Glossar zu den
otris Fachlösungen

otris - Glossar

Auf unserer Webseite versuchen wir die Texte so zu gestalten, dass sie leicht verständlich sind. Ganz ohne Fachbegriffe geht es jedoch nicht. Die Bedeutung ausgewählter Fachbegriffe zu den Themen Vertrags-, Beteiligungs-, Compliance-, und Datenschutzmanagement erläutern wir in unserem Glossar.
Active Directory

Active Directory ist der von Microsoft entwickelte Verzeichnisdienst. Mit einem Verzeichnisdienst werden Listen erstellt, die Objekten (z.B. Mitarbeitern) Attribute (z.B. Benutzername, Telefonnummer, Abteilung etc.) zuordnen.

 Mehr zum Thema
Aktentyp

Durch Aktentypen werden Aktenbestände nach Inhalt kategorisiert. Der wichtigste Aktentyp im Vertragsmanagement ist die Vertragsakte.

 Mehr zum Thema
Aktenvermerk

Schriftlicher Vermerk eines Bearbeiters der Akte (z.B. ein Telefonvermerk, ein Hinweis oder Zusatzinformationen, die aus Stammdaten und Dokumentinhalten nicht zu entnehmen sind).

 Mehr zum Thema
Auftragsverarbeitung

Beauftragt der für die Datenverarbeitung Verantwortliche einen Dritten zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, spricht man von Auftragsverarbeitung (ehemals Auftragsdatenverarbeitung).

 Mehr zum Thema
Berechtigungskonzept

In dem Berechtigungskonzept ist festgeschrieben, auf welche Inhalte eine bestimmte Benutzergruppe lesend oder schreibend zugreifen darf.

 Mehr zum Thema
Beteiligungscontrolling

Das Beteiligungscontrolling hat die Funktion, die Konzernleitung bei der Aufgabe zu unterstützen, Beteiligungen so zu steuern, dass sie dem Unternehmenszweck bestmöglich dienen. Die Konzern-Geschäftsführung benötigt das Beteiligungscontrolling zusätzlich zur Koordination, Unterstützung und Überwachung des Managements der Tochtergesellschaften.

 Mehr zum Thema
Beteiligungsmanagement

Die Steuerung und Überwachung von Unternehmensbeteiligungen wird als Beteiligungsmanagement bezeichnet. Ziel des Beteiligungsmanagements ist es, Beteiligungen so zu verwalten, dass sie dem Zweck der Organisation optimal dienen sowie gesetzliche und unternehmensinterne Vorschriften befolgt werden.

 Mehr zum Thema
Beteiligungsstrategie

Mit der Beteiligungsstrategie definiert ein Unternehmen, welche langfristigen Ziele durch Beteiligungen erreicht werden sollen und welche Mittel und Maßnahmen voraussichtlich notwendig sind.

 Mehr zum Thema
Cloud

Als Cloud Computing wird die Bereitstellung von IT-Infrastruktur über das Internet bezeichnet. Zur IT-Infrastruktur zählen Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware.

 Mehr zum Thema
Compliance

Vom Englischen „to comply“ im Sinne von „etwas einhalten“ abgeleitet, ist das erklärte Ziel des Compliance Managements die Regelkonformität des Unternehmens, also die Einhaltung von gesetzlichen und freiwilligen Bestimmungen, Richtlinien, Kodizes und ethischer Standards.

 Mehr zum Thema
Compliance Management

Organisationen (z.B. Unternehmen) betreiben Compliance Management, um die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen.

 Mehr zum Thema
Compliance Management System

Als Compliance Management System (CMS) werden alle Prozesse und Maßnahmen bezeichnet, die das Ziel haben, die Regelkonformität einer Organisation (z.B. Unternehmen) zu unterstützen.

 Mehr zum Thema
Contract Lifecycle Management

Das Contract Lifecycle Management standardisiert und optimiert das Vorgehen in den einzelnen Phasen, die ein Vertrag durchläuft. Zu den Phasen zählen: Vertragserstellung/Vertragsentwurf, Bearbeitung/Genehmigung, Ablage/Erfüllung, Analyse/Auswertung, Steuerung/Verlängerung und Archivierung).

 Mehr zum Thema
Contract Management Software

Der Begriff „Contract Management Software“ ist die englische Bezeichnung für „Vertragsmanagement-Software“. Beide Bezeichnungen werden synonym verwendet.

 Mehr zum Thema
Corporate Governance

Für Corporate Governance (deutsch: Grundsätze der Unternehmensführung) gibt es keine einheitliche Definition. Im Allgemeinen wird damit der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung von Unternehmen bezeichnet.

 Mehr zum Thema
Datenbank

Mithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.

 Mehr zum Thema
Datenschutz

Einzelpersonen haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Durch adäquaten Datenschutz erreichen Verarbeiter personenbezogener Daten (z.B. Unternehmen), dass dieses Recht nicht verletzt wird.

 Mehr zum Thema
Datenschutz-Folgenabschätzung

Verarbeitet ein Verantwortlicher besonders sensible Daten, muss er die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung über eine Datenschutzfolgenabschätzung prüfen. Unter welchen Umständen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist regelt der Art. 35 DSGVO.

 Mehr zum Thema
Datenschutzmanagement

Ziel des Datenschutzmanagements ist die unternehmensweite Implementierung und Aufrechterhaltung eines Systems, mit dem gesetzliche und betriebliche Datenschutz-Anforderungen umgesetzt werden.

 Mehr zum Thema
Datenschutzmanagement-System

Ein Datenschutzmanagement-System (DMS) unterstützt Verantwortliche, die betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz umzusetzen. Das System vereinfacht Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der Datenschutzaktivitäten durch standardisierte Abläufe.

 Mehr zum Thema
Digitale Vertragsakte

In einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.

 Mehr zum Thema
Digitales Vertragsmanagement verstehen und nutzen

Ein System für das Vertragsmanagement kann sowohl analog als auch digital funktionieren. Gegenüber analogen Systemen generiert digitales Vertragsmanagement jedoch eine Reihe von Vorteilen in den Bereichen Sicherheit, Transparenz und Effizienz. Durch digitale Systeme können Organisationen nicht nur operative Kosten senken, sondern auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben vereinfachen und die gesamte Vertragsverwaltung optimieren.

 Mehr zum Thema
Dokument

Ein Dokument dient der Vermittlung von Wissen/Information und/oder dem Nachweis von Konformität. Es fasst Informationen auf einem Trägermedium (z.B. Papier, elektronische/optische Datenträge, magnetische Träger) zusammen und ist als Gesamtheit identifizierbar (vgl. ISO 9000:2014).

 Mehr zum Thema
Dokumenten-Management-System (DMS)

Unternehmen und Organisationen setzen Dokumenten-Management-Systeme ein, um elektronische Dokumente zu verwalten, die auf einer Datenbank liegen.

 Mehr zum Thema
Dokumentenlenkung

Als Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.

 Mehr zum Thema
E-Akte

Das Grundkonzept von E-Akten und analogen Akten ist gleich: Sie dienen dazu, inhaltlich miteinander verbundene Informationen zusammenzufassen und zu strukturieren. Analoge Akten bestehen aus Papier, E-Akten sind digitale Objekte.

 Mehr zum Thema
EU-DSGVO

Durch die EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) vereinheitlicht die Europäische Union die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Seit dem 25. Mai 2018 ist die EU-DSGVO anzuwenden. Die EU-DSGVO löst in Deutschland das Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) ab.

 Mehr zum Thema
EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Mit der Richtlinie 2019/1937 (Whistleblower-Richtlinie) verfolgt die EU das Ziel, hinweisgebende Personen vor Repressalien zu schützen. Der Schutz vor Repressalien soll Hinweisgeber motivieren, Informationen über Rechtsverstöße preiszugeben.

 Mehr zum Thema
Freigabeprozess

Ein Freigabeprozess ist ein Workflow, der vorgibt, welche Prozessschritte notwendig sind, um eine Freigabe durch eine berechtigte Person herbeizuführen.

 Mehr zum Thema
Frist

Eine Frist ist ein definierter Zeitraum, innerhalb dessen ein Ereignis vorgenommen werden soll. In Verträgen dienen Fristen unter anderem dazu, den Zeitraum zu bestimmen, in dem Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können.

 Mehr zum Thema
Fristenkalender

Innerhalb einer Vertragsmanagement-Software hat der Fristenkalender die Funktion, anstehende Fristen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, nach vorgegebenen Kriterien übersichtlich anzuzeigen.

 Mehr zum Thema
Fristenmanagement

Befristete Verträge müssen überwacht werden, um ein ungewolltes Auslaufen oder eine ungewollte automatische Verlängerung zu verhindern. In Vertragsmanagement-Software organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement dieses Monitoring.

 Mehr zum Thema
GRC

Unter dem Begriff GRC werden die Themen Governance, Risk und Compliance zusammengefasst. Diese Handlungsbereiche bilden die Grundlagen für das nachhaltige, wertorientierte und rechtskonforme Steuern einer Organisation.

 Mehr zum Thema
Gremien

Ein Gremium ist eine Personengruppe, die sich mit einem zentralen Anliegen befasst.

 Mehr zum Thema
Hinweisgeber

Ein Hinweisgeber (engl. Whistleblower) ist eine Person, die Informationen aus einem geheimen oder geschützten Zusammenhang preisgibt. Beispiel: Ein Mitarbeiter, der die Geschäftsführung über einen Gesetzesverstoß eines Kollegen unterrichtet.

 Mehr zum Thema
Hinweisgebersystem

Als Hinweisgebersystem (Whistleblowersystem) werden Systeme bezeichnet, die Personen eine Möglichkeit bieten, Informationen vertrauensvoll an einen Hinweisempfänger zu leiten. Hinweisgebersysteme haben die Funktion, die Informationsübertragung so zu gestalten, dass die Information preisgegeben und die Identität des Hinweisgebers geschützt wird.

 Mehr zum Thema
IFRS 16

IFRS ist ein Bilanzierungsstandard (International Financial Reporting Standards). IFRS 16 soll ab dem 01.Januar 2019 die Bilanzierung von Leasingverträgen regeln (bisheriger Standard: International Accounting Standard 17).

 Mehr zum Thema
Information Security Management System

Ein Information Security Management System (ISMS) definiert Prozesse, Methoden und Regeln, die die Informationssicherheit im Unternehmen sicherstellen sollen. Informationssicherheit bezieht sich auf den Schutz sensibler, vertraulicher und personenbezogener Daten.

 Mehr zum Thema
Interne Revision

Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern.

 Mehr zum Thema
ISO 19600

Die Norm ISO 19600 wurde entwickelt, um Organisationen bei der Einführung von Compliance Management Systemen (CMS) zu unterstützen. Die Norm formuliert international einheitliche Grundsätze für Aufbau und Erhalt eines CMS.

 Mehr zum Thema
Klauselverwaltung

Im Vertragsmanagement dient eine Klauselverwaltung/Klauselbibliothek dazu, die Erstellung von Vertragsvorlagen und/oder Verträgen effizienter und sicher zu gestalten.

 Mehr zum Thema
Kündigung

Die Kündigung beendet ein vertraglich vereinbartes Dauerschuldverhältnis. In der Regel ist im Vertrag und/oder den AGB festgeschrieben, unter welchen Bedingungen das Vertragsverhältnis gekündigt werden kann.

 Mehr zum Thema
LkSG

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), oder kurz Lieferkettengesetz regelt Sorgfaltspflichten für die Achtung von Menschenrechten und den Schutz der Umwelt.

 Mehr zum Thema
On-Premises

Die Bezeichnung On-Premises (oder On-Prem) wird verwendet, um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für Software zu beschreiben. Software On-Premises zu betreiben, heißt, sie auf eigenen Servern zu hosten (On-Premises bedeutet ins Deutsche übersetzt: „in den eigenen Räumlichkeiten“).

 Mehr zum Thema
Organisationseinheiten

In einer Aufbauorganisation ist die Organisationseinheit (auch Business Unit) die kleinste Einheit, in der artverwandte Aufgaben und Tätigkeiten zusammengefasst sind (z.B. Abteilungen).

 Mehr zum Thema
Rahmenvertrag

Unter den Vertragsarten nimmt der Rahmenvertrag eine Sonderstellung ein, da andere Verträge von ihm abhängig sind. Rahmenverträge sind nicht als gesonderte Vertragsart im BGB definiert.

 Mehr zum Thema
Reporting

Das betriebliche Berichtswesen wird als Reporting bezeichnet. Im Reporting werden entscheidungs- und führungsrelevante Informationen über den Betrieb und seine Umwelt erstellt.

 Mehr zum Thema
Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit wird in Zusammenhang mit elektronischen Archivsystemen verwendet. Im Vertragsmanagement nutzen Unternehmen revisionssichere Archive, um Dokumente so aufzubewahren, dass steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben erfüllt sind.

 Mehr zum Thema
Richtlinienmanagement

Aufgabe des Richtlinienmanagements ist es, Prozesse zu etablieren, die die Erstellung, Verteilung und Pflege von Richtlinien innerhalb einer Organisation / eines Unternehmens sicherstellen.

 Mehr zum Thema
Risikomanagement

Unter dem Begriff Risikomanagement werden die Tätigkeiten eines Unternehmens zusammengefasst, bei denen es um die Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken geht. Ziel des Risikomanagements ist ein unternehmerisch sinnvoller Umgang mit Risiken.

 Mehr zum Thema
Risk

Risiko (Risk) ist untrennbar mit dem unternehmerischen Handeln verbunden. Der systematische Umgang mit Risiken gehört daher zu den unabdingbaren Aufgaben der Unternehmensführung.

 Mehr zum Thema
Schutzrechtemanagement

Schutzrechtemanagement (engl. Intellectual Property Management) beinhaltet die Organisation und Steuerung der Aktivitäten, die dazu dienen, das geistige Eigentum eines Unternehmens zu verwalten sowie Voraussetzungen dafür bereit zu stellen, dass Schutz und wirtschaftliche Nutzung optimiert werden können.

 Mehr zum Thema
Sorgfaltspflichtenmanagement

Im Zusammenhang mit dem LkSG bezeichnet das Sorgfaltspflichtenmanagement die Steuerung und Organisation der Aktivitäten, die zur Erfüllung der LkSG-Anforderungen notwendig sind.

 Mehr zum Thema
Stammdaten

Als Stammdaten werden in der EDV Grundinformationen über Objekte bezeichnet. Im Vertragsmanagement sind Stammdaten zum Beispiel Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Fristen, Vertragssumme.

 Mehr zum Thema
Strukturierung

Im Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.

 Mehr zum Thema
Verarbeitungstätigkeiten

Mit Verarbeitungstätigkeiten sind in der EU-DSGVO Tätigkeiten gemeint, bei denen personenbezogene Daten manuelle oder automatisch verarbeitet werden.

 Mehr zum Thema
Versionierung

Durch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.

 Mehr zum Thema
Vertrag

Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.

 Mehr zum Thema
Vertragsart

Die im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmen die Vertragsart / den Vertragstyp.

 Mehr zum Thema
Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.

 Mehr zum Thema
Vertragsgegenstand

Der Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.

 Mehr zum Thema
Vertragshistorie

Die Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).

 Mehr zum Thema
Vertragskorrespondenz

Korrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.

 Mehr zum Thema
Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit ist der Zeitraum, in der ein Vertrag Gültigkeit besitzt.

 Mehr zum Thema
Vertragslebenszyklus

Der Vertragslebenszyklus beschreibt die unterschiedlichen Phasen im „Leben“ eines Vertrages:

 Mehr zum Thema
Vertragsmanagement: Definition, Aufgaben, Tools, Nutzen

Das Vertragsmanagement (engl. contract management) hat die Aufgabe, die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens zu verwalten und zu optimieren. Durch eine einheitliche Strukturierung aller Vorgänge finden die Mitarbeiter die benötigten Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Dies unterstützt sie dabei, Entscheidungen schneller zu treffen, Fristen einzuhalten, Risiken zu minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich effizient zu arbeiten sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) zu gewährleisten.

 Mehr zum Thema
Vertragsmanager

Der Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.

 Mehr zum Thema
Vertragsrisiko

Durch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).

 Mehr zum Thema
Vertragsverlängerung

Verträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.

 Mehr zum Thema
Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung wird häufig – neben dem Vertragscontrolling – als Teilgebiet des Vertragsmanagements beschrieben. Zu den zentralen Aufgaben der Vertragsverwaltung zählt die Strukturierung und Überwachung von Informationen zu Vertragsbeziehungen.

 Mehr zum Thema
Vertragsvorlagen

Eine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.

 Mehr zum Thema
Volltextindexierung

Im digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.

 Mehr zum Thema
Vorgang

In der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.

 Mehr zum Thema
Was ist ein Aktenplan?

Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation).

 Mehr zum Thema
Whistleblowing Software

Der Begriff „Whistleblowing Software“ ist die englische Bezeichnung für „Hinweisgeber-Software“. Beide Bezeichnungen werden synonym verwendet.

 Mehr zum Thema
Workflow

Ein Workflow ist ein definierter Ablauf einzelner aufeinander aufbauender Arbeitsaktivitäten. otris-Produkte bilden Workflows ab.

 Mehr zum Thema
Zahlungsplan

Ein Zahlungsplan fasst Einnahmen und Ausgaben zu Vorgängen zusammen. Im Vertragsmanagement fassen Zahlungspläne beispielsweise Verbindlichkeiten aus laufenden Leasingverträgen zusammen.

 Mehr zum Thema