Aktenverwaltung - Glossar

Aktenplan

Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation).

Die Struktur ist hierarchisch – in Oberkategorien und Unterkategorien – angelegt. Die Benennung der Kategorien folgt der realen Organisationswelt und leitet sich häufig aus einem der folgenden Systeme ab: Aufbauorganisation, Prozessplan, Aufgaben/Business Units, Produktwelten, Projektplan.
Beispiel: Aktenplan nach Aufgaben/Business Units strukturiert:

Aktenplan

Digitaler Aktenplan
Der Aktenplan ist ein Ordnungsrahmen, der vorgibt, an welcher Stelle innerhalb der definierten Struktur eine Akte liegt. Bei papierbasierten Systemen ermittelt der Mitarbeiter mithilfe des Aktenplans den physischen Ablageort einer gesuchten Akte. Nach einer Umstellung auf digitale Aktenführung können bestehende Aktenpläne in das DMS übernommen werden. Die digitale Abbildung des Aktenplans dient dann als Grundlage zur Verwaltung der E-Akten. Der Aktenplan weist in einem digitalen Dokumentenmanagement-System somit nicht mehr den Weg zu einem physischen Ablageort einer Akte, sondern der Anwender navigiert auf der Benutzeroberfläche entlang der Aktenplanstruktur zu der gesuchten E-Akte auf der Datenbank.

Die Einführung eines DMS mit digitalem Aktenplan erfordert nicht, dass sämtliche Akten des Unternehmens als digitale E-Akte vorliegen müssen. In vielen Unternehmen existiert und funktioniert die hybride Aktenführung. Beispiel: Ein Unternehmen nutzt ein digitales DMS, das die enthaltenen E-Akten über einen hinterlegten Aktenplan strukturiert. Ein Mitarbeiter navigiert entlang der Struktur des Aktenplans und findet die gesuchte E-Akte. In dieser E-Akte wird auf Vorgänge verwiesen, die papiergebunden an einem definierten Ort liegen.

Akten-Recherche
Volltextindexierung und Suchfunktionen vereinfachen die Recherche innerhalb des digitalisierten Aktenbestandes. Die Suche nach einem einzelnen Schlagwort oder Wortkombinationen liefert häufig bereits brauchbare und schnell Verfügbare Ergebnisse. Diese Art der Recherchemöglichkeit ersetzt jedoch nicht den Aktenplan. Die Möglichkeit, entlang eines festgelegten Ordnungsrahmens wie dem Aktenplan zu suchen, zeigt dem Mitarbeiter den Gesamtzusammenhang der Akteninhalte auf. Ein einzelnes Dokument, das über eine Volltextrecherche gefunden wird, mag erste Hinweise liefern und in vielen Fällen zur Bearbeitung eines Prozesses ausreichen. Einen umfassenden Nutzen liefert ein Dokument jedoch erst dann, wenn es im Gesamtzusammenhang betrachtet wird: Zuordnung im Aktenplan, Titel/Betreff der Akte, enthaltene Vorgänge und Dokumente sowie Verweise, Anmerkungen und Verknüpfungen.