otris contract:
Neue Version, neue Funktionen
28. Oktober 2021

Vertragsmanagement mit der neuen otris contract-Version

Ein neu gestaltetes Dashboard, zusätzliche Hilfe-Formate und der funktional erweiterte Generator zur Vertragserstellung sind drei Highlights im neuen Release. otris contract 4.4 überzeugt zusätzlich mit verbesserter Nutzerfreundlichkeit und der vereinfachten Einbindung digitaler Signaturdienste.

Dashboard mit Aktions-Kacheln

Die offensichtlichste Neuerung der neuen otris contract Version zeigt sich direkt nach der Anmeldung: Der Anwender sieht das überarbeitete Dashboard mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Informationen. Welche Informationsarten das sind, legt jeder Nutzer angepasst an seinen persönlichen Aufgabenbereich fest: anstehende Fristen, eingegangene Verträge, zu prüfende Dokumente, Freigabe-Anfragen, Finanzauswertungen. In der neuen Version stehen viele weitere Zusammenfassungen zur Auswahl – z.B. Finanzberichte oder ein Diagramm, dass Verträge nach Status und Organisationseinheit visualisiert. Ein weiteres Dashboard-Highlight sind die „Aktions-Kacheln“, mit denen der Nutzer ohne Umwege operativ arbeiten kann. Arbeitsprozesse, die häufig ausgeführt werden (z.B. die Anlage einer bestimmten Vertragsart), liegen als „Short Cut“ direkt auf dem Dashboard. Die Zusammenstellung der Info-Kacheln konfigurieren Nutzer über einen Dialog in den Einstellungen. Das ist so unkompliziert, dass auch ungeübte Anwender ohne fremde Hilfe ihr persönliches Dashboard gestalten können.

Neue Hilfe-Formate

Insbesondere für Neu- und Gelegenheitsnutzer interessant ist das überarbeitete Hilfe-Center. Drei Arten von Hilfeformaten stehen zur Verfügung: klassische Handbücher, Video-Tutorials und „geführte Touren“, bei denen der Nutzer auf der Softwareoberfläche Funktionen interaktiv über „Pop-Up-Hinweise“ kennenlernt.

Vertragserstellung

Mit dem DOCUMENTS CREATOR generieren Nutzer rechtssichere Verträge aus einer Vorlage und aus Klauseln, die für die Vorlage freigegeben sind. In der neuen Version stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung: Nach Auswahl einer Vorlage können weitere Vorlagen hinzugewählt werden. Der Vorteil: alle Dokumente eines Vorgangs erstellt der Nutzer in einem Arbeitsschritt. Das funktioniert sowohl mit dynamischen als auch statischen Inhalten. Beispiel: Bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags wählt der Nutzer weitere Vorlagen, um zugehörige Dokumente, wie die Bonusvereinbarung, personalisiert mit zu erstellen. Abhängig von der gewählten Vorlage wählt das System die zugehörigen Dokumente mit statischem Inhalt. Bei einem Arbeitsvertrag könnten das z.B. die Geheimhaltungsvereinbarung und die Datenschutzverordnung sein. Das System generiert alle Dokumente, die zu dem Vertrag gehören, in einem Arbeitsschritt und legt sie in die zugehörige Vertragsakte.

Standardisiert: Digitale Signatur

Verträge digital unterzeichnen – das ist seit Corona und Homeoffice für viele Unternehmen ein wichtiges Thema geworden. Die Einbindung digitaler Signaturdienste war bereits in der Vorgänger-Version möglich. Allerdings fiel für die Integration ein gewisser Anpassungsaufwand an. Im aktuellen Release entfällt dieser Aufwand, da die Schnittstelle im Standard zur Verfügung steht.

Die neue Version live erleben

Gerne stellen wir Ihnen diese und weitere Neuerungen vor – am Telefon, in einem Webcast oder per E-Mail-Austausch. Falls Sie sich eigenständig mit der aktualisierten Version beschäftigen möchten, schalten wir Ihnen selbstverständlich unsere neue Demoversion frei. Sprechen Sie uns an, wie beraten Sie gerne!

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