So gelingt die unternehmensweite Vertragsmanagement-Einführung (3)
Ob eine Software-Neueinführung zum Erfolg wird, hängt stark von der Nutzer-Akzeptanz ab. Arbeiten die Nutzer nur ungern mit dem System oder hat die Software direkt nach der Neueinführung ein schlechtes Image, leidet die Produktivität. Die Teile 1 und 2 dieser Artikelserie beschreiben Maßnahmen, die die Akzeptanz nach Einführung einer Vertragsmanagement-Software steigern. Wie die otris software AG diese Maßnahmen im Projekt umsetzt, lesen Sie im dritten und letzten Teil.
Welche Anforderungen gibt es?
Jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur und seine eigenen Strukturen. Arbeitsabläufe sind häufig aus trial and error und stetigen Verbesserungsprozessen heraus entstanden. In welcher Form die Vertragsverwaltung organisiert ist, hängt nicht nur von der Unternehmensgröße ab, sondern ebenso von der Unternehmensstruktur und den Geschäftsfeldern. Je besser die digitale Vertragsverwaltung den Gegebenheiten angepasst wird, desto produktiver können die Mitarbeiter mit dem System arbeiten und desto höher ist die Nutzerakzeptanz. Um Systeme vor der Neueinführung beim Kunden bestmöglich zu konfigurieren, bietet die otris software AG spezielle Workshops an. Je nach Umfang des Systems werden eine oder mehrere Workshop-Sessions veranschlagt, in denen die Projektverantwortlichen zusammen mit dem otris-Berater ausarbeiten, wie das System den Bedingungen im Unternehmen angepasst werden soll. Nach Abschluss des Workshops steht ein Konzept, das festlegt, welche Konfigurationen am Standardsystem vorgenommen werden und ob bzw. welche Erweiterungen und Schnittstellen programmiert werden.
Die technische Umsetzung
Nachdem das fachliche Konzept feststeht, realisiert otris die technische Umsetzung zunächst auf einem Entwicklungssystem. Die Anpassung der Software erfolgt nach einem iterativen Verfahren. Das heißt, dass otris zunächst ein Grundgerüst mit den Hauptanforderungen erstellt und dem Kunden präsentiert. In weiteren Schritten wird das System kontinuierlich verfeinert. Dieses Vorgehen minimiert Risiken: Der Kunde sieht fortlaufend, ob die Anforderungen nach seinen Vorstellungen umgesetzt werden und kann bei Bedarf – noch während der Entwicklungsphase – Änderungs- und Erweiterungswünsche einbringen. Nach Fertigstellung wird das System beim Kunden installiert und in die bestehende Infrastruktur integriert. Die sich anschließenden standardisierten Testverfahren sichern höchste Produktqualität. Das unternehmensweite „Roll-out“ wird nach der Bestandsdaten-Migration realisiert und ist der Startschuss für die produktive Nutzung der Software.
Erfahrene Projektleiter
Technisch anspruchsvolle Projekte mit vielen Stakeholdern werden schnell komplex und unübersichtlich. Die Projektleiter der otris software AG haben jahrelange Erfahrung bei der Bewältigung komplizierter und vielschichtiger Kundenanforderungen aus unterschiedlichsten Geschäftsfeldern. In vielen Hundert Projekten wurden Ergebnisse zu den vereinbarten Zeit-, Budget-, und Qualitätsvorgaben geliefert.
Anpassung als Schlüssel zur Nutzerakzeptanz
Software, die nach der Einführung umgehend produktiv genutzt werden kann und die den Anwendern keine große Anpassungsarbeit abverlangt, ist eine grundlegende Voraussetzung für eine hohe Nutzerakzeptanz. Abhängig von Unternehmensgröße, -strukturen und -bedarf kann in bestimmten Fällen ein Standardsystem „out of the box“ ausreichen, um sämtliche Anforderungen zu erfüllen. Häufig erfordern die Gegebenheiten jedoch schon in kleinen und mittleren Unternehmen individuelle Anpassungen. Softwareanpassungen helfen dabei, die Anpassungsarbeit der Nutzer so gering wie möglich ausfallen zu lassen. Neben einer Vertragsmanagement-Software, die in ihren unterschiedlichen Editionen je nach Bedarf an Unternehmensstrukturen und Unternehmensprozesse angepasst werden kann, bietet otris ein breites Spektrum an Dienstleistungen, um Software und Nutzer optimal auf das neue System vorzubereiten (siehe Teil 1 und Teil 2). Letztendlich sind die Erfahrung und Kompetenz der otris Projektmanager ausschlaggebend dafür, dass die Anpassungsmöglichkeiten, die otris contract bietet, auch in vollem Umfang genutzt werden sorgfältig umgesetzt werden.
