Leasing oder Finanzierung – beide Modelle haben Vor- und Nachteile, die Unternehmen vor Vertragsschluss abwägen. Für Unternehmen, die nach IFRS bilanzieren, bestand vor dem Jahr 2019 ein großer Vorteil des Leasings darin, dass sie wählen durften, ob sie Zahlungsverpflichtungen aus dem operativen Leasing (Operate Lease) in die Bilanz aufnehmen oder nicht. Leasing hatte somit häufig Einfluss auf die GuV, nicht jedoch auf die Eigenkapitalquote der Bilanz. Der seit dem 01.01.2019 gültige Standard IFRS 16 gibt vor, dass Leasingaufwände ab einer bestimmten Höhe und Laufzeit als Aktiva in der Bilanz geführt werden. Für viele Unternehmen bedeutet dies zum einen, dass sich Bilanzkennzahlen ändern und zum anderen, dass bestehende Leasingverträge geprüft und neu bewertet werden müssen.
Leasingverträge identifizieren
Die Finanz- und Rechtsabteilungen, die nach IFRS bilanzieren, leisten derzeit zusätzliche Arbeit: Um auf den neuen Standard IFRS 16 umzustellen, muss im ersten Schritt der Gesamtbestand an laufenden Leasingverhältnissen zusammengetragen werden. In einem zweiten Schritt muss jedes Leasingverhältnis betrachtet werden, um festzustellen, ob der Vertrag zu bilanzieren ist (es gibt Ausnahmeregelungen) und welcher Buchwert anzusetzen ist.
Unterstützung durch Vertragsmanagement-Software
Das Vertragsmanagement-System otris contract unterstützt bei der Bewältigung der IFRS 16-Umstellung. Das zentrale, webbasierte System erlaubt einen dezentralen Zugriff. Autorisierte Mitarbeiter von Tochtergesellschaften können sich am System anmelden und der Datenbank sämtliche Leasingbeziehungen, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, hinzufügen. Bereits im Produktstandard (ab ENTERPRISE Edition) sind Werkzeuge zur Identifikation und Vorsortierung von bilanzrelevanten Leasingverträgen integriert. Eine Produkterweiterung ermöglicht zusätzlich die Berechnung von Buchungsdaten zur Bilanzierungsvorbereitung.
Identifikation und Bewertung
otris contract vereinfacht die unternehmensweite Erfassung und Strukturierung aller Leasingvertragsverhältnisse. Mit den Standardfunktionen in otris contract erfolgt eine erste Einordnung des Leasingvertragsbestandes. Nach der Bewertung (händisch oder stapelweise automatisiert) zeigt das System an, welche Verträge nach IFRS 16 bilanziert werden müssen. Ebenso wird vermerkt, welche Leasingverträge bereits aktiviert sind und welche Verträge „umgestellt“ wurden. Altzustand und Veränderungen können über den gesamten Vertragszeitraum nachvollzogen werden. Über Zahlungsreihen in otris contract wird der Gesamtwert je Vertrag ausgegeben, der als Grundlage für die Bilanzierung dient. Den Gesamtüberblick darüber, welche Leasingverträge bilanzneutral bzw. bilanzwirksam sind sowie über Laufzeiten, Zahlungszeitpunkte und -höhen, liefert ein Report, den das System als Excel- oder PDF-Dokument ausgibt.
Berechnung von Buchungsdaten zur Bilanzierungsvorbereitung
Leasingverhältnisse, die von IFRS 16 betroffen sind, müssen für die Buchung aufbereitet werden. Durch eine modulare Erweiterung vereinfacht otris contract auch diesen Arbeitsschritt. Die Software ermöglicht die Zuordnung mehrerer Assets zu einem Leasingvertrag. Für jedes zugeordnete Asset können Zahlungen erfasst werden, um mit den hinterlegten Daten die Berechnungen für die Buchung durchzuführen. Die Dateneingabe und die Bewertung des Vertrags erfolgen rollenbasiert durch den zuständigen Benutzer. Alle bearbeiteten Verträge überwacht das System auf Veränderungen und legt sie automatisch zur Neubewertung vor.
In einem abschließenden Schritt können die ermittelten Daten über eine Schnittstelle per Exportdatei oder Webservice an nachgelagerte Lösungen (z.B. Global Lease Center der AMANA GmbH) übergeben werden, um die Buchung abzuschließen.
Fazit
Die operative Umsetzung des neuen IFRS 16-Standards ist eine Herausforderung für Unternehmen. otris contract unterstützt durch die Abbildung des Prozesses von der Identifikation bilanzrelevanter Leasingverträge über die Bewertung und Festsetzung bis zur Datenübergabe an Lease Accounting Lösungen.
Weitere Informationen zu AMANA finden Sie unter folgendem Link:
https://amana-consulting.de
