otris dossier Project-Fachedition mit digitaler Projekt-Akte
24. Juli 2019

Einfache Projektdokumentation für mehr Übersicht

In jedem Unternehmen gibt es Projekte. Und in jedem Projekt besteht die Herausforderung darin, den Überblick zu behalten. Über den zeitlichen Ablauf aber auch über die projektbezogenen Daten und Dokumente. Mit otris dossier passen Sie Ihre Dokumentationslösung an den Umfang des Projekts an: als kleine, strukturierte Ablage oder als eine umfangreiche, zentrale Wissensdatenbank.

Informationen ablegen – und wiederfinden

Unternehmen nutzen digitale Akten im Projektmanagement für ganz unterschiedliche Zwecke. Bei Systemanlage entscheiden Sie, in welchem Bereich die Lösung unterstützt: Brauchen Sie ein System zur Dokumentation der Projektfinanzen oder möchten Sie eine Wissensdatenbank aufbauen, in der sämtliche projektbezogenen Daten und Dokumente – von Plänen über Korrespondenz bis hin zu Rechnungen – liegen? Egal wie umfangreich, eine durchdachte Strukturierung sichert, dass Sie abgelegte Information wiederfinden.

In Bezug auf Aktenplan und Aktenstrukturierung bietet Ihnen eine digitale Lösung die gleichen Möglichkeiten wie papiergebundene Systeme. Ein Pluspunkt digitaler Lösungen sind umfangreiche Such- und Sortierfunktionen. Ergebnisse, die der Nutzer einer digitalen Aktenlösung über die Struktur findet (z.B. alle Rechnungen eines bestimmten Lieferanten aus dem Monat Juni) kann er zusätzlich sortieren (z.B. nach Rechnungsbetragshöhe) oder durchsuchen (z.B. nach einem bestimmten Schlagwort).

Zugriff steuern

In Projekten mit großem Projektteam und vielen Stakeholdern muss der Zugriff auf Information gesteuert werden. Nicht jeder darf jede Projektakte bearbeiten oder einsehen. Digitale Systeme vereinfachen die Kontrolle: Über ein Rechtemanagement steuern Sie den Zugriff auf die digitalen Projektakten. So legen Sie zum Beispiel fest, dass Mitarbeiter, die nicht direkt am Projekt beteiligt sind, nur eingeschränkten Zugriff auf Informationen erhalten (z.B. die Buchhaltung, die nur Rechnungsbelege einsehen und verarbeiten kann). Oder Sie beziehen externe Unternehmen ein, indem Sie ihnen ausschließlich Zugriff auf eine eigens für sie eingerichtete E-Akte gewähren.

Ortsunabhängig

Die Mitglieder großer Projektteams sitzen häufig verteilt an unterschiedlichen Orten. Webbasierte Systeme stellen sicher, dass ein ortsunabhängiger Zugriff auf die digitalen Akten jederzeit möglich ist. Der Nutzer öffnet seinen Webbrowser und meldet sich mit seinen Zugangsdaten an, das System prüft die Zugriffsrechte und gewährt Zugang zu den freigegebenen E-Akten. Zusätzliche Freiheit generieren Apps, die den Zugriff über Smartphone und Tablet ermöglichen.

Automatisierung nutzen

Projekte haben in der Regel einen engen Zeitrahmen. Effizienz ist daher ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg. Weniger Zeitverschwendung bei der Informationsrecherche ist ein Vorteil digitaler Aktenlösungen. Ein weiterer Vorteil sind die vielfältigen Funktionen zur automatisierten Verarbeitung von Daten und Dokumenten. Durch Konfiguration und Anbindung an den Mailserver erkennt ein System beispielsweise einen vorab definierten Absender und ordnet die Korrespondenz automatisiert als Vorgang einer bestimmten Akte zu. Die Effizienz steigern zusätzlich automatisierte Reporting-Funktionen. Je nach Anforderung erstellt das System zum Beispiel zum Ende eines Monats eine Zusammenfassung aller erfassten Rechnungen nach Kostenart unterteilt.

Fristenmanagement

Anträge, die fristgerecht eingehen müssen oder Verträge, die ablaufen – Projektmanager müssen zeitkritische Dokumente im Blick behalten. Werden diese Dokumente papiergebunden verwaltet, muss über ein Drittsystem eine Wiedervorlage oder Fristenwarnung eingerichtet werden, die auf das jeweilige Dokument verweist. Diesen Umweg vermeiden Sie durch eine Fristenwarnfunktion in Ihrer digitalen Aktenlösung: Der Nutzer definiert einen Warnzeitpunkt für ein ausgewähltes Dokument. Das System sendet eine Nachricht an den zuständigen Mitarbeiter, der eine Aktivität (z.B. Einreichen eines Antrags bis zu einem bestimmten Datum) erledigen muss. Bestätigt der Mitarbeiter den Erhalt der Fristenwarnung nicht, sendet das System die Nachricht an einen vorab bestimmten Vertreter.

Fazit

Ein Schlüssel zum Projekterfolg ist das Informationsmanagement. Mitarbeiter des Projektteams, externe Lieferanten oder die interne Buchhaltung – ohne Information, kein Projektfortschritt. Digitale Aktenlösungen vereinfachen die Informationsrecherche für Projektmitarbeiter und die zielgerichtete Informationszuteilung an Externe. Das zentrale System löst lokale Datenhaltungsgewohnheiten ab und schafft dadurch Transparenz und Übersicht. Hinzu kommen Effizienzgewinne: Weniger Zeitverschwendung bei der Informationsrecherche und automatisierte Verarbeitung von Dokumenten schaffen Ressourcen für die die inhaltliche Arbeit im Projekt.

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