Aktenverwaltung - Glossar

Dokument

Ein Dokument dient der Vermittlung von Wissen/Information und/oder dem Nachweis von Konformität. Es fasst Informationen auf einem Trägermedium (z.B. Papier, elektronische/optische Datenträge, magnetische Träger) zusammen und ist als Gesamtheit identifizierbar (vgl. ISO 9000:2014).

Dokumente des Typs „Aufzeichnung“ sind Nachweisdokumente, die nach ihrer Erstellung nicht verändert werden (z.B. Testprotokoll, Statistik, Analyse). Andere Dokumente sind veränderbar und existieren in unterschiedlichen Revisionsständen.

Eingebettet in das Schema der (elektronischen) Aktenführung ist das Dokument die kleinste zusammengehörige Einheit. In der Schriftgutverwaltung werden Dokumente üblicherweise Vorgängen zugeordnet und Vorgänge wiederum Akten.

Potenzial elektronischer Dokumente
Dokumente existieren in elektronischer als auch in physischer (papiergebundener) Form. Dokumente in elektronischer Form sind nicht automatisch maschinenlesbar. Eingescannte Schriftstücke sind zunächst vergleichbar mit einem Foto. Der Bearbeiter kann den Text am Bildschirm lesen. Er kann den Text jedoch nicht kopieren oder mittels Suchfunktionen nach Wörtern recherchieren. Die – in vielen DMS integrierte – OCR-Software wandelt das eingescannte Schriftstück (Nicht-codierte Information) in ein Dokument mit maschinenlesbaren Text (Codierte Information). Hierdurch kann der Bearbeiter den Text über DMS-Funktionen maschinell durchsuchen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass das System alle enthaltenen Wörter des Dokuments in einen Volltextindex aufnimmt. Nach einer Volltextsuche werden dem Nutzer nicht nur Treffer in der Schlagwortliste angezeigt, sondern ebenfalls alle Dokumente, die das gesuchte Wort bzw. die gesuchten Wörter/Wortkombinationen enthalten.

Dokumente nach Komplexität unterteilt
Der Komplexitätsgrad eines Dokuments eignet sich zur Klassifizierung. Eine gängige Einordnung unterscheidet elementare Dokumente, Compound Documents und Container-Dokumente.

  • Elementare Dokumente bestehen lediglich aus Daten eines Typs (z.B. reine Textdatei ohne eingebettete Bilder).
  • Compound Documents sind Dokumente, die sich aus unterschiedlichen Datentypen zusammensetzen – z.B. Text, Bild, Tabellen, Verweise/Hyperlinks auf andere Komponenten
  • Container-Dokumente sind Zusammenstellungen aus mehreren Einzelobjekten. Zu besseren Handhabung werden Einzelobjekte wie Textdateien, Bilddateien, oder Metadaten in Containern zusammengefasst. Interpretiert und angezeigt werden können Container-Dokumente in der Regel nur von dem Programm, das sie erzeugt hat.