Vertragsmanagement - Glossar

Digitales Vertragsmanagement

Ein Vertragsmanagement-System kann sowohl analog als auch digital funktionieren. Gegenüber analogen Systemen generiert digitales Vertragsmanagement jedoch eine Reihe von Vorteilen in den Bereichen Sicherheit, Transparenz und Effizienz.

1. Was ist digitales Vertragsmanagement?

Mit Vertragsmanagement verwalten und optimieren Unternehmen / Organisationen ihre Vertragsbeziehungen. Die Digitalisierung dieser Aufgaben umfasst sämtliche Prozesse und Aktivitäten über den gesamten Vertragslebenszyklus. Digitalisiert werden können: Vertragserstellung, Vertragsbearbeitung, Vertragsfreigaben, Vertragsunterzeichnung, Vertragsablage, Vertragssuche, Vertragsauswertung, Vertragserneuerung, Vertragsverlängerung bzw. Vertragsarchivierung.

2. Welche Vorteile hat digitales Vertragsmanagement?

Jeder Prozess, der in einem digitalen Vertragsmanagement-System funktioniert, ist theoretisch auch mit einem analogen System durchführbar. In der Praxis sind viele Aktivitäten jedoch nur digital sinnvoll umsetzbar. Beispiel: Eine Volltextsuche nach einem bestimmten Stichwort über Hunderte Verträge wäre zwar auch analog möglich aber extrem zeitaufwändig. Digital ist eine Volltextsuche hingegen in wenigen Sekunden durchführbar.

Vertragsmanagement-Prozesse, die durch Digitalisierung verbessert werden, erzeugen Nutzen auf unterschiedlichen Feldern. Hauptnutzen sind Risikominimierung, Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz.

2.1 Risikominimierung

Verträge generieren Sicherheit – z.B. Planungssicherheit durch die vertraglich vereinbarte fortlaufende Lieferung einer Leistung. Auf der anderen Seite beinhalten Verträge auch immer Risiken. Sie entstehen zum Beispiel dadurch, dass fortlaufende Leistungen nicht mehr benötigt aber weiter bezahlt werden müssen. Oder dadurch, dass Vertragspartner sich nicht an die Vertragsbindung halten. Digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Vertragsrisiken zu minimieren. Essenziell ist die automatisierte Fristenüberwachung: Die Vertragsmanagement-Software informiert die verantwortlichen Mitarbeiter über anstehende Kündigungsfristen. Der zuständige Bearbeiter kann somit – falls erforderlich – rechtzeitig die notwendigen Schritte (z.B. Kündigung oder Nachverhandlung) in die Wege leiten. Das automatisierte Fristenmonitoring gehört in vielen Vertragsmanagement-Lösungen zu den Basisfunktionen. Umfangreichere Systeme beinhalten darüber hinaus vielfältige Features, die bei der Risikominimierung weitergehend unterstützen. Dazu zählen spezielle Funktionen zur Bewertung und Visualisierung von Vertragsrisiken oder ganz generell Workflows und Plausibilitätskontrollen, die Nutzer bei der sachgerechten Vorgangsbearbeitung unterstützen.

2.2 Rechtssicherheit

Vertragsmanagement-Software unterstützt auf ganz unterschiedlichen Ebenen bei der grundsätzlichen Anforderung einer rechtssicheren Vertragsverwaltung. Auch hier entscheidet der Funktionsumfang, in welchen konkreten Bereichen eine Lösung hilfreich ist. Bei der Vertragserstellung kann beispielsweise eine Klauselbibliothek sehr wirksam unterstützen, rechtssichere Vertragsinhalte zu erstellen. Das Prinzip funktioniert so, dass der Anwender zur Erstellung einer Vertragsvorlage aus einer Reihe von Klauseln wählen kann, die vorab von den zuständigen Juristen überprüft und freigegeben wurden. Die Software bietet ausschließlich Klausel- und Vorlagenkombinationen an, die nach vorab definiertem Prinzip rechtssicher sind.
Archivierung ist ein weiteres Thema, bei dem Digitalisierung ein rechtssicheres Vorgehen vereinfacht: Nehmen analoge, papiergebundene Archive viel Platz und Aufwand für Pflege sowie Sicherheit ein, ist ein digitales Archiv nicht nur ohne Raum-Ressourcen, sondern auch äußerst sicher realisierbar. Wichtig für die rechtssichere Archivierung ist, dass die Vertragsmanagement-Lösung eine Archiv-Komponente enthält, die konform zu den GoBD zertifiziert wurde.

2.3 Transparenz

Für viele Unternehmen zählt die Verbesserung der Transparenz zu den wichtigsten Anforderungen, die sie mit einer digitalen Vertragsverwaltung umsetzen möchten. Die vielen Recherchemöglichkeiten durch einheitliche Struktur sowie Such-, Sortier- und Filterfunktionen sind eine zentrale Funktion aller digitalen Vertragsmanagement-Lösungen. Auch hier gilt, dass Recherche selbstverständlich auch in analogen System gut funktioniert. Der Prozess physische Vertragsakten aufzufinden, ist jedoch wesentlich aufwendiger als die Recherche per Mausklick und Schlagwortsuche. Ein weiterer enormer Transparenzvorteil: In einem digitalen System befinden sich sämtliche (digitalen) Vertragsakten auf einer zentralen Datenbank, die ortsunabhängig nutzbar ist. Mitarbeiter haben somit unabhängig von ihrem Standort, Zugriff auf alle Informationen, die für sie freigegeben sind.

2.4 Effizienz

Vorgänge im Vertragsmanagement effizienter zu bearbeiten, ist eine weitere Motivation für Digitalisierung. In fast allen Bereichen sind Prozessbeschleunigungen durch Digitalisierung möglich. Das gilt sowohl für die oben bereits beschriebene Recherche, Archivierung oder Vertragserstellung per Knopfdruck sowie für viele weitere Prozesse, die mit Dokumentenlenkung einhergehen. Dazu zählen zum Beispiel Genehmigungsverfahren, bei denen die Akte nicht mehr analog, sondern digital durchs Unternehmen geleitet wird. Die Freigabe erfolgt ortsunabhängig (z.B. auch im Home-Office) und ist auch per mobile App möglich (z.B. auf Reisen). Auch für die Unterzeichnung von Verträgen ist die aufwendige Versendung von Papierdokumenten nicht mehr notwendig. Digitale Signaturdienste werden in die Vertragsmanagement-Lösung integriert und ermöglichen Vertragsnehmer und Vertragsgeber eine Unterschrift per Mausklick innerhalb kürzester Zeit.

3. Welche Lösungen gibt es, um das Vertragsmanagement zu digitalisieren?

Häufig existieren in Unternehmen hybride Systeme mit analogen und digitalen Elementen – z.B. Papier-Vertragsakten, die mit einem Excel-System geführt werden. Oder selbstentwickelte Lösungen, bei denen die Verträge in digitaler Form auf einem Laufwerk liegen und mit Office-Anwendungen verwaltet werden (z.B. MS Outlook für das Fristenmonitoring). Eine Digitalisierung, die den vollständigen Vertragslebenszyklus (Siehe auch: Contract Lifecycle Management) abbildet, ist jedoch nur mit Spezialsoftware möglich. Fachlösungen für Vertragsmanagement bündeln nicht nur sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform, sondern bilden exakt die Prozesse ab, die im Vertragsmanagement anfallen. Die Verzahnung der einzelnen Teilprozesse (z.B. die Vertragserstellung, der Freigabelauf und die anschließende digitale Unterschrift) ist ein großer Vorteil beim Einsatz einer einzelnen Fachlösung. Den gesamten Prozess im Vertragsmanagement einzubeziehen, sollte somit immer das Ziel sein bei der Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung.

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Vertragsmanagement-Software, Vertragsmanagement, Vertragsverwaltung