So gelingt die unternehmensweite Vertragsmanagement-Einführung (1)
Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine Umstellung der Vertragsverwaltung von Papier auf digitale Dokumente minimiert Risiken, verbessert die Effizienz und vereinfacht Prozessverantwortung. Der gesamte digitale Vertragsbestand befindet sich in einer zentralen Datenbank, wodurch alle Mitarbeiter auf dieselben vollständigen und aktuellen Informationen zugreifen. Die Dokumente sind leicht zugänglich und unkompliziert zu durchsuchen – sowohl vom Arbeitsplatz im Büro als auch im Homeoffice. Das System warnt vor anstehenden Vertragsfristen und die Durchlaufzeiten zur Vertragsbearbeitung verkürzen sich.
Akzeptanz bei den Nutzern
Wie bei anderen Systemeinführungen profitiert das Unternehmen jedoch nur dann im vollen Umfang vom digitalen Vertragsmanagement, wenn die Mitarbeiter die neue Software annehmen und im besten Fall gerne mit ihr arbeiten. Es ist daher sinnvoll, die späteren User bereits im Vorfeld in das Projekt mit einzubeziehen und fachliche Vorschläge offen zu diskutieren. Ebenso wichtig ist, dass den Mitarbeitern möglichst wenig Anpassungsarbeit abverlangt wird. Idealerweise muss sich das neue System an die vorhandenen Strukturen und Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. Vertraute, gut funktionierende Arbeitsabläufe sollten nicht Opfer, sondern integraler Bestandteil der Software-Neueinführung werden. Die Vertragsmanagement-Software otris contract bietet die technischen Voraussetzungen, um diesen Anspruch umzusetzen. Drei Softwareeditionen – otris contract CLOUD, ENTERPRISE und ENTERPRISE plus – stehen zur Auswahl, um unterschiedlich komplexe Anpassungs-Anforderungen umzusetzen:
Anpassungen in der CLOUD-Edition
- Übernahme der firmeneigenen Terminologie (z.B. die Benennung der Vertragsarten und Verschlagwortungs-Kategorien ). Durch den Erhalt der „firmeneigenen Sprache“ erleichtert otris contract neuen Anwendern den Einstieg.
- Daten aus bestehenden Systemen können importiert werden.
Zusätzliche Anpassungen in der ENTERPRISE-Edition
- Abbildung der unternehmenseigenen Organisationsstruktur als Grundlage für die Vergabe von Zugriffsrechten. Die Rechtevergabe an die vorhandene Unternehmensstrukturen anzupassen, erleichtert die System- und Nutzeradministration.
- Beliebige Anzahl an Vertragsarten und Datenfeldern integrierbar.
- Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z.B. Stammdaten Debitoren / Kreditoren aus ERP).
Zusätzliche Anpassungen in der ENTERPRISE plus-Edition
- Abbildung unternehmenseigener Workflows erleichtert den Mitarbeitern Aufgaben zielgerichtet abzuarbeiten. Aufgaben (z.B. „rechnerisch Prüfen“ oder „Genehmigen“) werden in der Enterprise Plus-Edition in Form von Buttons und Feldern integriert.
- Der Lauf eines Vertrages durch das Unternehmen wird an die unternehmensspezifischen Vorgaben und Workflows angepasst. Die dem Mitarbeiter vertraute Dokumentenlenkung bleibt nicht nur erhalten, sondern wird durch Automatisierung zusätzlich vereinfacht.
Welche Edition ist die richtige?
Kleinen Unternehmen reichen häufig die Anpassungsmöglichkeiten der otris CLOUD-Edition, um Mitarbeitern die Nutzung zu vereinfachen und damit die wichtigste Grundlage für eine breite Akzeptanz zu schaffen. Je größer das Unternehmen und je komplexer die Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe, desto sinnvoller wird der Einsatz der ENTERPRISE bzw. ENTERPRISE plus-Edition. Sind viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen in die Vertragsverwaltung involviert, müssen vielfältige Interessen bei der Einführung beachtet werden. Das Interesse der Mitarbeiter, gut funktionierende Abläufe beizubehalten, ist nachvollziehbar und sinnvoll. otris contract ermöglicht eine Integration firmeneigene Strukturen und Prozesse. Das vereinfacht es Mitarbeitern, Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig effizient zu agieren – zwei Grundvoraussetzungen, um eine hohe Akzeptanz bei der Software-Neueinführung zu erzielen.
