabe und Verteilung aller Richtlinien. Mitarbeiter erhalten so exakt die Dokumente, die für sie relevant sind. Das ist eine grundsätzliche Bedingung für richtlinienkonformes Arbeiten und somit für die Prävention von Verstößen.
  • Missachtet ein Mitarbeiter – bewusst oder unbewusst – Richtlinien, ist es wichtig, dass Sie die Umsetzung Ihrer Compliance-Maßnahmen nachweisen können. Die Software hilft Ihnen auch in diesem Fall, da das System Ihre Arbeit dokumentiert und revisionssicher archiviert.
  • Compliance-Risiken zu identifizieren, zu bewerten und mit geeigneten Gegenmaßnahmen und wiederkehrenden Kontrollen zu bewältigen, ist eine wesentliche CMS-Komponente. otris compliance liefert hierfür eine prozessgesteuerte Vorgehensweise und unterstützt Sie bei der strukturierten Abarbeitung von Risikoanalyse-Ergebnissen.

Neben Prävention und Unterstützung im Schadensfall hilft Ihnen otris compliance, wirtschaftlicher zu arbeiten. Prozesse, die Sie bei Anlage des Systems definieren, erhöhen die Effizienz Ihrer Compliance-Arbeit. Der Nutzer wird von den vorgegebenen Workflows geleitet und kann sich voll auf seine inhaltlichen Aufgaben konzentrieren. Das ist nicht nur wirtschaftlicher, sondern reduziert die Fehleranfälligkeit einer komplexen Compliance-Organisation enorm. Vereinfachen Sie Ihre Verantwortung bei Aufbau und Pflege des unternehmensweiten Compliance Managements mit otris compliance. Die Software etabliert feste Compliance-Strukturen in Ihrem Unternehmen. Einmal in die bestehende Softwareumgebung integriert, hilft Ihnen das System bei der zukunftssicheren Installation eines unternehmensweiten Compliance Management Systems.

otris compliance auf einen Blick

  • Strukturierung und Abbildung der Compliance-Organisation mit Zuständigkeiten (IDW PS 980 und ISO 19600)
  • Übersicht über alle Corporate Governance- und Compliance-Dokumente, -Fristen und -Termine
  • Themenbezogene Richtlinienbibliothek mit allen Corporate Governance- und Compliance-Dokumenten
  • Themenbezogene Zuordnung und Verteilung der Dokumente – Mitarbeiter haben Zugriff auf ihre persönliche Richtlinienbibliothek
  • Benachrichtigungsfunktion (bei neu zugeordneten Inhalten / Änderungen an der persönlichen Richtlinienbibliothek)
  • Quittierung durch den Mitarbeiter und E-Mail-Erinnerung, falls keine Rückmeldung erfolgt
  • Frei gestaltbare Workflows (z.B. Best Practice Redaktionsworkflow / Freigabeworkflow bei der Dokumentenerstellung)
  • Dokumentenlenkungsfunktionen entwickelt nach Vorgaben der DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015-11 Abschnitt 10.2.3
  • Risk Assessment zur Identifikation und Bewertung von Risiken
  • Risikotreiberanalyse
  • Frei definierbare Risikobereiche inklusive Risikoportfolio-Darstellung (Risk Map)
  • Task Management zur Organisation von Compliance-Maßnahmen und -Kontrollen
  • Dokumentation und Archivierung von Compliance Maßnahmen und Nachweisen (wie Lesebestätigungen)
  • Revisionssicheres Archiv (IDW PS880)
  • Kontrolle des Dokumentenbestandes auf Vollständigkeit und Aktualität
  • Rechte- und Rollenkonzept
  • Rechtesteuerung auf Basis der Organisationseinheiten
  • Übersicht über alle Corporate Governance- und Compliance-Dokumente, -Fristen und -Termine
  • Historisierung: Darstellung der Richtliniendokumentation zu jedem Zeitpunkt in der Vergangenheit
  • Terminverfolgung
  • Umfassende Recherchefunktionen
  • Volltextindizierung
  • AD / LDAP – Integration
  • Verschlüsselte Dateiablage
  • Auswertungen für die Management-Ebene
  • Business-Intelligence-Reports mit Designtool
  • Interaktive Diagramme
  • Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder anderen Systemen
  • Individuelle, auf den Bedarf des Kunden zugeschnittene, Anpassungen möglich
  • Flexibles u. wirtschaftliches Lizenzmodell
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Thomas Bong
Telefon +49 (231) 958069 50
compliance@otris.de

Bild Ansprechpartner Compliance Software und Richtlinienmanagement - otris compliance

Produktbroschüre – otris compliance

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