3.1 Datenschutz und Datensicherheit
Beim digitalen Vertragsmanagement sind die Risiken bezüglich Datensicherheit und Datenschutz besonders relevant, da sensible Vertragsinformationen und persönliche Daten elektronisch gespeichert und übermittelt werden. Cyberangriffe, Phishing, Malware und andere Sicherheitsbedrohungen können zu Datenlecks führen.
Zusätzlich erfordern gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO die Einhaltung strikter Datenschutzrichtlinien. Unternehmen müssen daher in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um Daten zu schützen und Compliance sicherzustellen.
3.2 Rechtsgültigkeit von digitalisierten Verträgen
Das Risiko bezüglich der Rechtsgültigkeit digitalisierter Verträge liegt in der Unsicherheit, ob elektronische Signaturen und digitale Dokumente in allen Rechtsgebieten als gleichwertig zu handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten anerkannt werden.
Die Gesetzgebung variiert je nach Land, und es ist entscheidend, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Vertragsprozesse den lokalen und internationalen rechtlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere hinsichtlich der elektronischen Signaturgesetze und -standards.
Nichtkonformität kann die Durchsetzbarkeit von Verträgen gefährden. Deshalb ist unbedingt sicherzustellen, dass Verträge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden, da diese maximale Beweiskraft und Rechtsgültigkeit nach EU-Recht aufweist. Für Konzerne, die global agieren, gilt es in jedem Fall, die entsprechenden Regelungen zu kennen.
3.3 Compliance-Vorgaben
Compliance-Risiken im digitalen Vertragsmanagement ergeben sich aus der Notwendigkeit, gesetzliche Vorschriften und Standards einzuhalten. Dies beinhaltet Datenschutzgesetze wie die DSGVO, branchenspezifische Regulierungen und internationale Rechtsrahmen. Die Herausforderung besteht darin, digitale Vertragsprozesse so zu gestalten, dass sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Versäumnisse können zu rechtlichen Konsequenzen, Strafen und einem Verlust des Vertrauens der Stakeholder führen. Es ist daher essenziell, Compliance-Maßnahmen kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen.
3.4 Benutzerakzeptanz
Die Benutzerakzeptanz ist ein kritischer Faktor beim Übergang zum digitalen Vertragsmanagement. Mitarbeitende müssen sich an neue Technologien und Prozesse anpassen, was Widerstand hervorrufen kann. Erfolgreiche Implementierungen erfordern daher umfassende Schulungen und Change-Management-Strategien, um die Vorteile digitaler Lösungen zu kommunizieren und Unterstützung auf allen Ebenen zu sichern.
Ein proaktiver Ansatz zur Förderung der Benutzerakzeptanz minimiert die Risiken, die mit der Einführung neuer Systeme verbunden sind.
3.5 Technische Störungen
Technische Störungen im digitalen Vertragsmanagement können den Zugriff auf kritische Vertragsdaten behindern oder sogar zum Verlust von Daten führen. Dazu gehören Hardwareausfälle, Softwarebugs, unzureichende Systemwartung oder Probleme mit der Internetverbindung. Solche Störungen können zu Betriebsunterbrechungen, Verzögerungen in der Vertragsabwicklung und potenziellen finanziellen Verlusten führen.
Unternehmen müssen deshalb robuste Backup- und Wiederherstellungsverfahren implementieren, regelmäßige Systemaktualisierungen durchführen und eine effektive IT-Supportstruktur etablieren, um die Risiken zu minimieren.