Datenschutz-Software
für externe DSB
21. November 2022

Externes Datenschutzmanagement mit otris privacy – fünf Gründe für Spezialsoftware

Durch die komplexen Anforderungen im Datenschutz wächst die Zahl an Unternehmen, die Aufgaben in diesem Bereich auslagern. Externe Datenschützer übernehmen im Auftrag des Unternehmens ganz oder teilweise die Datenschutz-Organisation. Damit externe Datenschützer ein hohes Dienstleistungs-Niveau anbieten können, brauchen sie nicht nur fachliches Know-how, sondern ebenso gute Arbeitsprozesse bei Organisation und Administration. Fünf Gründe, warum der Einsatz von Spezialsoftware unverzichtbar ist.

1. Einheitliche Struktur bei allen Mandanten

Jeder Mandant hat individuelle Verarbeitungstätigkeiten und somit seine ganz eigenen Anforderungen an die Datenschutzorganisation. Die Grundstruktur, nach der ein externer Datenschutzbeauftragter arbeitet, sollte jedoch für jeden Mandanten gleich sein. Nur wenn grundlegende Elemente wie Dokumentation, Maßnahmenverfolgung oder Terminorganisation nach einheitlichem Schema funktionieren, kann der externe DSB seine Mandanten mit den immer gleichen, bewährten Arbeitsprozessen betreuen. Spezialsoftware ist der Schlüssel, wenn es um die Vereinheitlichung von Strukturen und Prozessen geht.

2. Qualität

Die einheitliche Struktur ist zusätzlich notwendig, um eine gleichbleibend hohe Dienstleistungsqualität anbieten zu können. Von bewährten, standardisierten Prozessen profitiert jeder (Neu)Kunde gleichermaßen. Mandanten erwarten von einem professionellen DSB einheitliche Prozesse – von der Aufnahmen neuer Verarbeitungstätigkeiten bis hin zu einheitlichen Formaten bei turnusmäßigen Auswertungen.

3. Effizienz

Die Übernahme einer bewährten Datenschutzorganisation für neue Mandanten hat neben Qualitäts- auch Effizienzvorteile. Mit wenigen Klicks übernimmt der externe DSB für jeden neuen Kunden eine etablierte Struktur. Das spart nicht nur Zeit und Kosten bei der Neuanlage, sondern auch in der operativen Arbeit: Jeder Mitarbeiter des externen DSB ist umgehend mit Abläufen und Prozessen bei jedem Mandanten vertraut. Das spart langwierige Einarbeitungen oder Übergaben.

4. Kommunikation/Zusammenarbeit mit dem Mandanten

Eine gründliche Dokumentation der Inhalte einer Datenschutzorganisation funktioniert nur über gute Kommunikation zwischen DSB und Mandanten. Spezialsoftware ermöglicht einen einfachen, exakten und gleichzeitig effizienten Austausch. Beispiel Webformulare: Der zuständige Mitarbeiter auf Mandantenseite füllt zur Beschreibung einer Verarbeitung ein spezielles Formular aus, auf das er online zugreift. Der externe DSB kann über das System solange Rückfragen stellen, bis alle Punkte geklärt sind. Anschließend fügt er die Verarbeitungsbeschreibung per Klick in das VVT. Den gesamten Kommunikationsverlauf mit allen Anmerkungen dokumentiert das System automatisch. Sämtliche Kommunikation liegt somit an zentraler Stelle. Drittsysteme wie E-Mail-Kommunikation müssen nicht eingesetzt werden.

5. Administration

Sämtliche Informationen an zentraler Stelle vorzuhalten, vereinfacht nicht nur die Kommunikation, sondern zusätzlich die Administration. Mit Spezialsoftware verwaltet der externe DSB alle Dokumente, die zu den jeweiligen Mandanten gehören – von Besprechungsprotokollen bis zur Bestellungsurkunde. Darüber hinaus hilft ein zentrales System Dienstleistungsaufwände exakt nachzuvollziehen und abzurechnen. Auswertungen unterstützen sowohl beim Planen und Anbieten von Leistungen als auch bei Controlling-Aufgaben.

Fazit

Spezialsoftware hilft externen Datenschützern bei der Professionalisierung ihrer Dienstleistung. Datenschutz-Systeme wie otris privacy verbessern die Dienstleistungs-Qualität durch einheitliche Struktur und Übernahme etablierter Prozesse. Zusätzlich generiert die Wiederverwertung bewährter Datenschutzorganisationen einen Effizienzgewinn. Sämtliche Vorgänge zu einem Klienten auf einem zentralen System zu führen, verbessert darüber hinaus die Transparenz bei Kommunikation und Administration.

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