Vertragsmanagement - Glossar

Strukturierung

Im Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.

In diesem Zusammenhang bedeutet Strukturierung die Einordnung von Daten und Dokumenten in eine vorab definierte Ordnung. Die Informationsrecherche entlang einer Struktur vereinfacht die Betrachtung von Daten und Dokumenten in ihrem Zusammenhang. Beispiel: Der Anwender recherchiert die benötigte Information, indem er zunächst die Organisationseinheit, dann die Informationsart und schließlich einen Zeitraum bestimmt. Als Ergebnis sieht der Anwender sämtliche Dokumente/Vorgänge/Informationen, die den ausgewählten Kriterien entsprechen. Über Sortier- und Suchfunktionen kann die Recherche innerhalb der Auswahl fortgesetzt werden.

Welche Recherchestrategie (Volltextsuche, Schlagwortsuche oder Suche entlang der Struktur) die sinnvollste ist, entscheidet der Nutzer fallabhängig.