otris software für
Datenschutz-Dienstleister
10. Dezember 2020

Externe Datenschutzbeauftragte: Professionalisierung mit otris privacy

Externe Datenschutzbeauftragte (DSB) haben zurzeit viel zu tun: Immer mehr Unternehmen übergeben ihre Datenschutzaufgaben an außenstehende Experten. Die Datenschutz-Software otris privacy unterstützt zum einen bei Aufbau und Pflege einer Datenschutzorganisation beim Kunden. Zum anderen vereinfacht das System organisatorische Aufgaben, die Zusammenarbeit mit dem Mandanten sowie eine Wiederverwertung bestehender Prozesse und Inhalte bei neu angenommenen Mandaten.

Organisation und Administration

Je mehr Aufgaben unter dem „Dach“ eines Systems bearbeitet werden können, desto besser die Übersicht und die Verknüpfungsmöglichkeiten. otris privacy bildet nicht nur Datenschutz-, sondern ebenso organisatorische Prozesse ab. Das ist insbesondere für externe DSB interessant, da sie Mandantentermine mit Elementen aus der Datenschutz-Organisation verknüpfen können. Beispiel: Der externe DSB lädt über otris privacy einen Mandanten ein, um den Bearbeitungsstand einer Maßnahme zu besprechen. Der Mandant kann sich vor dem Termin informieren, indem er die verknüpfte Maßnahme öffnet. Ein weiterer Vorteil für den externen DSB: Die Einladung zum Termin wird automatisch dokumentiert. Um den Überblick über Termine, Fristen und To do’s zu behalten, helfen individuell konfigurierbare Dashboards. Nicht nur Termine, auch Aufwände können in otris privacy erfasst und den einzelnen Mandaten zugeordnet werden. Um die Aufwände zu fakturieren, erstellt das System Rechnungen, die nach voreingestelltem Intervall oder manuell ausgegeben werden.

Zusammenarbeit mit dem Mandanten

Der externe DSB kann nur dann eine Datenschutzorganisation implementieren und betreuen, wenn der Mandant aktiv kooperiert. Beispiel: Die Verarbeitungstätigkeiten als Prozess zu beschreiben, ist die Aufgabe der Prozessverantwortlichen im Unternehmen. Aufgabe des DSB ist es, eine strukturierte Dokumentation zu erstellen und die Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu bewerten. Die gängige Praxis in vielen Unternehmen: Die Prozessverantwortlichen schicken „ihre“ Dokumentationen per E-Mail an den DSB. Eventuelle Rückfragen oder Aktualisierungen werden ebenfalls per E-Mail bearbeitet. Für den externen DSB wird diese Praxis schnell unübersichtlich – insbesondere mit einer steigenden Anzahl an Mandanten. Mit otris privacy fällt der „Umweg“ über das E-Mail-Postfach weg: Der externe DSB gewährt dem Prozessverantwortlichen im Unternehmen Zugriff auf Formulare und Checklisten, die er im Web-Browser öffnet. Der externe DSB kann die Beschreibung mit einem Klick dem VVT zuordnen, Rückfragen stellen, Bewertungen und Maßnahmen verknüpfen sowie Wiedervorlagetermine zur turnusmäßigen Überprüfung definieren. Nach demselben System funktioniert die Zusammenarbeit bei Audits oder Risikobewertungen.

Muster und Vorlagen

Jeder externe DSB hat eigene Vorgehensweisen entwickelt, nach denen er Datenschutzstrukturen beim Klienten implementiert. otris privacy vereinfacht die Wiederverwertung der etablierten Prozesse und Muster: Ein VVT, das für einen bestehenden Klienten erstellt wurde, kann in otris privacy mit wenigen Klicks kopiert und ganz oder in Teilen als Grundlage für einen neuen Mandanten genutzt werden. Gleiches gilt für alle weiteren Checklisten, Vorlagen und Formulare. Vererbungs- und Kopierfunktionen machen somit nicht nur das Arbeiten innerhalb einer Datenschutzorganisation effizienter, sondern verringern ebenso den Aufwand bei der Annahme eines neuen Mandats.

Skalierbarkeit und Lizenzmodell

Externer Datenschutz ist eine stark nachgefragte Dienstleistung. Entsprechend schnell wachsen viele Anbieter. otris privacy wächst mit: Das flexible Lizenzmodell ermöglicht ein unkompliziertes Hinzubuchen neuer Mandanten. Ebenso einfach: Die Abkündigung von Mandanten bei einer anstehenden Verkleinerung der Kundenanzahl. Das Lizenzmodell erlaubt externen DSB zusätzlich, otris privacy weiterzuvermieten: Eine fertig ausgearbeitete Datenschutzorganisation kann dem Klienten als SaaS (Software as a Service) angeboten werden, falls er sie in Eigenregie weiterführen möchte.

Fazit

Als externe DSB professionalisieren Sie Ihr Angebot mit otris privacy. Sie nutzen eine zentrale Software, mit der sie sowohl operative als auch administrative Aufgaben erledigen und verknüpfen. Best Practice Vorgehen, die sich bewährt haben, übertragen Sie mit otris privacy per Knopfdruck zu neu angenommenen Mandaten. Das spart nicht nur Arbeit, sondern trägt auch dazu bei, Fehler zu vermeiden. Gegenüber Ihren Klienten unterstreichen Sie Ihre Professionalität: Sie verschicken keine Office-Vorlagen per E-Mail, sondern vereinfachen die Zusammenarbeit durch Formulare, die der Klient im Webbrowser öffnet. Möchte der Klient die von Ihnen erstellte Datenschutzorganisation in Eigenregie betreiben, erlaubt das otris privacy-Lizenzmodell eine Weitervermietung der Software als SaaS.

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