Vertragsmanagement - Glossar

Vertragsmanagement-Prozess

Jeder Vertrag durchläuft mehrere Phasen – auch bekannt als Vertragslebenszyklus oder Contract Lifecycle. Der Vertragsmanagement-Prozess standardisiert und optimiert das Vorgehen in den einzelnen Phasen (Vertragserstellung/Vertragsentwurf, Bearbeitung/Genehmigung, Ablage/Erfüllung, Suche/Auswertung, Steuerung/Verlängerung bzw. Archivierung).

Aufeinander abgestimmt verbessern die einzelnen Prozessschritte zum einen die Transparenz und Risikosteuerung in den Vertragsbeziehungen. Zum anderen helfen sie dabei, die Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen effizienter zu gestalten.

Beispiele für Prozessschritte im Vertragsmanagement:

  • Erstellen eines Vertragsentwurfs
  • Verantwortlichkeiten bestimmen
  • Verhandlungsergebnisse in den Entwurf einarbeiten
  • Prüfen des Entwurfs durch eine oder mehrere Fachabteilungen
  • Strukturierte Ablage des Vertrags und Eingabe der Metadaten
  • (…)

Software-Lösungen für Vertragsmanagement vereinfachen die Steuerung der Schritte im Vertragsmanagement-Prozess:

  • Vorlagen und darauf abgestimmte Klauseln ermöglichen eine schnelle, rechtssichere Erstellung von Vertragsentwürfen
  • Zuordnung von Verantwortlichkeiten per Klick
  • Automatische Dokumentation der Versionen und Änderungen im Vertragsentwurf
  • Digitale Dokumentenlenkung beschleunigt Prüfungs- und Freigabeläufe
  • Standardisierte Workflows lenkt Mitarbeiter bei der einheitlichen Neuanlage und Verschlagwortung abgeschlossener Verträge

Die Steuerung des Gesamtprozesses mit einem einheitlichen System verbessert Transparenz, Rechtssicherheit und Risikominimierung: Verträge liegen einheitlich strukturiert auf einer zentralen Datenbank. Recherchefunktionen, Fristenwarnungen, Bearbeitungsroutinen und Auswertungen funktionieren nach einheitlichem System und über den Gesamtbestand an Verträgen.