Vertragsmanagement - Glossar

Vertragsmanagement

Die Funktion des Vertragsmanagements (engl. contract management) ist die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens (oder einer Organisation). Durch eine funktionierende Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Das hilft ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll sind.

Welche Aufgaben hat das Vertragsmanagement?

Die Mitarbeiter im Vertragsmanagement (Vertragsmanager / engl. contract manager) sind verantwortlich für Aufbau, Pflege und prozessuale Steuerung eines unternehmensweiten Vertragsmanagement-Systems. Jede Abteilung des Unternehmens, die Verträge (bzw. Vertragsentwürfe) erstellt und/oder für Geschäftsprozesse nutzt (z.B. im Einkauf, im Verkauf, im Facilitymanagement, im Qualitätsmanagement, in der Buchhaltung etc.), sollte Zugriff auf den für sie relevanten Vertragsbestand haben. Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass Dokumente und Informationen in aktueller Version vorliegen und durch einheitliche Strukturierung unkompliziert auffindbar sind.

In vielen Unternehmen wird auch die Erstellung von Vertragsentwürfen bzw. die Freigabe und Kontrolle der Entwürfe durch das Vertragsmanagement gesteuert und beaufsichtigt.

Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling

Das Vertragsmanagement wird häufig in die zwei Teildisziplinen Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling unterteilt.

Vertragsverwaltung

Aufgaben der Vertragsverwaltung ist es, Vertragsdokumente und Vertragsinformationen zu strukturieren, bereitzustellen und zu prüfen. Das beinhaltet die Ablage und Verschlagwortung von Vorgängen und Dokumenten nach einheitlicher Systematik. Aufgabe der Vertragsverwaltung ist zudem die Prüfung von Vertragsdaten und –dokumenten auf Vollständigkeit sowie die Überwachung von Vertragsfristen. Auch die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben zählt zu den Aufgaben in der Vertragsverwaltung.

Vertragscontrolling

Der Schwerpunkt im Vertragscontrolling liegt in der Auswertung der Vertragsdaten. Ziel ist es, Risiken, die sich aus dem Vertragsbestand ergeben, zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern. Risiken können beispielsweise aus abnehmender Kreditwürdigkeit von Vertragspartnern entstehen oder aus zu erfüllenden Vertragspflichten und Vertragslaufzeiten. Das Vertragscontrolling ist häufig zusätzlich für die Zahlungsüberwachung sowie Finanzplanung zuständig.

Wie hilft Software beim Vertragsmanagement?

Um Aufgaben gesetzeskonform und betriebswirtschaftlich sinnvoll zu erledigen, benötigen Mitarbeiter im Vertragsmanagement ein System, das ihnen Transparenz über den Vertragsbestand verschafft. Vertragsmanagement-Systeme existieren in unterschiedlichsten Ausprägungen: analog, digital, selbstentwickelt oder fremd entwickelt. Grundvoraussetzung für die Wirksamkeit eines Systems ist, dass es die Anforderungen des Unternehmens abdeckt. Insbesondere Großunternehmen und Konzerne mit vielen Organisationseinheiten und Tochterunternehmen haben die Anforderung, große Vertragsbestände zu managen. Spezialsoftware für das Vertragsmanagement vereinfacht diese Aufgabe.

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Vertragsverwaltung, contract management