IP-, Legal Matter-, und Claim Management
26. Juni 2020

Vertragsmanagement mit Legal-Tech-Erweiterungen

Ein bedeutender Teil der Aufgaben einer Rechtsabteilung hängt direkt oder indirekt mit dem Vertragsmanagement zusammen. Mit Legal-Tech-Erweiterungen vergrößern Sie den Umfang von otris contract über das Vertragsmanagement hinaus. Zur Auswahl stehen Aktenlösungen für das IP-Management, das Legal Matter Management und das Claim Management.

Technisch betrachtet sind die Legal-Tech-Erweiterungen zusätzliche Aktentypen, die in otris contract integriert werden. Diese Aktentypen ergänzen die Lösung um Fachlichkeit. Durch die Integration in otris contract verwenden Sie eine zentrale Lösung für unterschiedliche Anwendungsfälle und Rechtsbereiche. Ein Vorteil: Die Anwender müssen lediglich die Funktionsweise eines Systems erlernen und können Akten systemintern miteinander in Beziehung setzen (z.B. die Akte für ein geistiges Eigentumsrecht mit der Vertragsakte für eine Lizenzvergabe).

IP-Management

Die IP-Erweiterung nutzen Unternehmen zur Strukturierung und Pflege ihrer IP-Rechte (IP =  Intellectual Property). Jedes Schutzrecht liegt in einer eigenen digitalen Akte, die wiederum in die übergeordnete Aktenstruktur eingeordnet wird. Die IP-Akte strukturiert alle Informationen und Dokumente zu dem jeweiligen Schutzrecht – übersichtlich nach einer von Ihnen vordefinierten Systematik. Um nach einzelnen IP-Akten zu recherchieren, orientieren Sie sich an der übergeordneten Struktur (z.B. Nizza-Klassifikation) oder Sie nutzen die leicht bedienbare Suche. Über Filter- und Sortierfunktionen verschaffen Sie sich einen Überblick über den Gesamtbestand an bereits angemeldeten und noch anzumeldenden Schutzrechten.

Monitoring Ihrer IP-Rechte
Der Schutz der meisten IP-Rechte muss regelmäßig neu beantragt werden, da er zeitlich und lokal begrenzt ist. Einen Termin zu versäumen kann dazu führen, das Schutzrecht zu verlieren. Um dieser Gefahr vorzubeugen, belegen Sie IP-Akten mit einer Frist und stellen den Zeitpunkt ein, an dem das System den zuständigen Mitarbeiter warnt. Nach demselben Prinzip wie in der Vertragsmanagement-Lösung informiert das System einen vorab definierten Personenkreis, falls ein Mitarbeiter nicht auf eine Fristenwarnung reagiert.

Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
Nicht nur die Rechtsabteilung, sondern mehrere Stellen im Unternehmen (z.B. Forschung und Entwicklung), sowie externe Beteiligte (z.B. ein spezialisierter Patentanwalt) haben Zugriff auf die IP-Akten. Mit dem in otris contract integrierten Berechtigungskonzept, steuern Sie den Zugriff auf IP-Akten abhängig von der Nutzergruppe.

Legal-Tech-Erweiterungen für das Vertragsmanagement

Legal Matter Management

Die Matter-Management-Erweiterung nutzen Unternehmensjuristen zur Verwaltung laufender und abgeschlossener Angelegenheiten / Vorgänge (Matters). Hierunter fallen nicht nur gerichtliche bzw. außergerichtliche Streitigkeiten, sondern sämtliche „Fälle“, die die Rechtsabteilung bearbeitet. Analog zur Vertragsakte legen Sie für jeden neuen Fall eine Matter-Akte an. In dieser digitalen Akte speichern Sie nach vorgegebenem Schema alle Dokumente, die den Fall betreffen: Protokolle, Korrespondenz, Rechercheergebnisse, Gutachten, Beschlüsse, Bilder, Auswertungen etc.. Neben Dokumenten beinhalten die Matter-Akten Daten, die Sie zur vollständigen Dokumentation des Rechtsfalls benötigen. Hierzu zählen unter anderem Datumsangaben mit automatisierter Fristenwarnung (z.B. zur Wahrung der Fristen in Gerichtsverfahren).

Akten- und Informationsrecherche
Für die operative Arbeit ist ein schnelles Auffinden von Informationen von Bedeutung. Filterfunktionen (z.B. nach Anlagedatum oder Rechtsgebiet) oder die Volltextsuche (nach einem bestimmten Wort) stellen sicher, dass Sie schnell und ohne Umwege die gesuchte Akte finden. Die Matter-Erweiterung ist nicht auf das Aktenmanagement beschränkt, sondern eignet sich auch als Wissensdatenbank, in der Sie zum Beispiel ideal gelöste Vorgänge als Musterlösung speichern. Mit wenigen Klicks erstellen Sie einen neuen Wissensbaustein, den Sie in der Datenbank ablegen und allen Berechtigten zur Verfügung stellen. Wissensbausteine können ganze Akten sein aber auch Vorlagen, kurze Anleitungen oder hilfreiche Formulierungen.

Claim Management

Die Claim Management-Erweiterung nutzen Unternehmen zur Bearbeitung von Nachforderungsansprüchen. Claim Management erfordert eine strukturierte Vorgehensweise: Vertragsabweichungen müssen dokumentiert, bewertet, beanstandet und nachverfolgt werden. Die Claim-Erweiterung hilft Ihnen auch bei komplexen Projekten mit Hunderten Nachforderungen den Überblick zu behalten. Für jede Nachforderung legen Sie eine neue digitale Claim-Akte an. Wie Sie den Nachforderungsanspruch (z.B. einen Baumangel) dokumentieren, ist Ihnen überlassen: Sie können beliebige Dateiformate (Text, Foto, Video, Ton) in der Akte ablegen. Über Metadaten dokumentieren Sie weitere Angaben (z.B. Zeit, Ort, Beteiligte, Nachforderungssumme etc.).

Ansprüche nachverfolgen
Je konsequenter die Nachverfolgung, desto erfolgreicher das Claim Management. Um die Nachverfolgung zu organisieren beinhaltet jede Akte eine Fristenwarnfunktion. Bei der Dokumentation des Mangels stellen Sie an der Akte ein, wann das System den zuständigen Mitarbeiter informieren soll, dass eine Frist zur Mangelbehebung abläuft. Die Wiedervorlage vereinfacht die Nachverfolgung. Der Mitarbeiter kontrolliert, dokumentiert den Stand der Dinge, stellt eine neue Frist ein, erneuert die Nachforderung oder schließt den Fall. Abläufe dieser Art können Sie auch arbeitsteilig erledigen: Mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Funktionen (Dokumentation, Nachforderung stellen, Nachforderungserfüllung kontrollieren) greifen auf die Akte zu, um den Fall in Kollaboration zu bearbeiten. Die Integration des Claim Managements in otris contract vereinfacht Nachvollziehbarkeit und Überblick: Die Lösung aus einem Guss ermöglicht eine Verknüpfung zwischen der Nachforderung und dem zugrundeliegenden Vertrag.