Digitalisierung nutzen –
Prozesse beschleunigen
28. April 2021

Digitales Vertragsmanagement – viel mehr als nur ortsunabhängig

Die Corona-Krise hat Unternehmen Flexibilität abverlangt. Möglichst viele Mitarbeiter sollten von heute auf morgen zuhause arbeiten. In den ersten „Corona-Monaten“ stand das Ziel im Vordergrund, Prozesse am Laufen zu halten, auch wenn die eingesetzten digitalen Tools eher provisorischen Charakter hatten. Mittlerweile haben viele Unternehmen den Mehrwert digitaler Lösungen erkannt, den sie auch nach der Krise nutzen wollen. Ein gutes Beispiel: die digitale Vertragsverwaltung.

Irgendwann ist die Corona-Krise vorüber. Vieles wird zur gewohnten Normalität zurückkehren. Einige Dinge werden jedoch bleiben. Dazu zählt, hier sind sich die Experten einig, eine große Akzeptanz von Homeoffice-Regelungen. Der Grund dafür ist leicht nachvollziehbar: Unternehmen haben durch die Krise erkannt, dass Homeoffice ein großes Effizienzpotenzial birgt.

Von den Kommunikations- zu den Spezialanwendungen

Viele Unternehmen waren zu Anfang der Krise gezwungen, schnell zu reagieren. Im Mittelpunkt stand zunächst die Digitalisierung der grundlegenden Kommunikation. Dazu zählen der direkte Austausch mit Kollegen und das Präsentieren über Videokonferenz-Software. Die Videobesprechung und das Versenden von Dokumenten reichen für die meisten Prozesse jedoch nicht aus bzw. verzögern die Bearbeitung. Zugriff auf Spezialsoftware wird unverzichtbar, wenn es um zügige, ortsunabhängige Bearbeitungsabläufe geht.

Vertragsmanagement im Homeoffice

Verträge auf Papier, die in Akten im Büro liegen, werden zum Problem, sobald sie ein Mitarbeiter im Homeoffice benötigt. Einen Kollegen zu bitten, den Vertrag einzuscannen und per E-Mail zu versenden, kann als Notlösung funktionieren. Das Arbeiten mit dem Vertragsbestand ist jedoch nur ein Aufgabenbereich unter vielen im Vertragsmanagement. Hinzu kommen: Vertragsinhalte erstellen, Vertragsangebote prüfen und genehmigen, Verträge unterzeichnen. Vertragsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags und kann zur Herausforderung werden, sobald Entscheidungsträger im Homeoffice arbeiten. Die Lösung: Die Verträge des Unternehmens liegen digitalisiert auf einer zentralen Datenbank. Die Nutzer greifen ortsunabhängig, aus dem Büro oder aus dem Homeoffice, auf den aktuellen Stand der Daten und Dokumente zu.

Viel mehr als „nur“ ortsunabhängig

Der ortsunabhängige Zugriff auf einen leicht durchsuchbaren und aktuellen Datenstand ist nur ein Nutzenargument unter vielen, wenn der Einsatz von Vertragsmanagement-Software diskutiert wird. Die Anschaffung einer Lösung sollte nicht nur aus dem Homeoffice-Blickwinkel betrachtet werden, sondern aus sämtlichen Perspektiven, die das Vertragsmanagement betreffen.

Beispiel Vertragserstellung
Spezielle Vertragsmanagement-Lösungen wie otris contract erlauben den Nutzern die Erstellung von Vertragsentwürfen im Team. Der Vorteil gegenüber anderen Kollaborations-Lösungen: otris contract beinhaltet eine Vorlagen-Bibliothek und ein Klausel-Management. Beide Komponenten sind exakt auf die Bedürfnisse im Vertragserstellungsprozess ausgerichtet. So können Vertragsentwürfe mit otris contract auch von juristischen Laien erstellt werden, indem die verantwortlichen Juristen im Unternehmen vorab definieren, welche Vertragsvorlagen und Klauseln zu welchem Szenario passen. Diese Vorab-Definition setzt den rechtssicheren Rahmen für eine unkomplizierte, schnelle Standardvertragserstellung (zum Weiterlesen: Klauseln per Klick).

Beispiel Prüfung und Freigabe
Nicht nur Vertragsentwürfe, sondern viele weitere Inhalte werden im operativen Vertragsmanagement geprüft und freigegeben. Unterschiedliche Verantwortliche im Unternehmen prüfen Angebote, Einkaufsbedingungen oder Verschwiegenheitserklärungen nach vorab definierten Kriterien (z.B. Höhe des Angebots oder der Konventionalstrafe). Der Lauf des freizugebenden Dokuments durch das Unternehmen lässt sich mit der Vertragsmanagement-Software otris contract exakt abbilden: Das System benachrichtigt Mitarbeiter, sobald ein zu prüfendes Dokument vorliegt. Nach der Prüfung sendet otris contract das Dokument zur nächsten Stelle im Freigabelauf. Jeder freigebende Mitarbeiter kann das Dokument nach vorab definierten Kriterien bearbeiten, kommentieren oder lediglich lesen. So wird der digitale Freigabeworkflow nicht nur unter dem Aspekt der Ortsunabhängigkeit zu einem Prozessbeschleuniger.

Beispiel Vertragsunterzeichnung
Freigegebene Verträge sollten zeitnah unterzeichnet werden, damit sich Prozesse nicht unnötig verzögern. Das war schon immer so, ist durch Corona aber noch einmal besonders deutlich geworden. Für eine analoge Vertragsunterzeichnung muss der Verantwortliche aus dem Homeoffice ins Büro oder der Vertrag muss ihm vom Büro ins Homeoffice gesendet werden. Müssen mehrere Verantwortliche gegenzeichnen, entsteht schnell ein Prozedere, das sich über Tage und Wochen zieht. Eine unkomplizierte Lösung: die digitale Unterschrift. otris contract bietet standardisierte Schnittstellen zu Anbietern für digitale Unterschriftsdienste (FP Sign und Docusign). Mit wenigen Klicks ist ein Vertrag aus dem System vorbereitet zur Unterschrifts-Versendung. Die Unterzeichner bestätigen ihre Unterschrift per Klick – unkompliziert, schnell und rechtssicher.

Fazit

Durch Corona-Krise und Homeoffice haben viele Unternehmen erkannt, wie wichtig ein ortsunabhängiger Zugriff auf Daten und Dokumente ist. Doch Digitalisierung kann mehr als „nur“ ortsunabhängig machen. Digitale Lösungen beschleunigen Prozesse. Im Vertragsmanagement bedeutet das: Verzögerungen bei Erstellung, Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung ausräumen, um Geschäftsprozesse nicht zu blockieren. Mit otris contract vereinfachen Unternehmen ihr Vertragsmanagement – für die Zeit, in der Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und auch für die Zeit danach.

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