Vertragsmanagement - Glossar

Vertragsmanagement

Die Funktion des Vertragsmanagements ist die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens (oder einer Organisation). Durch eine funktionierende Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Das hilft Ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll sind.

Welche Aufgaben hat das Vertragsmanagement?

Die Mitarbeiter im Vertragsmanagement sind verantwortlich für Aufbau, Pflege und prozessuale Steuerung eines unternehmensweiten Vertragsmanagement-Systems. Jede Abteilung des Unternehmens, die Verträge (bzw. Vertragsentwürfe) erstellt und/oder für Geschäftsprozesse nutzt (z.B. im Einkauf, im Verkauf, im Facilitymanagement, im Qualitätsmanagement, in der Buchhaltung etc.), sollte Zugriff auf den für sie relevanten Vertragsbestand haben. Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass Dokumente und Informationen in aktueller Version vorliegen und durch einheitliche Strukturierung unkompliziert auffindbar sind.

Eine weitere Aufgabe des Vertragsmanagements ist die Überwachung und Steuerung von Risiken, die sich aus Vertragsinhalten oder aus Vertragsfristen ergeben (z.B. ungewollte automatische Verlängerung einer Vertragslaufzeit). Als Grundlage für die Risikosteuerung benötigt das Vertragsmanagement Auswertungen und Berichte aus dem Vertragsreporting, das ebenfalls Teil des Vertragsmanagements ist.

In vielen Unternehmen wird auch die Erstellung von Vertragsentwürfen bzw. die Freigabe und Kontrolle der Entwürfe durch das Vertragsmanagement gesteuert und beaufsichtigt.

Wie hilft Software bei der Vertragsverwaltung?

Um Aufgaben gesetzeskonform und betriebswirtschaftlich sinnvoll zu erledigen, benötigen Mitarbeiter im Vertragsmanagement ein System, das ihnen Transparenz über den Vertragsbestand verschafft. Systeme zur Vertragsverwaltung existieren in unterschiedlichsten Ausprägungen: analog, digital, selbstentwickelt oder fremdentwickelt. Grundvoraussetzung für die Wirksamkeit eines Systems ist, dass es die Anforderungen des Unternehmens abdeckt. Insbesondere Großunternehmen und Konzerne mit vielen Organisationseinheiten und Tochterunternehmen haben die Anforderung, große Vertragsbestände zu managen. Spezialsoftware für das Vertragsmanagement vereinfacht diese Aufgabe.

Produktgrafik der Vertragsmanagement Software otris contract

Aufgaben im Vertragsmanagement

 

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