Are you looking for an efficient risk management software solution to help you systematically identify, analyse and control risks in your Company? otris risk offers you exactly that: a comprehensive solution for rating risks, taking appropriate measures and increasing security through automated processes – all while reducing costs.
Digital questionnaires and workflows enable straightforward risk assessment.
The entire process, from risk assessment to the determination of the measure, is efficiently controlled.
Action monitoring, documentation and reporting are carried out without manual effort.
Our risk management software at a glance
With otris risk, you can manage your risk management efficiently and securely. Automated workflows for risk identification, documentation and action tracking reduce administrative effort and offer you full control. Thanks to individual customisation options, you can seamlessly integrate the software into your existing processes. The latest security standards and GDPR-compliant data processing guarantee maximum protection.
Risk Assessment | Identification
A flexible, questionnaire-based workflow supports you in identifying and rating risks. The content and evaluation parameters can be customised to meet your specific requirements. The dispatch, documentation and evaluation are carried out automatically.
Risk Documentation | Recording
Recorded risks and findings are systematically stored in the digital risk documentation. The process for releasing and updating the entries is controlled by a workflow that can be customised to the needs of your company.
Action Management | Organisation
Action management is an efficient way of controlling actions to minimise risk. A follow-up workflow is used to track audits and workshops to minimise risk in a targeted manner, ensuring that all actions are completed.
Reports | Automatic Monitoring
The system regularly generates automated reports based on predefined data categories. This means you continuously receive statistics on newly identified risks, as well as the progress of measures and their processing status.
Customised workflows | Your business processes
Customised workflows can be seamlessly integrated into the system. They can be flexibly adapted to optimally support your specific business processes and simplify operational work.
Security
In the SaaS version, otris risk is hosted in ISO 27001-certified data centres in Germany. Regardless of the operating system, modern encryption and GDPR compliance ensure optimal data protection.
Why you should rely on the otris risk management tool
Entrepreneurial activity involves risks. After all, opportunities rarely arise without risk. The challenge is to manage risks systematically. This includes, on the one hand, identifying dangers and quantifying possible effects (e.g. financial and reputational damage). On the other hand, companies must derive measures from the analysis to control the identified risks.
Identifying risks and weighing them against business potential is something that companies do even without a specific risk management system. The difference between them and companies with an established risk management system is the lack of a systematic approach. Risks can only be strategically controlled with firmly implemented processes. The otris risk management tool supports you in this task.
Other aspects of our otris risk solution:
Usability. Clear user guidance.
Risk management is a complex process. Therefore, it is all the more important to make the mapping of workflows in the software as easy as possible. otris risk management is based on our documentsOS platform with its proven and constantly evolving user guidance. The well-thought-out interface design simplifies navigation and efficient use of the software.
Range of Functions. Customisable standard software.
Companies can adapt our risk management solution to their requirements in a variety of ways: By selecting a software edition, they determine the basic range of functions. Extensions cover special requirements. The architecture of the risk management software is designed to be so open that adjustments – from data field additions to complex interfaces – can be easily implemented.
Scalability. Easy to expand.
Both the range of functions and the number of user accounts can be quickly and easily expanded. For example, you can start risk management at the level of individual departments and then gradually roll out the system to other departments, subsidiaries or the entire group. User accounts that are no longer needed can be cancelled at any time in SaaS mode.
On-premises or cloud. Choose the operating model that suits you.
We offer our risk management software as a cloud-based and on-premises solution. You choose the operating model that meets your requirements: with the on-premises solution, the software runs on your company’s servers. With the cloud solution, you access servers in a secure data centre (located in Germany). In both cases, users access the solution via a web browser.
otris risk increases security and efficiency in risk management.
Wie funktioniert unsere Risikomanagement-Lösung in der Praxis?
Die Grundlage für ein systematisches Risikomanagement ist eine unternehmensspezifische Risikostrategie. Die Strategie definiert Leitlinien für den Umgang mit Risiken. Eine Risikostrategie entwickelt jedes Unternehmen individuell. Die otris-Risikomanagement-Software unterstützt bei ihrer operativen Umsetzung.
Risiken identifizieren. Automatisierte Bestandsaufnahme.
Eine fortlaufende Risiko-Bestandsaufnahme ist die Voraussetzung für alle weiteren Schritte im Risikomanagement. Die otris-Risikomanagement-Lösung integriert ein Fragebogen-Feature, mit dem Sie Erhebungen organisieren und auswerten. Zunächst erstellen Sie den Fragebogen-Inhalt (beispielsweise Fragen und Auswahlantworten zum Thema Rechnungsfreigabe).
Die Software überführt die Inhalte in digitale Fragebögen, die wie ein Web-Formular funktionieren. Sie ordnen den jeweiligen Fragebögen die für die Beantwortung zuständigen Mitarbeiter zu. Der weitere Prozess läuft automatisiert ab: Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum Fragebogen. Nachdem er die Fragen beantwortet hat, informiert Sie das System über den Rücklauf des Fragebogens und das Ergebnis. Ebenfalls automatisiert funktioniert die Auswertung: Sie definieren vorab, wie das System Antworten bewertet.
Beispiel: Sie fragen zum Thema Rechnungsfreigabe ab, ob ausschließlich Abteilungsleiter Rechnungen über 10.000 Euro freigeben dürfen. Wird die Frage mit „Nein“ beantwortet, markiert das System den Prozess mit einem roten Ampelsymbol. Vorausgesetzt die Fragen sind richtig gestellt und richtig adressiert, leiten Sie aus der Erhebung ab, an welchen Stellen Risikopotenzial und Handlungsbedarf besteht.
Ergebnisse nutzen. Handlungsempfehlungen ableiten.
Aus den Umfrageergebnissen können Sie ohne Umwege Handlungsempfehlungen ableiten. Aus der Feststellung zur Rechnungsfreigabe könnte zum Beispiel eine Richtlinie abgeleitet werden, dass Rechnungsbeträge über 10.000 Euro ausschließlich von der Abteilungsleitung freigegeben werden dürfen. Dieses pragmatische Vorgehen kann – abhängig von der Feststellung – die wirksamste Methode sein, um Risiken zu steuern. Liegt ein komplexerer Fall vor, kann es jedoch notwendig sein, dass Sie die Feststellung nutzen, um ein abstraktes Risiko abzuleiten und zu dokumentieren.
Risiken bewerten. Risikohöhe ermitteln.
Für jedes dokumentierte Einzelrisiko definiert der Verantwortliche (z.B. Risk-Owner) Schadenspotenzial und Eintrittswahrscheinlichkeit. Für die Bewertung stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, die durch Konfiguration an Ihre Vorgaben angepasst werden. Aus diesen Parametern errechnet das System die Risikohöhe. Der verantwortliche Mitarbeiter (z.B. Risk-Manager) begutachtet das Ergebnis und erteilt Freigabe, falls das Risiko in den Katalog und die Risikomatrix aufgenommen werden soll. Die Matrix hilft Ihnen schnell zu erkennen, welche Risiken, wortwörtlich, dem „roten Bereich“ zugeordnet wurden und somit ein hohes Schadenspotenzial und/oder hohe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweisen.
Maßnahmen organisieren. Effiziente Maßnahmensteuerung.
Ampelsymbole zeigen Ihnen für Einzelrisiken und Feststellung an, ob Handlungsbedarf besteht. Veranlassen Sie eine Maßnahme, verknüpfen Sie diese mit dem jeweiligen Risiko bzw. der Feststellung. Das System informiert den Verantwortlichen (z.B. Risk-Owner) über die Maßnahme und die Aufgabe, die Sie formuliert haben. Die Nachverfolgung des Bearbeitungsstandes funktioniert ebenfalls systemgestützt: Bearbeitet der Verantwortliche seine Aufgabe nicht innerhalb eines definierten Zeitraums, erhält er eine Erinnerungsnachricht. Ampelsymbole zeigen Ihnen an, welche Aufgabe von welchen Verantwortlichen noch unbearbeitet, in Bearbeitung oder erledigt sind. Über wiederkehrende Aufgaben/Kontrollen dokumentieren und überwachen Sie wesentliche Bestandteile Ihres internen Monitoring-Systems.
System konfigurieren. Flexible Anpassungen.
Durch die Systemkonfiguration passen Sie das otris-Risikomanagement an Ihre unternehmensspezifische Risiko-Definition und -Strategie an. Parameter, die Risiken/Feststellungen bewerten und Vorgaben zur Risk-Map Struktur steuern die spätere Klassifizierung. Die Anpassung des Systems an Ihre Risiko-Strategie können Sie zu einem Großteil in Eigenregie durchführen. Bei Anpassungen an unternehmensspezifische Workflows (z.B. Freigaben) unterstützt Sie das otris-Consulting.
Compliance-Software für individuelle Anforderungen
Die vielfältigen Herausforderungen im Risikomanagement spiegeln sich in den Rückmeldungen unserer Kunden wider. Um spezifische Bedarfe optimal zu erfüllen, kombinieren unsere Kunden unser Risikomanagement-Tool flexibel mit weiteren Fachlösungen der otris compliance SUITE oder der otris privacy SUITE. So entstehen maßgeschneiderte Lösungen, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden.
Welchen Nutzen hat ein digitales Risikomanagement?
Ein digitales Risikomanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Effektivität und damit die Sicherheit bei der Risikosteuerung verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Nutzen:
Automatisierung und Effizienz.
Digitale Risikomanagementsysteme automatisieren viele manuelle Prozesse, wie z.B. das Sammeln und Analysieren von Daten. Dies reduziert den Aufwand für die Risikoanalyse und beschleunigt Entscheidungsprozesse.
Verbesserte Datenqualität.
Durch den Einsatz digitaler Tools können Daten in Echtzeit gesammelt, analysiert und aktualisiert werden. Dies führt zu präziseren und aktuelleren Informationen, die bessere Entscheidungen ermöglichen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Risikomanagement-Software sorgt für eine bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Prozesse und Entscheidungen. Dies erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und Audits, da alle Schritte klar dokumentiert sind.
Integration und Vernetzung.
Ein digitales Risikomanagement kann in bestehende Systeme integriert werden, um Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zu bündeln. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Risikolandschaft.
Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit.
Durch digitale Plattformen können verschiedene Abteilungen eines Unternehmens nahtlos zusammenarbeiten, um Risiken zu identifizieren und zu managen (z.B. durch die Nutzung digitaler Fragebögen).
Kosteneinsparungen.
Durch die Automatisierung und die Reduktion manueller Prozesse können Kosten gesenkt werden. Zudem können durch eine effizientere Risikosteuerung potenzielle Verluste vermieden werden.
Insgesamt trägt ein digitales Risikomanagement dazu bei, Risiken proaktiv und effizient zu managen, was zu einer stabileren und widerstandsfähigeren Organisation führt.
Lernen Sie die Risikomanagement-Software von otris kennen – Jetzt Termin vereinbaren!
Suchen Sie ein digitales Risikomanagement-Tool, das Ihnen hilft, Risiken frühzeitig zu identifizieren und effektiv zu steuern? Mit otris risk etablieren Sie einen einheitlichen und effizienten Risikomanagement-Prozess in Ihrem Unternehmen – von der Risiko-Identifikation und -Analyse bis hin zum Maßnahmenmanagement und Reporting. Gerne zeigen wir Ihnen in einer geführten Demo, wie das in der Praxis funktioniert. Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie Ihren persönlichen Beratungstermin!
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FAQ: Risikomanagement-Software
Was ist eine Risikomanagement-Software und warum ist sie wichtig?
Eine Risikomanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu überwachen. Sie ist entscheidend, um unerwartete Ereignisse zu antizipieren und Maßnahmen zur Risikominderung zu implementieren, wodurch Unternehmen langfristig stabiler und widerstandsfähiger werden.
Welche Branchen profitieren am meisten von einer Risikomanagement-Software?
Eine Risikomanagement-Software ist branchenübergreifend von Vorteil. Besonders Unternehmen in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Fertigung und Energie profitieren von einer strukturierten Risikobewältigung, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Betriebsunterbrechungen zu minimieren.
Kann die Risikomanagement-Software von otris an individuelle Bedürfnisse angepasst werden?
Ja, die otris Risikomanagement-Software ist flexibel und lässt sich an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens anpassen. So können Sie sicherstellen, dass die Software Ihre individuellen Risiken und Compliance-Anforderungen optimal abdeckt.
Wie sicher ist die Nutzung der otris Risikomanagement-Software?
Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die otris Risikomanagement-Software bietet umfassende Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßiger Sicherheitsupdates, um Ihre sensiblen Informationen zu schützen.
Wie lange dauert die Implementierung der Risikomanagement-Software von otris?
Die Implementierungsdauer variiert je nach Komplexität der Anforderungen. In der Regel kann die Software innerhalb weniger Wochen implementiert und in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden.
Welche Support-Optionen bietet otris für die Risikomanagement-Software?
otris bietet umfassenden Support, einschließlich Schulungen, Telefonservice, technischem Support, SLA und regelmäßigen Updates, um sicherzustellen, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand ist und optimal funktioniert.
