2.1 Vertragsverwaltung
Jede Abteilung des Unternehmens, die Verträge (bzw. Vertragsentwürfe) erstellt und/oder für Geschäftsprozesse nutzt (z. B. im Einkauf, im Verkauf, im Facility Management, im Qualitätsmanagement, in der Buchhaltung etc.), sollte Zugriff auf den für sie relevanten Vertragsbestand haben. Eine funktionierende Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Dokumente und Informationen in aktueller Version vorliegen und durch einheitliche Strukturierung unkompliziert auffindbar sind.
Die Ablage und Verschlagwortung von Vorgängen und Dokumenten nach einheitlicher Systematik ist eine Aufgabe der Vertragsverwaltung. Eine weitere Funktion der Vertragsverwaltung ist die Prüfung von Vertragsdaten und -dokumenten auf Vollständigkeit sowie die Überwachung von Vertragsfristen. Auch die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben zählt zu den Aufgaben der Vertragsverwaltung.
In der digitalen Vertragsverwaltung kommt als weitere Aufgabe ein vorgelagerter Prozess hinzu: die Digitalisierung von Papierdokumenten. Jeder Vertrag und alle zugehörigen Dokumente, die in Papierform eingehen, müssen zunächst eingescannt werden, um sie für das digitale Vertragsmanagement nutzbar zu machen. Der Scanprozess wird in einigen Unternehmen an externe Dienstleister vergeben.
In anderen Unternehmen wird die Arbeit intern erledigt – z. B. in der Poststelle oder direkt in der Vertragsverwaltung. Häufig ist in den Scanprozess eine Volltexterkennung mittels OCR integriert. Die Volltexterkennung ermöglicht eine erweiterte Suchfunktion: Das System durchsucht nicht nur die vergebenen Schlagworte, sondern den gesamten Inhalt der gescannten Dokumente.
2.2 Vertragscontrolling
Der Schwerpunkt im Vertragscontrolling liegt in der Auswertung der Vertragsdaten und der daraus abgeleiteten Steuerung. Ziel ist es, Risiken aus dem Vertragsbestand zu identifizieren, zu bewerten und zu lenken. Risiken können sich z. B. aus der sich verschlechternden Bonität von Vertragspartnern oder aus zu erfüllenden Vertragspflichten und Vertragslaufzeiten ergeben.
Häufig ist das Vertragscontrolling auch für die Überwachung von Zahlungen und Leistungen sowie für die Finanzplanung zuständig. In einem transparenten Vertragsbestand können über Such-, Sortier- und Reportingfunktionen die für das Vertragscontrolling bzw. die Risikobewertung notwendigen Berichte zusammengestellt werden. Beispiele für Berichtsinhalte, die für das Vertragscontrolling benötigt werden:
- Summe der Verbindlichkeiten aus laufenden LKW-Leasingverträgen für das nächste Quartal
- Summe der laufenden Einnahmen aus Mietverträgen, die bis zum Jahresende gekündigt wurden
- Dienstleistungsverträge mit einer Vertragssumme über 100.000,- Euro, die in diesem Jahr fristgerecht auslaufen
2.3 Vertragserstellung
Die Vertragserstellung ist ein zentraler Bestandteil des Vertragsmanagements und beinhaltet den Prozess des Entwerfens, Formulierens und Ausarbeitens von rechtsverbindlichen Vertragsdokumenten. Dabei werden neben rechtlichen Standards auch Unternehmensrichtlinien und die spezifischen Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien berücksichtigt.
Die Vertragserstellung zielt darauf ab, klare, verständliche und durchsetzbare Verträge zu generieren, die Risiken minimieren und die geschäftlichen Interessen beider Seiten schützen. Dies erfordert oft eine enge Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilungen, Fachabteilungen und ggf. externen Beratern, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt sind.
2.4 Single Point of Truth in der digitalen Vertragsakte
Ein digitaler Single Point of Truth (SPOT) im Vertragsmanagement konsolidiert alle Vertragsdokumente und -kommunikationen revisionsfest an einem Ort. Dies ermöglicht eine regelkonforme Verwaltung des Vertragsbestands und die effiziente Erstellung neuer Vereinbarungen.
Durch die Nutzung digitaler Vertragsakten mit automatisierter Datenerfassung, Vorlagen und Klauselbibliotheken wird der manuelle Aufwand reduziert und das Fehlerrisiko minimiert. Intelligente Suchfunktionen erleichtern berechtigten Mitarbeitenden das schnelle Auffinden von Verträgen, was die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit verbessert.
2.5 Fristenkontrolle
Die Fristenkontrolle ist im Vertragsmanagement unverzichtbar, um Vertragsverpflichtungen termingerecht zu erfüllen und mögliche Konsequenzen aus Fristversäumnissen zu vermeiden. Sie gewährleistet, dass alle kritischen Termine und Fristen überwacht und eingehalten werden, von Kündigungsfristen bis hin zu Verlängerungsoptionen. Dabei werden die folgenden Punkte überwacht:
- Mindestlaufzeiten
- Kündigungsfristen
- Verlängerungsoptionen
- Überschreitungen von Schwellenwerten
- Wiedervorlagen
- Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen
Eine intelligente Softwarelösung warnt zuständige Personen automatisch vor Ablauf dieser Fristen, schützt vor rechtlichen und finanziellen Risiken, fördert die Einhaltung von Vertragsbedingungen und unterstützt so eine sichere Vertragsverwaltung.
2.6 Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Ein differenziertes und individuell skalierbares Zugriffs- und Berechtigungskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen ist ebenfalls Teil von durchdachten Vertragsmanagement-Lösungen.
Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben, was eine essenzielle Komponente im Schutz vertraulicher Unternehmensdaten darstellt.
2.7 Vertragsarchivierung
Die Vertragsarchivierung ist ein entscheidender Prozess im Vertragsmanagement, der für die systematische Speicherung abgeschlossener und aktiver Verträge sorgt. Eine effiziente Archivierung ermöglicht es, Verträge sicher aufzubewahren, schnell wiederzufinden und die Einhaltung rechtlicher Aufbewahrungspflichten zu gewährleisten.
Sie unterstützt Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Vertragslandschaft zu behalten und stellt sicher, dass alle Dokumente für Prüfungen, Audits und bei Bedarf für die Vertragsfortführung oder -erneuerung leicht zugänglich sind.