Digitalisierung in der Rechtsabteilung

Gut vorbereitet

Ob rechtliche Auseinandersetzung oder Vertragsverhandlung – ohne gute Vorbereitung wird ein simpel erscheinendes Verfahren schnell zur bösen Überraschung. Für eine optimale Vorarbeit ist eine gepflegte Fallakte unentbehrlich. Ob die Akte papiergebunden oder digital vorliegt, ist für den reinen Informationsgehalt nicht wichtig. Wichtig hingegen ist, dass die Informationen aktuell, vollständig und für alle beteiligten leicht auffindbar sind. Bei diesen Hauptanforderungen spielt eine digitale Aktenlösung ihre Vorzüge aus.

Aktenpflege

Ein Dokument geht ein. Der zuständige Mitarbeiter stellt Aktenrelevanz fest und ordnet es einer Fallakte zu. Aktenpflege ist keine spannende Aufgabe – damit Mitarbeiter sie gewissenhaft durchführen, sollte sie so einfach wie möglich gestaltet werden. Digitale Aktenlösungen vereinfachen die Pflege durch leichtes Auffinden der gesuchten E-Akte und unkomplizierte Dokumentenzuordnung: Der Gang zum Aktenschrank, die aufwendige Suche im Umlauf befindlicher Akten, das Lochen und Abheften – die physisch aufwendigen Prozessschritte entfallen durch Digitalisierung. Gleiches gilt für die Datenpflege. Mit wenigen Klicks bearbeitet der zuständige Mitarbeiter eine E-Akte und aktualisiert Stammdaten oder Schlagwörter. Ein weiterer Vorteil digitaler Aktenlösungen: Das System dokumentiert automatisch jede Änderung, die Mitarbeiter an den E-Akten vornehmen.

Aktenrecherche

Für eine umfassende Informationsrecherche müssen Mitarbeiter eine Akte im Gesamtzusammenhang betrachten. Das ist bei papierbasierten Akten nicht anders als bei elektronischen. Ein elektronisches System sollte daher in der Lage sein, bewährte Strukturen aus der physischen Aktenhaltung nachzubilden. Dazu zählen die Abbildung eines Aktenplans, die Aktenstrukturierung, Felder für Metadaten oder Verschlagwortungsfunktionen. Abhängig von der Art der gesuchten Information müssen dem Mitarbeiter mehrere Suchstrategien und Kombinationen von Suchfunktionen zur Verfügung stehen:

• Suche entlang der Aktenstruktur. Beispiel: Der Anwender navigiert zu einer Unternehmenseinheit, > abgeschlossene Verfahren > Außergerichtliche Einigungen > Jahr 2017
• Sortierung. Beispiel: Nach der Navigation zu den Akten mit den außergerichtlichen Einigungen aus dem Jahr 2017 sortiert der Anwender die angezeigten Akten nach Anlagedatum
• Schlagwortsuche. Beispiel: Der Anwender sucht Akten, die mit „Produkthaftung“ verschlagwortet wurden. Die Ergebnisse grenzt er auf Akten aus dem Jahr 2018 ein und lässt sich die Trefferliste sortiert nach Streitwert anzeigen.
• Volltextsuche. Beispiel: Der Anwender sucht eine bestimmte Akte, von der er jedoch nicht weiß, in welchem Zeitraum sie angelegt wurde. Über die Schlagwortsuche findet er unübersichtlich viele Treffer. Er findet die Akte, indem er die Volltextsuche nutzt und nach einem spezifischen Wort sucht, das im Zusammenhang mit dem Verfahren steht (z.B. der Nachname eines Prozessbeteiligten, an den er sich erinnert). Er findet das Wort in einem Dokument und somit die Akte, der es zugeordnet wurde.

Kontext und Verweis

Der Anwender wählt die geeignete Suchstrategie auch abhängig davon, ob er lediglich nach einem einzelnen Dokument oder dem Aktenbestand zu einem umfangreichen Verfahrenskomplex recherchiert. In jedem Fall verweist das gefundene Suchergebnis immer auch auf den Kontext: Das Dokument verweist auf den Vorgang, der Vorgang verweist auf die Akte und die Akte auf die Aktenkategorie. Durch diesen Gesamtzusammenhang gewinnt das Rechercheergebnis an zusätzlichen Informationsgehalt.
Der Einsatz einer digitalen Aktenlösung bedeutet nicht, dass sämtliche Akten und Dokumente in digitaler Form vorliegen müssen. E-Akten sind in Vorgänge untergliedert, die digitale Dokumente enthalten aber ebenso auf Papier-Dokumente verweisen können. Das kann zum Beispiel eine notarielle Beglaubigung sein, die im Original vorliegen muss. Der Vorgang zeigt die Metadaten zum Dokument an und verweist auf den physischen Ablageort.

Zusammenarbeit

In der Rechtsabteilung sind komplexe Verfahren nur durch gutes Teamwork zu bewältigen. Arbeiten mehrere Mitarbeiter parallel an einem Verfahren, kommt es vor, dass sie zur gleichen Zeit Dokumente oder Informationen derselben Akte benötigen. Die Folge: Papiergebundene Akten, müssen (teilweise) kopiert werden. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern erschwert auch eine Versionskontrolle: Ist eine kopierte papiergebundene Akte im Umlauf, kann der Bearbeiter ad hoc nicht erkennen, ob sie auf dem aktuellen Stand ist. Eine zentrale, digitale Aktenlösung im Matter Management löst die Problematik dadurch, dass lediglich eine aktuelle E-Akte auf der Datenbank existiert. Nutzen mehrere Mitarbeiter eine E-Akte parallel, greifen sie auf denselben aktuellen Datenstand zu.

Fazit

Mitarbeiter der Rechtsabteilung haben den Auftrag, das Unternehmen bei juristischen Fragen optimal zu betreuen. Ob bei Vertragsverhandlungen, Gutachtenerstellung oder Prozessvorbereitung – vollständige und aktuelle Informationen sind die Grundlage für erfolgreiche Arbeit. Durch den Einsatz digitaler Aktenlösungen im Legal Matter Management stellen Sie Ihren Unternehmensjuristen eine Lösung zur Verfügung, mit der sie unkompliziert und schnell die gesuchte Information als Vorgang im Aktenzusammenhang finden. Durch den Einsatz einer singulären Datenbasis verhindern Sie unterschiedliche Informationsstände unter den Mitarbeitern und behalten die Kontrolle über Änderungen und Versionierung der Akteninhalte.