Wie optimieren Sie Ihr unternehmensweites CMS mit otris compliance?

Compliance-Software mit Richtlinienmanagement vereinfacht die Einhaltung von Gesetzen und Regeln in Ihrem Unternehmen

Führen Sie Ihre Compliance-Organisation mit Spezialsoftware von otris. Sie strukturieren compliance-relevante Themenbereiche und dokumentieren Zuständigkeiten. Gestalten Sie unternehmensweit Richtlinien und Vorschriften nachweisbar dokumentiert in einem zentralen Ordnungsrahmen. Durch die themenbezogene Ablage und zielgerichtete Kommunikation sämtlicher Richtlinien installieren Sie ein Werkzeug zur Prävention von Regelverstößen. Neben dem Richtlinienmanagement lassen sich in otris compliance auch Task Management und Risk Assessment schnell und unkompliziert an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen.

Compliance steht einerseits für die Einhaltung von Gesetzen und verhindert etwa schwarze Kassen, Korruption oder Ausbeutung. Andererseits steht Compliance für die Erfüllung der von Unternehmen selbst gesetzten ethischen Standards und Anforderungen, die weit über den gesetzlich vorgegebenen Rahmen hinausgehen können. Beispiele hierfür sind etwa die Form der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, das Verhalten der Mitarbeiter untereinander oder auch eine auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Produktion. Bei Compliance-Verstößen kann die Höhe der Bußgelder Ausmaße annehmen, die die Existenz von Unternehmen gefährdet. Doch nicht nur Unternehmen selbst, auch Organe, Führungskräfte und Mitarbeiter laufen Gefahr, sich strafbar zu machen und Schadensersatz leisten zu müssen. Eine elementare Voraussetzung dafür, Verstöße zu verhindern, ist ein funktionierendes CMS (Compliance Management System).

otris compliance strukturiert und automatisiert Ihre Compliance-Organisation. Die Software bündelt alle relevanten Informationen, Berichte und Dokumente in themenbezogenen Bibliotheken. Mit Dokumentenlenkungs-Funktionen legen Sie fest, welche Bibliotheksinhalte welchen Mitarbeitergruppen zugeordnet werden und dokumentieren revisionssicher, dass die Inhalte den Mitarbeiter erreicht haben. Bei der Erstellung der Inhalte unterstützt Sie das System mit frei konfigurierbaren Redaktions- und Freigabe-Workflows. Die flexible Anpassbarkeit erweitert die Einsatzmöglichkeiten: otris compliance eignet sich z.B. auch zur Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement.
Die unternehmensweite Überwachung der Richtlinienkonformität ist eine Aufgabe mit hohem Fehlerpotenzial. Die umfassenden Ablage-, Dokumentenlenkungs- und Archivierungsfunktionen helfen Compliance Managern, Fehler und Versäumnisse zu vermeiden, um ihre anspruchsvolle Arbeit gesetzeskonform zu erfüllen.

Richtlinienbibliothek
Die Software ist eine zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche Corporate Governance- und Compliance-Dokumentationen ablegen und in einer Richtlinienbibliothek thematisch untergliedern.
Dokumentation
Einzelne Dokumentationen der Bibliothek ordnen Sie gezielt ausgewählten Geltungsbereichen zu. Die Struktur der Themen- und Geltungsbereiche folgt Ihrer Compliance-Strategie.
Übersicht & Kontrolle
Jeder Mitarbeiter greift über den Webbrowser auf seine persönliche Richtlinienbibliothek zu. Wird der Bibliothek ein neuer Inhalt hinzugefügt, benachrichtigt das System den Mitarbeiter mit einer Leseaufforderung. Die Rückmeldung, dass der Inhalt empfangen wurde, wird für jeden einzelnen Nutzer dokumentiert.

otris compliance auf einen Blick

  • Strukturierung und Abbildung der Compliance-Organisation mit Zuständigkeiten (IDW PS 980 und ISO 19600)
  • Übersicht über alle Corporate Governance- und Compliance-Dokumente, -Fristen und -Termine
  • Themenbezogene Richtlinienbibliothek mit allen Corporate Governance- und Compliance-Dokumenten
  • Themenbezogene Zuordnung und Verteilung der Dokumente – Mitarbeiter haben Zugriff auf ihre persönliche Richtlinienbibliothek
  • Benachrichtigungsfunktion (bei neu zugeordneten Inhalten / Änderungen an der persönlichen Richtlinienbibliothek)
  • Quittierung durch den Mitarbeiter und E-Mail-Erinnerung, falls keine Rückmeldung erfolgt
  • Frei gestaltbare Workflows (z.B. Best Practice Redaktionsworkflow / Freigabeworkflow bei der Dokumentenerstellung)
  • Dokumentenlenkungsfunktionen entwickelt nach Vorgaben der DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015-11 Abschnitt 10.2.3
  • Task Management zur Organisation von Compliance-Maßnahmen und -Kontrollen
  • Dokumentation und Archivierung von Compliance Maßnahmen und Nachweisen (wie Lesebestätigungen)
  • Risk Assessment zur Identifikation und Bewertung von Risiken
  • Revisionssicheres Archiv (IDW PS880)
  • Kontrolle des Dokumentenbestandes auf Vollständigkeit und Aktualität
  • Rechte- und Rollenkonzept
  • Rechtesteuerung auf Basis der Organisationseinheiten
  • Übersicht über alle Corporate Governance- und Compliance-Dokumente, -Fristen und -Termine
  • Historisierung: Darstellung der Richtliniendokumentation zu jedem Zeitpunkt in der Vergangenheit
  • Terminverfolgung
  • Umfassende Recherchefunktionen
  • Volltextindizierung
  • AD / LDAP – Integration
  • Verschlüsselte Dateiablage
  • Auswertungen für die Management-Ebene
  • Business-Intelligence-Reports mit Designtool
  • Interaktive Diagramme
  • Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder anderen Systemen
  • Individuelle, auf den Bedarf des Kunden zugeschnittene, Anpassungen möglich
  • Flexibles u. wirtschaftliches Lizenzmodell

Produktgrafik für die Compliance-Software sowie Richtlinienmanagement der otris software AG

Alle relevanten Informationen und Dokumentationen werden in otris compliance gesammelt und stehen den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens zentral und übersichtlich zur Verfügung.

Das richtlinienkonforme Unternehmen mit otris compliance

Eine Grundvoraussetzung dafür, dass Mitarbeiter unternehmensweit richtlinienkonform handeln, ist dass sie sämtliche Gesetze, Regeln und Vorschriften kennen. Je größer das Unternehmen und die Mitarbeiterzahl, desto komplexer und aufwendiger wird der Prozess, Richtlinien zu genehmigen, sie zielgerichtet zu verteilen und die Arbeit zu dokumentieren. otris compliance hilft Ihnen, diese Herausforderung zu bewältigen.

Wie funktioniert Dokumentenlenkung mit otris compliance?
Die Software ist eine zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche Corporate Governance- und Compliance-Dokumentationen ablegen und in einer Richtlinienbibliothek thematisch untergliedern. Einzelne Dokumentationen der Bibliothek ordnen Sie gezielt ausgewählten Geltungsbereichen zu. Die Struktur der Themen- und Geltungsbereiche folgt Ihrer Compliance-Strategie. So erstellen Sie zum Beispiel in der Richtlinienbibliothek einen Themenbereich „Korruption“ und weisen der jeweiligen Dokumentation den Geltungsbereich „Vertrieb“ zu. Geltungsbereiche können Sie beliebig fein untergliedern und verknüpfen, indem Sie Funktion (Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf) mit Regionen (Deutschland, Frankreich, Europa) kombinieren. Jeder Mitarbeiter der Teil des jeweiligen Geltungsbereichs ist, greift über den Webbrowser auf seine persönliche Richtlinienbibliothek zu. Wird der Bibliothek ein neuer Inhalt hinzugefügt, benachrichtigt das System den Mitarbeiter mit einer Leseaufforderung. Die Rückmeldung, dass der Inhalt empfangen wurde, wird für jeden einzelnen Nutzer dokumentiert. Kommt ein Mitarbeiter einer Leseaufforderung nicht nach, wird er nach einer vorab definierten Zeit automatisch erinnert und die Inhalte werden gesammelt an den jeweiligen Mitarbeiter gesendet. Leseaufforderungen werden nach gleichem Prinzip auch bei überarbeiteten Dokumenten versendet. Zusätzlich versieht das System die Überarbeitung mit einer Versionsnummer. Zu der Dokumentenlenkung in otris compliance gehört nicht nur, dass Inhalte den richtigen Empfängern bereitgestellt werden. Die systematische Lenkung von Dokumenten beginnt bereits während des inhaltlichen Erstellungsprozesses. Inhalte, die der Richtlinienbibliothek hinzugefügt werden sollen, können Sie vordefinierten Workflows unterwerfen. Durch die Zusammenstellung von Rechten (Lesen, Schreiben, Freigeben) definieren Sie Rollen, die Sie beteiligten Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zuteilen.

Report, Prüfung, Nachweis
Die Softwareunterstützung leistet hierdurch zum einen eine erhebliche Erleichterung bei der Erstellung und Verteilung der Inhalte. Zum anderen dokumentieren Sie revisionssicher Ihr Richtlinienmanagement: Wer hat welche Version eines Dokuments erstellt, wer hat es wann freigegeben und wer hat dieses Dokument erhalten und zur Kenntnis genommen?

Diese Daten sind nicht nur wichtig, um Rechenschaft gegenüber Stakeholdern abzulegen, sondern auch, damit sich Ihre gute Compliance-Arbeit im Konfliktfall auszahlt. Umfangreiche Reporting- und Statistikfunktionen erleichtern die Darstellung und Visualisierung der geleisteten Richtlinien-Arbeit. Mit wenigen Klicks stellen Sie Zahlen und Diagramme zusammen, die den aktuellen Stand der Compliance-Organisation veranschaulichen. Sogar in kleineren Unternehmen verlieren Compliance-Verantwortliche häufig den Überblick darüber, ob der Bestand der Richtlinien vollständig und aktuell ist. otris compliance hilft Ihnen durch automatisierte und systematische Prüfung des Verzeichnisses auf fehlende bzw. veraltete Dokumente. Neben der automatisierten Prüfung vereinfacht das System die händische Kontrolle. Mit otris compliance erstellen Sie unkompliziert einen Sichtbarkeitsreport für alle hinterlegten Dokumente. Der Report listet für jedes einzelne Dokument auf, welche Person es lesen darf – strukturiert und übersichtlich.

Schnittstellen und Anpassungen
otris compliance wird reibungslos in Ihre bestehende IT-Umgebung integriert. Eine optionale Anbindung an Ihre Active Directory stellt sicher, dass einmal definierten Geltungsbereichen stets alle zugehörigen Mitarbeiter zugeordnet sind: Bei Neueinstellungen oder internen Stellenwechseln synchronisiert das System die Änderungen über eine Schnittstelle mit otris compliance. Neben der Anbindung Ihrer Active Directory können über bestehende oder für Sie programmierte Schnittstellen beliebige weitere Integrations-Szenarien umgesetzt werden.

Leichte Bedienbarkeit
Allen otris Produkten gemein ist ihre leicht zu erlernende Bedienung. otris compliance bündelt Ihren umfangreichen Bestand an Richtlinien und Verfahren übersichtlich und leicht verständlich. Die Aufteilung der Oberfläche in drei Teile ist bekannt aus gängigen E-Mail Systemen wie Microsoft Outlook. Ampelsymbole helfen den Nutzern, umgehend zu erkennen, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Sehr einfach ist auch der Zugang zum System: otris compliance kann auf Ihrem firmeneigenen Server oder in der Cloud betrieben werden – in beiden Fällen nutzt der Anwender die Software über seinen Webbrowser. Der gesamte Datenbestand wird somit zentral verwaltet. Lokale Installationen auf den PCs der Mitarbeiter fallen nicht an.

„otris compliance bietet uns die Möglichkeit, den Dokumentenbestand schnell und übersichtlich abzurufen.“

Nils Langemann
Referent für Compliance bei MAST-Jägermeister SE

Ein verlässliches Team: Ihr Verantwortungsbewusstsein und unsere Software

Struktur und Übersicht sind Grundvoraussetzungen für die Umsetzung einer gesetzeskonformen Compliance-Organisation. Die wachsende Anzahl an Verfahren und Richtlinien zu erstellen, zu ordnen und zielgerichtet an Mitarbeiter zu kommunizieren wird in mittleren und großen Unternehmen schnell zu einem unübersichtlichen Unterfangen. Gefährlich für das Unternehmen wird es, wenn Compliance-Manager die Übersicht verlieren, denn Verstöße können empfindliche Strafzahlungen nach sich ziehen. otris compliance hilft Ihnen bei der Bewältigung der unternehmensweiten Compliance-Organisation:

  • Über umfangreiche Dokumentenlenkungsfunktionen steuern Sie zielsicher und unternehmensweit die Erstellung, Freigabe und Verteilung aller Richtlinien. Mitarbeiter erhalten so exakt die Dokumente, die für sie relevant sind. Das ist eine grundsätzliche Bedingung für richtlinienkonformes Arbeiten und somit für die Prävention von Verstößen.
  • Missachtet ein Mitarbeiter – bewusst oder unbewusst – Richtlinien, ist es wichtig, dass Sie die Umsetzung Ihrer Compliance-Maßnahmen nachweisen können. Die Software hilft Ihnen auch in diesem Fall, da das System Ihre Arbeit dokumentiert und revisionssicher archiviert.
  • Compliance-Risiken zu identifizieren, zu bewerten und mit geeigneten Gegenmaßnahmen und wiederkehrenden Kontrollen zu bewältigen, ist eine wesentliche CMS-Komponente. otris compliance liefert hierfür eine prozessgesteuerte Vorgehensweise und unterstützt Sie bei der strukturierten Abarbeitung von Risikoanalyse-Ergebnissen.

Neben Prävention und Unterstützung im Schadensfall hilft Ihnen otris compliance, wirtschaftlicher zu arbeiten. Prozesse, die Sie bei Anlage des Systems definieren, erhöhen die Effizienz Ihrer Compliance-Arbeit. Der Nutzer wird von den vorgegebenen Workflows geleitet und kann sich voll auf seine inhaltlichen Aufgaben konzentrieren. Das ist nicht nur wirtschaftlicher, sondern reduziert die Fehleranfälligkeit einer komplexen Compliance-Organisation enorm. Vereinfachen Sie Ihre Verantwortung bei Aufbau und Pflege des unternehmensweiten Compliance Managements mit otris compliance. Die Software etabliert feste Compliance-Strukturen in Ihrem Unternehmen. Einmal in die bestehende Softwareumgebung integriert, hilft Ihnen das System bei der zukunftssicheren Installation eines unternehmensweiten Compliance Management Systems.

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