Patente, Marken oder Gebrauchsmuster werden häufig unter dem Begriff IP-Rechte (Intellectual Property Rights) zusammengefasst. IP-Rechte schützen die Entwicklungsarbeit von Unternehmen. Ohne diesen Schutz wären Produktentwicklungen unrentabel, da Mitbewerber sie ungestraft nachahmen könnten. Doch um ein IP-Recht durchzusetzen, muss nachweisbar sein, wer der Eigentümer ist. Zu diesem Zweck gibt es öffentliche Register, in denen angemeldete IP-Rechte verzeichnet sind.
Vor der Registrierung
Um ein IP-Recht zu registrieren, müssen Unternehmen einen Anmeldeprozess durchlaufen und die erforderlichen Unterlagen beim zuständigen Amt einreichen. Um die Unterlagen vor der Anmeldung zusammenzustellen, wird häufig eine eigene, selbstentwickelte Datenbank genutzt. Eine solche Datenbank muss gleich mehrere Anforderungen erfüllen, damit sie den Anwender bei seiner Aufgabe unterstützt. Das wichtigste Kriterium, bei dem viele selbstentwickelte Systeme bereits an Grenzen stoßen: eine verlässliche Recherchemöglichkeit, mit der Nutzer ohne hohen Aufwand den Gesamtbestand an bereits angemeldeten und noch anzumeldenden IP-Rechten durchsuchen.
Verwaltung vereinfachen
Eine Datenbank mit leicht bedienbaren Such- und Sortierfunktionen ist zwar die Basis aber noch lange keine Garantie für eine zielgerichtete IP-Rechte-Verwaltung. Für Unternehmen mit großem IP-Rechte-Bestand sind weitere Funktionen sinnvoll. Da häufig viele unterschiedliche Parteien bei Anmeldung, Verwaltung und Nutzung der IP-Rechte zusammenarbeiten (externe Patentanwälte, Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung, Mitarbeiter aus der Entwicklung) empfiehlt sich ein zentrales System, auf das Nutzer abhängig von ihrer Rolle und Aufgabe Zugriff erhalten. Browserbasierte Server-Client-Lösungen haben den Vorteil, dass sie ortsunabhängig nutzbar sind. Das ist nicht nur für Konzerne mit vielen Tochterunternehmen und externen Beratern sinnvoll, sondern schon für kleinere Unternehmen, bei denen unterschiedliche Business Units in das IP-Rechte-Management involviert sind. Der große Vorteil: Alle Nutzer greifen auf den gleichen, aktuellen Datenbestand zu. Doppelte Datenhaltung und somit Unsicherheit im Hinblick auf Datenaktualität können dadurch ausgeschlossen werden.
Routinen etablieren
Nicht jedes IP-Recht muss angemeldet werden, um es vor Verletzung zu schützen. Urheberrechte genießen beispielsweise auch ohne Eintragung in ein Register gesetzlichen Schutz. Anders verhält es sich bei geistigem Eigentum, das als Marke oder Patent geschützt werden soll. Hier sind Anmeldung und Eintragung zwingend erforderlich. Der Anmeldevorgang ist relativ aufwendig, kann durch routiniertes Vorgehen und gute Vorbereitung jedoch beschleunigt werden. Da sich der grundlegende Ablauf bei jeder neuen Anmeldung eines IP-Rechtes wiederholt, helfen Ihnen die Struktur und die Prozessunterstützung einer Spezialsoftware. Angepasst an Ihre firmeneigene Terminologie und unternehmensspezifischen Abläufe beschleunigt die Software den Anmeldeprozess und trägt dazu bei, dass Fehler während des Prozesses vermieden werden.
Das Zusammentragen der Daten und Dokumente ist der erste Schritt im Anmeldeprozess. Nutzen Sie eine Spezialsoftware, vereinfachen Sie den Vorgang: Beschreibungen, technische Zeichnungen, das Antragsformblatt oder Stammdaten – der Anwender sammelt alle erforderlichen Daten und Dokumente, ohne die Einschränkung einer Formatvorgabe, in einer strukturierten digitalen Akte. Sind mehrere Personen an diesem Prozess beteiligt, greifen sie abhängig von Ihren Nutzerrechten auf das System zu, um beizusteuern, was in ihren Zuständigkeitsbereich fällt. Der für die Anmeldung verantwortliche Mitarbeiter kann jederzeit nachvollziehen, ob alle für die Anmeldung erforderlichen Informationen in die digitale Akte gelegt wurden. Fehlen Daten, sieht der Mitarbeiter, wer verantwortlich ist. Ist die Akte vollständig, können die Unterlagen zur Anmeldung eingereicht werden.
Nach der Registrierung
Die Art des IP-Rechts (z.B. Marke oder Patent), eine Klassenzugehörigkeit (z.B. Nizza-Klasse) oder auch ein veranschlagter Wert in Euro – Sie bestimmen bei der Konfiguration, welche Feldtypen Sie benötigen. Eingeteilt in diese feste Struktur sind die Daten vergleich- und auswertbar. Das integrierte Reporting visualisiert – abhängig von Ihren Anforderungen – Entwicklungen und Verknüpfungen (z.B. den Zuwachs an IP-Rechten eines bestimmten Tochterunternehmens oder die Kosten für die Registrierung von Schutzrechten einer bestimmten Klasse). Da jeder Vorgang in der IP-Rechte-Datenbank zwischen unterschiedlichen Zuständen wechseln kann (z.B. „in Vorbereitung“, „Angemeldet“, „Verlängert“, „Abgelehnt“, „Ausgelaufen“) erhalten Sie Auswertungen in Echtzeit und überblicken jederzeit den Ist-Bestand dieses elementaren Assets.
Um das Risiko zu minimieren, dass ein Schutzrecht ungewollt ausläuft, definieren Sie den Zeitpunkt, ab dem das System Sie vor einer anstehenden Verlängerungsfrist warnt. Durch einen vorab definierter Workflow steuert das System, wer ab welchem Zeitpunkt benachrichtig wird, falls der Verantwortliche nicht reagiert. Dieser Prozess kann über beliebig viele Eskalationsstufen ausgestaltet werden, um größtmögliche Sicherheit in diesem Bereich zu generieren.
Fazit
Unternehmen müssen Ihre Innovationen gegen Nachahmung schützen, damit sich Entwicklungsinvestitionen rentieren. Der Gesetzgeber bietet über Schutzrechte wirkungsvolle Instrumente gegen Nachahmer. Doch nicht jedes Schutzrecht wird ohne Vorleistung gewährt. Bestimmte IP-Rechte müssen für eine Eintragung in die jeweiligen Register angemeldet werden. Spezialsoftware zur Patentverwaltung unterstützt Unternehmen sowohl bei komplexen Anmeldeprozessen als auch bei der anschließenden Verwaltung eingetragener IP-Rechte.
Möchten Sie wissen, wie wir Sie im IP-Rechte-Management unterstützen können? Dann sprechen Sie uns gerne an!
