Aktenverwaltung - Glossar

E-Akte

Das Grundkonzept von E-Akten und analogen Akten ist gleich: Sie dienen dazu, inhaltlich miteinander verbundene Informationen zusammenzufassen und zu strukturieren. Analoge Akten bestehen aus Papier, E-Akten sind digitale Objekte.

Aktenstruktur
Durch Strukturierung und Informationsbeschreibung wird aus einem Behälter (Ordner) eine Akte. Verschlagwortung und Metadaten dienen der Informationsbeschreibung, Register dienen der inneren Strukturierung einer Akte. Diese innere Strukturierung folgt üblicherweise der Objekthierarchie Akte > Vorgang > Dokument. Die Benennung der Akte gibt den inhaltlichen Rahmen vor (Beispiel: Leasing Maschine Nr. 12345). Vorgänge untergliedern die Akte in sogenannte Schriftgutgemeinschaften, die sachlich nicht mehr teilbar sind. Ein Vorgang kann lediglich aus einem einzelnen Dokument bestehen aber auch Hunderte Schriftstücke, Bilder und Vermerke enthalten. Dokumente sind die kleinsten zusammengehörigen Einheiten. Sie werden dem entsprechenden Vorgang zugeordnet (Beispiel: Schadensbeschreibung für eine geleaste Maschine oder Fotos der Maschine nach Feststellung des Schadens). Kann ein Dokument keinem Vorgang zugeordnet werden, wird ein neuer Vorgang angelegt (Beispiel: Neuanlage eines Vorgangs, um die Regulierung eines Maschinenschadens zu bearbeiten).

Bearbeitet wird eine Akte immer auf Vorgangsebene.

E-Akte

Die übergeordnete Struktur, um den Gesamtbestand der Akten eines Unternehmens oder einer Organisation zu organisieren, gibt der Aktenplan vor.