Prüfung bestanden:
das otris-Archiv
28. Mai 2021

KPMG-zertifiziert: revisionssicher archivieren mit otris software

Unternehmen müssen steuerrelevante Dokumente revisionssicher aufbewahren. Speichern sie die Unterlagen digital, definieren die GoBD verbindliche Qualitätskriterien für die Archivierung. Experten der KPMG haben die bewährte Archiv-Komponente von otris software erneut geprüft und rezertifiziert. Die Entwickler haben mit der Aktualisierung die Handhabung des Systems verbessert: Durch Einsatz in eine Container-Umgebung ist das Archiv plattformunabhängig und in wenigen Arbeitsschritten für alle otris-Lösungen einsatzbereit. In der Cloud oder On-Premises.

Was versteht man unter revisionssicherer Archivierung?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz) schreiben vor, welche Anforderungen Unternehmen bei der digitalen Archivierung steuerlicher Unterlagen erfüllen müssen. Der Begriff „revisionssicher“ wird in den GoBD zwar nicht explizit erwähnt – im Zusammenhang mit der Archivierung bedeutet er jedoch, dass Daten und Dokumente über den geforderten Zeitraum in unveränderter Form zur Verfügung stehen. Konkret heißt das zum Beispiel, dass ein Dokument, das revisionssicher archiviert wird, weder durch das System noch durch Unbefugte geändert oder gelöscht werden kann. Revisionssichere Archivierungsmethoden müssen somit Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit technisch gewährleisten.

Die Grundsätze für ordnungsmäßiger Archivierung

Neben den beiden wichtigsten Anforderungen Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit definiert die GoBD weitere Grundsätze zur Nachprüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit und zeitgerechter Erfassung. Die GoBD sind auf der Seite des Bundesfinanzministeriums öffentlich zugänglich. Da die GoBD kein explizit eindeutiges Verfahren zur IT-gestützten Buchführung vorgibt, konkretisiert das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) in einer Stellungnahme die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) sowie die Anforderungen an elektronische Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3).

Zertifiziert mit DSGVO-konformen Löschkonzept

Nutzer des otris-Archivs profitieren von der Gewissheit, dass die Lösung eine ordnungsmäße Archivierung ermöglicht: Die KPMG hat die Re-Zertifizierung der Archiv-Komponente abgeschlossen und gemäß IDW PS 880 bescheinigt. Grundlage für die Prüfung waren die GoBD in der Neufassung vom 28. November 2019 sowie die beiden IDW-Stellungsnahmen (RS FAIT 1 und FAIT 3). Zusätzlich bestätigten die Experten der KMPG das DSGVO-konforme Löschkonzept für personenbezogene Daten.

Plattformunabhängig durch Container

Da bereits die Vorgängerversion des otris-Archivs die aktuellen IDW- und GoBD-Anforderungen erfüllte, konnten sich die otris-Entwickler auf eine verbesserte Handhabung der Lösung konzentrieren. Wichtigste Weiterentwicklung: Die Unterstützung der Docker-Container-Technologie. Container ermöglichen eine ressourcenschonende Form der Software-Virtualisierung. Docker-Container sind standardisierte Software-Pakete, die die Anwendung enthalten und zusätzlich alles, was zum Betrieb der Anwendung notwendig ist. Das otris-Archiv kann dadurch plattformunabhängig betrieben werden. Konflikte zu anderen Anwendungen, die auf derselben Plattform laufen, sind ausgeschlossen. Die autarken Container vereinfachen nicht nur den Betrieb, sondern auch Wartung und potenzielle Plattformwechsel.

Revisionssichere Komponente der otris solution platform

Ein weiterer Pluspunkt der Container-Technik ist die unkomplizierte, schnelle Implementierung der Archiv-Lösung. Mit wenigen Klicks installiert das otris-Consulting ein Archiv auf der gewünschten Plattform – On-Premises oder in einer beliebigen Cloud. Das Archiv ist integraler Bestandteil der otris solution platform und somit umgehend einsatzbereit in DOCUMENTS und allen Lösungen, die auf DOCUMENTS basieren. Hierzu zählen die Vertragsmanagement-Software otris contract, das Beteiligungsmanagement-System otris corporate sowie die GRC-Lösungen der otris compliance Suite.

Möchten Sie das otris-Archiv genauer kennenlernen? Unsere Berater beantworten gerne Ihre Fragen zu Einsatz- und Anbindungsmöglichkeiten und präsentieren Ihnen die Software in einem Webcast.
Das aktuelle Zertifikat der KPMG finden Sie unter diesem Link.

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