Compliance - Glossar

Richtlinienmanagement

Kurzdefinition: Aufgabe des Richtlinienmanagements ist es, Prozesse zu etablieren, die die Erstellung, Verteilung und Pflege von Richtlinien innerhalb einer Organisation / eines Unternehmens sicherstellen.

1. Funktionen von Richtlinienmanagement-Systemen

Welche Funktion haben Richtlinienmanagement-Systeme?

Ein Überblick:

  • Koordination gemeinsamer Arbeit an Richtlinien-Dokumenten
  • Dokumentation von inhaltlichen Änderungen, Dokument-Versionen und Gültigkeitszeiträumen
  • Zustellung von Richtlinien
  • Dokumentation von Zustellstatus und Kenntnisnahme / Versendung von Erinnerungen

Spezialsoftware hilft bei der Implementierung des Systems und vereinfacht die operative Arbeit durch Automatisierung und Workflows.

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2. Richtlinien erstellen und freigeben

An der Erstellung einer neuen Richtlinie sind in der Regel mehrere Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen beteiligt. Richtlinienmanagement-Software unterstützt den Prozess: Redaktionswerkzeuge vereinfachen und steuern das gemeinschaftliche Arbeiten an einem zentralen Dokument. Versionsstände und Änderungen werden durch das System dokumentiert. Den Freigabeablauf steuert die Software ebenfalls über einen vorab definierten Workflow.

3. Richtlinien veröffentlichen

Freigegebene Richtlinien müssen an die vorgesehene Zielgruppe verteilt werden. Richtlinienmanagement-Software unterstützt unterschiedliche Arten der Veröffentlichung: stille Verteilung, Verteilung mit Pflicht zur Kenntnisnahme und Verteilung mit anschließendem Test.

4. Reporting

Über die Spezialsoftware steuert der Nutzer nicht nur die Verteilart, sondern erhält zusätzlich Reports zum Verteil-Status. Das Dashboard zeigt an, wie weit Verteilung und Kenntnisnahme fortgeschritten sind und an welche Mitarbeiter das System Erinnerungen verschicken muss.

5. Automatisierung

Richtlinienmanagement-Software prüft und berichtet automatisiert Kenntnisnahmen bzw. Testergebnis. Die systematische Erinnerung und Eskalationsstufen bei nicht eingegangener Kenntnisnahme funktionieren ebenfalls automatisiert über vorab definierte Workflows.

6. Single Point of truth

In einem zentralen Richtlinienmanagement-System darf für den Richtlinien-Empfänger stets nur eine aktuelle Version einer Richtlinie verfügbar sein. Für den Verantwortlichen (z.B. Compliance Manager) müssen jedoch sämtliche Versionsstände einer Richtlinie und wann welche Version Gültigkeit hatte, nachvollziehbar sein. Richtlinienmanagement-Software unterstützt auch bei dieser Herausforderung.

Ähnliche Begriffe

Richtlinienverwaltung, Dokumentenlenkung